Cómo organizar un cóctel para un evento ahorrando dinero y sin que falte detalle

Tienes el calendario una fecha señalada. Marcada con rotulador de color rojo para que resalte bien y nada le haga sombra. Se trata de la celebración de un evento donde no puede faltar la comida. ¡Por supuesto! 

Organizar un cóctel, aperitivo o incluso un desayuno no es baladí. La gente se va de cualquier evento con el recuerdo de qué ha comido allí, aunque haya sido un pequeño desayuno, porque se trata de un detalle que marca la diferencia a través del paladar. 

Si quieres organizar un catering, existen muchas posibilidades que te permiten ahorrar algo de dinero a cambio de invertir tiempo buscando las mejores opciones y que así sea un éxito. 

Cómo preparar un catering para tu evento

Si el presupuesto no te permite contratar una empresa de catering o sencillamente te encanta organizarlo todo, esta opción te va a ir como anillo al dedo. Y si estás un poco perdido antes de ponerte a buscar, te explicamos los detalles en los que debes fijarte y algunos consejos para que tu catering sea un auténtico éxito. 

En general, el primer punto que hay que tener en cuenta es en qué momento se servirá la comida, ya que puedes necesitar un coffee a media mañana o bien un vino español a modo de aperitivo, o una cena tipo cóctel a primera hora de la noche. En función de la hora, irá mejor un tipo de catering u otro. 

Cómo escoger a quién encargar la comida

Tu misión principal será localizar un buen restaurante que pueda llevar la comida a donde necesites y así encargarles la preparación de los platos. Lo ideal es que ya hayas probado su comida, para así saber que emplean productos de calidad, que tienen buen precio y, por supuesto, que lo que preparan está rico. 

Es importante que el restaurante en cuestión pueda llevarte la comida y no seas tú quien tenga que recogerla, porque así ahorrarás tiempo. Por no hablar de que, en función de la cantidad que pidas, necesitarás un maletero grande o una furgoneta y asegurarte de las condiciones en las que viaja la comida. 

En función de a cuánta gente haya que dar de comer también deberás descartar sitios, ya que deben tener capacidad para preparar toda la comida que necesitas. 

Otra sugerencia que debemos hacerte es que optes por encargar platos fríos. Salvo que, allí donde sea el cóctel o aperitivo, tengas cocina para calentar. Si el local al que encargas la comida está ubicado cerca y te aseguran que la comida puede llegar caliente, entonces plantéatelo pero es un riesgo que puedes ahorrarte. 

Y una vez te hayas planteado estas cuestiones, el primer dato que necesitas saber para que ni sobre ni falte comida es conocer el número de comensales. Debes tener en cuenta que muchas personas fallan cuando se trata de un evento gratuito (por ejemplo una formación), por lo que lo mejor es confirmar con los asistentes que se acudirán. 

Una vez sepas cuántos asistentes habrá, pregúntales a todos si es posible por sus alergias alimentarias o si siguen algún tipo de especial, para que ellos también tengan opciones.

Cómo calcular la comida que realmente necesitas

Si calcular las raciones cuando tenemos invitados en casa o en grandes comidas navideñas es complicado, cuando celebramos un evento y necesitamos organizar un un cóctel, desayuno o aperitivo la cosa se complica más. 

Lo mejor es que te apoyes en el restaurante al que vas a hacer el encargo pero siempre llevando una idea previa de lo que vas a necesitar. Si vas a pedir un desayuno, lo más importante es que no escatimes en zumo, café, leche (servidos en termo, claro) e infusiones y lo acompañes de bollería variada o algunos bocados salados como montaditos. En ese caso, la gente no suele comer demasiado y prefieren tomar uno o incluso dos cafés. Para el zumo, calcula 250-300 ml por invitado.

No olvides las infusiones, una por persona, y que no falte agua embotellada, que es un detalle que muchos olvidan. En cuanto al número de opciones de comida por persona, lo más adecuado son entre cuatro y seis y que haya al menos dos unidades por persona.

Para un aperitivo o cóctel hay que tener en cuenta: 

• Si organizas un aperitivo o vino español debes pensar que la gente llega con más apetito que al desayuno y es posible que todos quieran probar todos los bocados. Lo ideal es que se trate de canapés o elaboraciones individuales, por ejemplo vasitos de salmorejo. Si habrá un plato principal después, lo ideal son entre cuatro y seis piezas por persona de aperitivo.
• Si se trata de un cóctel a la hora de la comida o la cena, sin plato principal, hay que aumentar la ración por persona y que haya de 12 a 15 piezas saladas por persona y un par de opciones dulces. 
• Cuando haya un plato principal, debes prever entre 1.25 y 1.5 raciones por comensal. 
• Y algo que no suele fallar es que la gente come más al principio del cóctel. Por lo tanto, los platos o canapés que salen al principio deben abundar y puedes contar con menos cantidad en los platos finales. 

Llegados a este punto, la pregunta que nos hacemos es cuántos canapés o aperitivos diferentes debería haber. 

• Para un desayuno es suficiente con cuatro o cinco opciones. Mini croissants, napolitanas, bizcocho y unos montaditos, por ejemplo. 
• Para un vino español o aperitivo de una hora de duración, deberían ser entre siete y diez opciones, siendo al menos dos de ellas dulces para cerrar la velada. 
• Y en caso de un cóctel nunca deberían ser menos de diez, ya que hablamos de que debe ser la comida o cena de los invitados y además suele durar más tiempo, por lo que tienen que acabar la velada con la sensación de estar saciados. Y no olvides añadir dos o tres postres. 

