Cómo organizarte bien para que te sobre tiempo

Si eres de esas personas que nunca tienen tiempo para el ocio, que siempre tienen algo que hacer, que se restan horas de sueño y que al final no llegan a tiempo para cumplir con sus tareas, lo más probable es que te estés organizando mal.

Tratar de organizarte bien te ayudará no sólo a liberarte de estrés y mejorar a nivel global tu estado de ánimo, sino que también mejorarás a nivel profesional y tendrás mucha más energía y motivación para abordar nuevas tareas y/o actividades.

Crea un planning semanal

Seguramente que una de las tareas que más necesitas planificar sea la de organizar tu casa, ya que es una tarea común y que en ocasiones no tenemos con quien compartir. 

Debes establecer qué tareas vas a realizar día a día, preferiblemente de forma semanal. Puedes utilizar un calendario, una agenda o un horario semanal.

Hay muchas aplicaciones informáticas que pueden ayudarte a organizar las actividades que vas a realizar a lo largo de la semana. Sin prestar atención al método que elijas para anotar tu horario semanal, debes seguir estas pautas:

• No escribas tu planificación semanal en varios sitios diferentes, utiliza sólo un lugar, si elijes una aplicación para tu móvil, no utilices también un horario sobre papel.
• Establece 8 horas para trabajo, 8 horas para ocio y 8 horas para el descanso.
• Clasifica los diferentes tipos de tareas con colores, ayudará a que equilibres mejor el tipo de actividades.
• No pongas las tareas en unas horas concretas.
• Define tareas pequeñas en lugar de tareas grandes. Las tareas grandes divídelas en varias pequeñas.
• Los fines de semana dedícalo a ti mismo y a tu familia y/o amigos.
• Dedica un rato de los domingos en organizar las tareas de la semana siguiente.

Lista de tareas pendientes

Si esta semana ya la tienes organizada y surgen tareas nuevas haz una lista con esas tareas que debes abordar en un futuro próximo, de forma que cuando crees el horario de la próxima semana, puedas decidir si es necesario introducirlas o no:

• Ordena la lista de tareas pendientes por orden de prioridad.
• Si alguna de esas tareas debe ser realizada cuanto antes y no puede esperar a la siguiente planificación semanal, trata de buscarle un hueco llevando una de las tareas semanales que aún no has realizado a tu lista de tareas pendientes. Si se trata de una tarea de trabajo evita sustituirla por una tarea de ocio o por horas de sueño.
• En la medida de lo posible evita que las tareas pendientes te obliguen a cambiar tu planning semanal actual.

Estima el tiempo que te van a llevar las tareas

Para crear el "planning" semanal de forma correcta es necesario que estimes el tiempo que te va a llevar realizar cada una de las tareas. Realizar esta estimación suele ser complicado, es habitual que sobrestimemos el tiempo de las tareas o que lo subestimemos.

Normalmente con la práctica acabarás estimando las tareas con mayor precisión, sin embargo, a pesar de todo, es posible que pensemos que una tarea nos va a llevar menos tiempo del que nos lleva y nuestra planificación diaria se vea afectada, ¿cómo actuar en este caso?:

• Si la tarea tiene que finalizarse a toda costa: resta tiempo de ocio para abordarla, de este modo te estarás castigando por no estimar bien la tarea y la próxima vez te esforzarás más por estimar mejor.
• Si la tarea puede finalizarse en otro momento: avanza hasta donde llegues y anota como tarea pendiente.

Se fiel a tu planificación

Lo ideal sería que cada domingo planificaras las tareas y actividades de la semana siguiente y que no modificaras nunca ese horario, intentando cumplirlo al 100%.

Por desgracia, nunca sabemos lo que va a pasar, no es necesario ser tan estrictos. Nos podemos tomar la libertad de modificar tareas actuales por tareas pendientes según las exigencias de nuestra vida diaria, no obstante, esto no debe aplicarse a la ligera, sino que lo haremos sólo si es absolutamente necesario realizar un cambio. 

Trataremos de hacer que se cumpla lo que hemos propuesto en un principio, sin alterarlo.

Date un premio por tus logros

Si de lunes a viernes has cumplido a rajatabla tu horario personal y te sientes satisfecho con el resultado, debes reforzar positivamente tu trabajo. Aprovecha el fin de semana para premiarte: ve de compras, ve a un spa con tu pareja o en solitario… 

Es tan importante que intentes corregir tus errores para mejorar como que te premies cuando haces un buen trabajo, te ayudará a mantenerte motivado y a seguir haciendo las cosas bien. ¡Tú puedes!