¿Por qué las empresas españolas eligen a Microsoft para digitalizar sus puestos de trabajo?

La pandemia ha puesto de manifiesto la importancia que tiene para las empresas el incorporar a sus procesos las últimas tecnologías (nube, soluciones de gestión, internet de las cosas…), además de diseñar espacios productivos que mejoren la comunicación y la colaboración.

Ante este escenario, muchas compañías han reaccionado estimulando el teletrabajo o modelos híbridos, que ayudan a mantener el bienestar físico y mental de los trabajadores. Como refleja el Índice de Tendencias Laborales de Microsoft, hasta un 40% de los trabajadores se sienten ahora más cómodos "siendo ellos mismos" en el trabajo que antes de la pandemia, lo que eleva hasta el 73% la cifra de quienes abogan por mantener estas opciones flexibles en el futuro. Y estas ventajas han permitido que el número de empresas que cuentan hoy con una estrategia de trabajo en remoto sea del 83%, frente al 15% que tomaba en consideración esta opción antes de la pandemia.

El reto es, por lo tanto, potenciar al máximo la flexibilidad y movilidad y asegurar el éxito del cambio a una cultura más digital: oficinas que sean capaces de hacer fluir la colaboración, la participación de todos los equipos y donde se satisfagan las necesidades de todos los profesionales de manera que, en última instancia, esto repercuta de manera positiva en la productividad, tanto de los empleados, como de la propia compañía.

Es por ello por lo que Microsoft ha asumido su rol en esta tarea, proporcionando soluciones que se pueden implementar rápidamente y gestionar con facilidad en apoyo de las nuevas formas de trabajar y de una mejora continua de los procesos de negocio.

Herramientas para sacar el máximo partido a la nube

El ecosistema que propone la firma tecnológica cubre las necesidades tanto de las empresas como de los empleados en el día a día. Por ejemplo, y ya que el hecho más obvio del teletrabajo es la distancia entre los trabajadores y la movilidad, durante este periodo han adquirido especial relevancia algunas de sus herramientas pensadas para este contexto. Una de ellas es Microsoft Teams. Su papel durante el confinamiento y los meses posteriores ha resultado clave para mantener la actividad gracias a la posibilidad de conectar personas sin importar dónde estén y como si realmente compartieran una sala de reuniones de las de toda la vida.

Teams, además, ha incorporado funcionalidades basadas en inteligencia artificial como las cámaras inteligentes, el modo de acompañamiento o el hot desking que profundiza en su experiencia de uso y la han hecho apta para todo tipo de sectores, incluso como herramienta educativa. Las cifras reflejan la importancia que tiene para el trabajo híbrido, ya que cuenta con casi 250 millones de usuarios activos mensuales, según datos de abril de este mismo año. Según el Índice de Tendencias Laborales de Microsoft, cada uno de ellos envía hoy hasta un 45% más de chats por persona y por semana que hace un año.

En paralelo a Teams, Microsoft 365 también se ha posicionado como una herramienta clave para este nuevo paradigma que se abre al presente y futuro del trabajo. Se trata de la suite de productividad en la nube, que reúne todas las aplicaciones de Office y Teams enriquecidas con inteligencia artificial, servicios cloud y seguridad avanzada, un aspecto relevante en este entorno.

La experiencia acumulada desde los últimos años ha servido para que, ante las necesidades de la pandemia, las empresas que ya contaban con estas soluciones hayan aprovechado todo su potencial, si bien la versatilidad que ofrece asegura un soporte adecuado y a la medida para un futuro en el que el trabajo híbrido seguirá teniendo tanta o más importancia: agilidad, eficiencia, ahorro en costes y tiempo… las ventajas de este sistema para los empleados, los gestores e incluso los clientes hablan por sí solas.

Plataformas de experiencia de empleado: evitar el agotamiento en entornos híbridos o remotos

La digitalización es una realidad que ya estaba en marcha dentro de las empresas antes de la pandemia. No obstante, apostar por un entorno de trabajo híbrido o remoto supone hacer un esfuerzo por cambiar la filosofía interna de todos los miembros de las empresas, la dinámica de los equipos de trabajo e incluso su forma de trabajar. Ahora bien, para abordar este cambio integral no basta con ofrecer servicios online o lanzar una página web: se trata de trasladar toda la operativa a un nuevo modelo operativo. Eso, precisamente, es algo que facilita Microsoft Viva, una solución que incorpora opciones para que el trabajador en remoto gestione mejor su tiempo y evite la sobrecarga de trabajo: permite optimizar su calendario, reservar tiempo para enfocarse en sus tareas y descanso y tenga acceso a herramientas de formación.

