Como escribir una carta formal paso a paso

Aunque actualmente las comunicaciones se hacen a través de Internet o apps de mensajes, las cartas siguen teniendo su importancia.

Puede parecer muy fácil el hecho de escribir una carta, pero cómo hacerlo correctamente no lo es. Hay que tener en cuenta diferentes factores para conseguir los mejores resultados. Puede que no sepas cómo dirigirte a una persona correctamente o los formalismos que hay que utilizar. No es lo mismo una carta que un correo electrónico, sobre todo si la carta está hecha de puño y letra.

No olvidemos que al hacer manuscritos, estos pueden ser interpretados por grafólogos. Así que hay que tener en cuenta si lo mandamos junto con el curriculum y la petición de un puesto de trabajo, o ese empleo que tanto queremos conseguir. 

¿Qué es una carta formal?

Aunque son pocos los manuscritos que se envían actualmente, es posible que tengamos que hacerlo en alguna ocasión. Para ello hay que utilizar lo que se conoce como carta formal. Se trata de una carta que requiere de cierto toque de seriedad y que tenga un tipo de estructura.

De esta forma se permitirá plantear correctamente el motivo por el que se escribe la carta. Siempre debe ser de manera directa y con educación, pero sin demasiados adornos ni palabras rebuscadas. Es importante este aspecto dado que no se conoce a la persona que recibirá la carta. Todos los escritores conocidos han tenido que escribir cartas a lo largo de su vida.

¿Es obligatorio que sea manuscrita?

No, no es necesario escribirla de puño y letra, aunque sí denota un esfuerzo y un detalle para el destinatario, en psicología esto tiene un valor fundamental. Se suelen escribir a personas que solo se conocen en un entorno profesional o que no se conocen directamente. 

Se puede escribir una carta formal con el ordenador, para ello se puede utilizar cualquier clase de editor de texto de tipo Office. Si nos estamos dirigiendo a nuestro jefe hay que ser formal en la carta. Lo mismo sucede cuando se está escribiendo a una empresa para solicitar información, trabajo, etc.

Encabezado de una carta

Todas las cartas necesitan incorporar los datos identificativos de quien la envía y quien la recibe. Cuando el destinatario abre  la carta, uno de sus objetivos es dar respuesta a la pregunta ¿quién la escribe? De esta forma, con el encabezado se sabrá quién la escribe.

Arriba a la derecha se indicarán los datos, haciendo una pequeña columna. En ella, debe aparecer el nombre de la empresa y nuestro nombre y apellidos. Asimismo se debe incluir la dirección postal o del correo electrónico, teléfono, fax, etc. 

El tiempo y lugar

Además de saber quién escribe la carta, el destinatario quiere saber otros aspectos como el dónde y el cuándo. Es muy común usar una frase en la que se presente el lugar desde el que se escribe y la fecha. Se colocará  más abajo que nuestros datos, aunque en esta ocasión, a la izquierda.

Identificación del destinatario de la carta

En otro párrafo y bajo la fecha (a la izquierda) se indicará la información del destinatario de la carta. Hay que evitar escribir los datos de contacto dado que se suponen conocidos. Será suficiente con el nombre de la empresa (si fuese necesario). Debe ser seguido del nombre del destinatario, el departamento al que pertenece o el cargo que desempeña.

El párrafo del asunto

Normalmente no merece la pena mostrar un trato que sea completamente respetuoso ni adornar demasiado la misiva. Lo aconsejable en estos casos es ir directamente al grano. Se recomienda que en las primeras frases de la carta se pueda conocer directamente el asunto.

Despedida de la carta

En lo referente a la despedida, debe ser corta y cordial. Con un simple "un saludo" y colocar nuestro nombre y primer apellido, suficiente. No hace falta poner el segundo apellido ni nuestro cargo. Esto resulta información repetida y si el destinatario la necesita, solo tendrá que mirar en la parte superior de la carta.

El doblado de la carta

Las cartas se envían por correo tradicional, por tanto debemos doblarla para que entre bien en el sobre. Lo normal es doblarlas bien en tres partes. Hay que doblar hacia arriba la parte inferior de la hoja y hacia abajo la parte superior. De esta forma, cabrá a la perfección en un sobre estándar.

Luego deberemos de escribir la dirección en el sobre, que también conlleva unas pequeñas reglas.  

Últimos consejos

Hay aspectos que pueden necesitarse en una carta formal, como por ejemplo una posdata (P.D.) En este caso, sirve para indicar algo que se nos haya olvidado o información adicional. 

Dependiendo de la relación que se tenga con la persona que va a recibir la carta, el trato puede ser diferente. La carta formal no está reñida con un trato de "tú" hacia el destinatario si se conoce.

La redacción de la carta tiene que ser clara, sencilla y concisa. El lenguaje utilizado debe ser amable y sin ninguna falta de ortografía, por lo que antes de enviarla, hay que revisarla varias veces.