El pasado domingo 12 de mayo entraba en vigor la nueva normativa laboral que obliga a las empresas a que sus trabajadores fichen la entrada y la salida en el trabajo, de tal manera que se cuente con un registro en el que consten el número de horas realizadas por el empleado.

Todo ello se hace con el fin de regular las horas extra que, de acuerdo con un estudio realizado por masvoz, compañía especializada en servicios de comunicaciones para empresas, son realizadas por un 55% de los españoles, de los cuales el 66% asegura no percibir ninguna remuneración económica por ello.

Las empresas se enfrentan ahora al reto de poner en marcha un sistema que pueda controlar las entradas y salidas de sus empleados y la tecnología va a jugar un papel fundamental en este proceso. Así, se han desarrollado diversos sistemas con los que controlar el registro horario en el trabajo, que utilizan la biometría, el uso de aplicaciones o la llamada, con o sin geolocalización, entre otras.

Sistema biométrico, el más elegido por las empresas

El sistema biométrico parece ser una de las opciones preferidas por las empresas y consiste en el uso de huella dactilar, reconocimiento facial o del iris para controlar el acceso. Es decir, es un método de identificación digital que se basa en el reconocimiento de la identidad de una persona a partir de un determinado rasgo físico.

Según B+SAFE, compañía especializada en soluciones de seguridad, se trata del único sistema que no se puede falsificar, copiar o perder, con la seguridad que esto ofrece a las empresas y empleados. Además, permite realizar la gestión de horarios, altas y bajas de personal y calendarios laborales.

B-SAFE asegura que estos dos métodos de lectores biométricos, acceso y gestión, son complementarios y que se pueden implantar al mismo tiempo. El más común es el lector de huella digital y el lector Optima ID. Su software se puede adaptar a cada sector y a cada tipo de trabajo, ya sea teletrabajo, turnos rotatorios u horarios flexibles.

Otros apuestan por una App y abren la puerta a la geolocalización

Otra alternativa es la que presenta Ricoh, que se ha unido a la startup Woffu para comercializar su solución de control de horarios para empresas. Esta startup permite a los empleados fichar la entrada y salida del trabajo desde el ordenador o desde la aplicación móvil. Además, también se pueden gestionar las ausencias, bajas, permisos y vacaciones. Este control puede hacerse a través de autentificación biométrica, de la aplicación del móvil o de su versión web, incluso mediante la geolocalización, para empresas en las que esto se requiriera. Ofrece además la opción de centralizar la información y simplificar la administración de documentos, así como preparar informes.

Esta herramienta se encuentra disponible tanto en versión web como en app para Android e iOS. Utiliza tecnología de Microsoft Azure que garantiza la seguridad y disponibilidad de todos los datos, y su interfaz es adaptable a cada empresa. Xavier Moreno, director de Marketing de Ricoh España y Portugal, asegura que "la nueva solución aporta transparencia en la gestión del tiempo en las empresas, a la vez que optimiza los procesos automatizando las tareas más rutinarias y mejorando la productividad".

Masvoz y su método de llamada

Masvoz, por su parte, ha propuesto un nuevo sistema para fichar que se basa en la llamada. Este método consiste en que el empleado tiene que llamar a través de la centralita virtual de masvoz a la extensión de entrada o de salida para que el sistema lo registre. Si el empleado tiene un trabajo presencial, deberá marcar desde su propia extensión el número corto de la de registro de jornada e introducir su código personal para que el sistema lo identifique.

Después en el menú se deberá seleccionar la opción de entrada o salida. Una vez la llamada esté registrada, el sistema avisará al trabajador y se cortará la llamada. Si es un trabajador a distancia, entonces deberá llamar al número 900 que se le habrá indicado, donde se identificará con su código personal.

El resto del proceso es el mismo que en el trabajador presencial, deberá seleccionar entrada o salida en el menú y, cuando haya quedado registrada la información, el sistema le avisará y se cortará la llamada.

Solución 'Cloud' para facilitar la conciliación laboral

Por último, a3gestión del tiempo es una solución 'cloud' y con aplicación móvil presentada por Wolters Kluwer, compañía especializada en el desarrollo de soluciones de software, información y servicios para despachos profesionales y empresas. Este sistema permite gestionar toda la información relativa a jornadas, turnos, horas extra o ausencias, así como integrar cualquier solución de gestión de nóminas.

De esta forma, no solo se evitan errores y duplicidades, sino que también permite gestionar los salarios en base al horario realizado, así como descentralizar el control de las presencias y ausencias de los empleados. Al tratarse de una aplicación 'cloud', se puede acceder a ella a través de Internet desde cualquier lugar, aunque también cuenta con una aplicación móvil para acceder desde todo tipo de dispositivos. Además, es compatible con todos los terminales de control de presencia, ya sean relojes, sistemas de huella dactilar, o cualquier otro método. Esto evita a la empresa tener que adquirir nuevo hardware para este cometido.

Tomàs Font, director de Operaciones de Negocios de Wolters Kluwer Tax & Accounting España, asegura que este sistema "ayuda a las empresas a implantar turnos más flexibles, facilitar la conciliación laboral y familiar o poner en práctica planes de incentivos o equidad, así como llevar una planificación horaria"