Además, puede acceder a la información clave de la compañía clasificada por temas de relevancia para la organización. Microsoft Viva incluye cuatro módulos iniciales –Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning y Viva Topics- que abordan todos los aspectos relativos a la relación entre el empleado y su empresa, desde el acceso a las comunicaciones, recursos y políticas de la compañía, hasta información para gestionar los tiempos de descanso y formación o el acceso a recursos de aprendizaje.

Surface, el mejor aliado para la movilidad

Al margen del software, el teletrabajo y las fórmulas híbridas también ensalzan la necesidad de contar con dispositivos más versátiles en cuanto a tamaño y peso que, sin renunciar a la máxima potencia, ofrezcan facilidades para montar la oficina en cualquier lugar: sea en el salón de casa, en una cafetería o en un tren. También los ‘First line workers’ o trabajadores de primera línea, personas que, por su actividad, necesitan soluciones flexibles para tomar las decisiones oportunas sobre el terreno pero que, al mismo tiempo, puedan estar conectados permanentemente a su organización, son otro grupo que precisa de elementos que faciliten su día a día sin comprometer la necesidad de movilidad.

Pues eso, precisamente, es lo que garantiza la familia Surface de Microsoft que, además, suma a todas estas características la incorporación de Windows 11, la versión más segura e inclusiva del sistema operativo de la firma. El capítulo de la seguridad es muy importante. Dado que la actividad de las empresas se desarrolla cada vez más frecuentemente en entornos virtuales, hay que cuidar al máximo estos escenarios. Por eso Surface hace especial hincapié en aspectos que priman la tranquilidad del usuario. Uno de ellos parte de su propia concepción: se trata de artículos en los que cada parte del equipo está desarrollada íntegramente por Microsoft, lo que redunda en el máximo control de la cadena de fabricación y que, por consiguiente, se alinea con los objetivos de calidad que se marca la compañía.

Además, este riguroso control también permite que los dispositivos de la familia Surface sean también sostenibles durante todo su ciclo de vida. En todas las fases ha primado la política de respeto por el medio ambiente que sigue la compañía y, por eso, los equipos se diseñan con la idea de reducir al máximo su impacto en la naturaleza. Esto se consigue con una cuidada selección de materiales y en la posibilidad de reciclaje posterior, con cifras que aseguran más del 94% de aprovechamiento.

Windows 11 es sinónimo de productividad

La incorporación de Windows 11 a Surface proporciona un salto de calidad en materia de productividad. Esta nueva versión llega en un momento especialmente oportuno, dado que ofrece novedades que van en esta línea de aprovechar la sinergia que permite la nube. Así, por ejemplo, en su remozada barra de inicio es posible acceder a cualquier archivo independiente del dispositivo desde el que se hubiera abierto, incluso si fue un móvil Android o iOS.

Además, Microsoft Teams también tiene un lugar destacado a través del cual es posible iniciar de forma inmediata una videoconferencia o chatear con compañeros de proyecto, pero, también, se han añadido y facilitado opciones como la de compartir pantalla o controlar el micrófono, funciones todas ellas que en una reunión de trabajo siempre conviene tener muy a mano. Pensando igualmente en la movilidad, una de las novedades más interesantes es la mejora de la multitarea y la gestión de las ventanas e incluso de los monitores si el equipo se conecta regularmente a pantallas externas.

Por otra parte, Windows 11 también tiene un marcado carácter inclusivo porque potencia las funciones de accesibilidad. De hecho, y como destaca la compañía, este nuevo abanico de mejoras en este ámbito han sido creadas "por y para personas con discapacidad". Tanto para ellos como para el resto, dar el salto al nuevo sistema es gratuito para los usuarios cuyos dispositivos tengan Windows 10 y cumplan con los requisitos mínimos.