Otro factor que no debemos menospreciar para hacer el cálculo es el tiempo del que disponemos. No es lo mismo un aperitivo de una hora que de dos. A mayor duración, más comida tiene que haber pero atención, porque el ritmo al que comemos baja según pasa el tiempo. En un cóctel de dos horas deberían servirse seis o siete de las opciones en la primera hora y en el tiempo restante otras tres, seguidas de los postres. 

Cómo calcular la bebida

Incluye siempre bebidas sin alcohol. Se suele recurrir a cerveza y vino para beber pero hay quien prefiere no tomar alcohol, así que incluye en la lista refrescos, zumos y agua. ¿Cuántos? Al menos tres por persona. En cuanto al vino, de cada botella se pueden servir cinco copas. Y que no falte nunca hielo para los refrescos, ya que tener todos refrigerados puede ser complicado. Al menos 1 kilo de hielo por cada tres o cuatro invitados. 

Para conseguir toda esta bebida puedes recurrir a pedirla en el mismo lugar donde encargues la comida o bien contactar con un distribuidor de bebidas si vas a necesitar una gran cantidad. Conseguirás mejores precios cuanto más encargues y puedes pedir también que traigan todo en neveras que recogen una vez finalizado el catering. 

Si van a servirse copas, habrá que aumentar el número de refrescos y que haya al menos tres por persona (solo para las copas). En cuanto al alcohol, lo mejor es recurrir a lo más común para los combinados: Ron, vodka, ginebra y whisky. Piensa que cada persona tomará de media dos copas y que de cada botella deberían salir 10 copas. 

Comprar menaje para el evento

Cuando organizas el catering de tu evento debes contar con menaje y mobiliario: Manteles, vasos, copas, platos, cubiertos, servilletas, mesas y sillas. 

No te agobies. Antes de lanzarte a comprarlo todo, pregunta a tu proveedor de comida y de bebida si puede ocuparse de ello. En caso contrario, te tocará hacer de nuevo cálculos para las compras. 

• Mesas y sillas: Existen empresas de alquiler de mobiliario. Traerán lo que necesites, lo montarán en el espacio destinado al momento del desayuno/aperitivo/comida y a la hora de finalización del evento pasarán a recoger todo. Muchas de estas empresas también visten las mesas para que tengas una cosa menos de la que preocuparte. En caso contrario, busca un mantel desechable por mesa alquilada y suma alguno más por si una mesa se ensuciase mucho y hubiese que cambiarlo. En cuanto al número de mesas altas, una cada diez personas y cada mesa con cuatro o cinco sillas altas o taburetes. 
• Vasos, copas, platos y cubiertos: Desde luego no puedes tener 100 asistentes y 100 vasos. La gente los olvida o se caen al suelo, y, por supuesto, pedirán varias bebidas. Al menos debes multiplicar a tus invitados por cuatro. En el caso de tenedores, cucharas y cuchillos, revisa el menú que se servirá para saber si serán necesarios. Aún así, no está de más que compres. Y por supuesto, todo de materiales biodegradables. 

¿Dónde consigo camareros para mi evento?

Como es lógico, alguien tiene que servir a los comensales, incluso si dispones todo en mesas para que sean ellos quienes se sirvan, alguien debe estar pendiente de retirar los platos que vayan quedando vacíos y reponerlos, las copas abandonadas, mantener todo limpio, etc. 

Por tanto necesitarás sí o sí contratar camareros que se encarguen de estas funciones. Existen muchas empresas que pondrán a tu disposición camareros para tu evento. La gran mayoría cobran por horas y debes tener en cuenta en tu presupuesto que deben llegar antes para preparar todo, ubicarse y organizarse. 

El momento en el que se marchen hay que concretarlo también, ya que pueden pueden retirarse nada más terminar el servicio o bien encargarse de recoger y limpiar.

Ahora bien, ¿cuántos camareros contratar? Si van a encargarse de pasar bandejas, al menos un camarero cada 12 invitados. Para el momento de las copas, pensemos en el número de barras que habrá para prepararlas. Dos camareros tras cada una de ellas sería lo más adecuado.  

Contratar una empresa de catering

Puede que estés pensando que ocuparte de todos los puntos anteriores es demasiado dolor de cabeza o tal vez no tienes tiempo para gestionarlo tú solo.

En ese caso, lo más cómodo es recurrir a una empresa de catering. Deberás tener en cuenta los siguientes puntos: 

• Prueba: Si no has trabajado antes con la empresa de catering que te estés planteando, lo más adecuado es pedirles una prueba en la que puedas catar algunos de los platos o aperitivos que se van a servir. De ese modo compruebas la presentación, la calidad, la cantidad, etc.
• Hora: En función de la hora a la que necesites el catering será mejor contratar un servicio u otro. Si es antes de las 12 del mediodía, un coffee o desayuno es lo más adecuado. De las 12 hasta las 14h. lo mejor es un vino español, que digamos que es un aperitivo. Y si coincide con la hora de la comida o la cena, pide un menú de cóctel con más platos. 
• Cómo se servirá: Hay muchas opciones. Pueden preparar una mesa tipo buffet libre o puede haber camareros pasando con bandejas entre los comensales de pie.
• Limpieza: Asegúrate de que será la propia empresa la que se encargue de recoger y limpiar el lugar donde se celebre el catering. 

Las ventajas de contratar una empresa que se ocupe del catering son el ahorro de tiempo, tener todo controlado con una única persona de contacto y que puedes comparar más precios en menos tiempo. Lo cierto es que, cuantos más comensales haya, mejor opción es recurrir a este tipo de servicios. 

Además te olvidas de hacer tú los cálculos de comida y bebida. Ellos se encargan de todo solo con saber el número de comensales que habrá. Lo único a lo que debes prestar atención es a la hora a la que necesitará llegar la empresa para preparar todo y que esté listo en el momento en el que comience el desayuno, aperitivo o comida.