Cómo hacer una factura: guía para empresas y autónomos

Una factura es un documento que recoge información de una transacción de compra y venta, y cuando pensamos en cómo hacer una factura, debemos saber empresas y autónomos, que se tiene la obligación de emitir facturas por cada trabajo realizado. Aquí te damos las claves sobre las facturas y cómo hacerlas si eres una pyme o un autónomo.

Cómo hacer una factura: lo que debes saber

Las facturas suelen hacerse en dos formatos o modelos: modelo factura Word y modelo factura Excel y se suelen enviar por correo electrónico en un fichero PDF. Las de Excel suelen ser las más extendidas, y existen plantillas con todos los cálculos matemáticos ya realizados.

La factura debe incluir los siguientes datos:

• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. Normalmente se inicia una serie nueva para cada año.
• La fecha de su expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
• El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales.
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
• El importe total a pagar.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Las facturas deben emitirse y entregarse cuando se está desarrollando la actividad. Siempre debes conservar una copia de todas las facturas que emitas, y como autónomo pyme debes estar dado de alta en el Ministerio de Hacienda, para poder emitir facturas por tu trabajo.

En cualquier caso, tienes la obligación de emitir una factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Cómo emitir una factura: ejemplo de un modelo de factura

En este apartado, podemos poner un ejemplo práctico de factura. Por ejemplo, la de un profesional que presta servicios de fotografía para una empresa:

• Fecha de realización del trabajo, que debe ser la misma fecha de la emisión del cobro de la factura.
• Precio unitario por hora trabajada. A este importe se le sumará el 21% del IVA, y se le restará la retención del IRPF, que suele ser en 15%. Ya hablamos de cómo calcular porcentajes.
• Después se hacen los cálculos, y el total será el importe a pagar por la empresa contratante.

La liquidación del IVA de la factura le corresponderá siempre al trabajador autónomo, mientras que la retención del IRPF le corresponde a la empresa destinataria de la factura.

Otra modalidad de factura: la factura electrónica

Para saber cómo hacer una factura, no debemos olvidar una de las más importantes y la factura que será, sin duda, la que impere en el futuro: la factura electrónica, que desplazará a las de papel, gracias a la comodidad que ofrecen las nuevas tecnologías.

Además, el reglamento referente a la facturación de los autónomos otorga el mismo tratamiento a la factura electrónica y a la factura de papel. Asimismo, desde el año 2015, es obligatorio que los proveedores de la Administración Pública y de las grandes empresas la utilicen.

Cómo emitir una factura: qué son los duplicados y en qué consisten

En principio solo se puede expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. Pero sí se pueden hacer duplicados, en los que deberá constar la expresión "duplicado" y este tipo de facturas tendrán la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original, en dos casos:

• Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Existen otros tipos de facturas, como las rectificativas, que se utilizan cuando es necesario hacer una corrección de una factura anterior, también si se produce una devolución de productos, o porque sean aplicables descuentos o bonificaciones posteriores a la operación. Esta factura se expedirá en el momento en el que se tenga constancia de los motivos que han dado lugar a su expedición y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar.

Igualmente, pueden emitirse facturas recapitulativas que permiten incluir varias operaciones en una misma factura, dirigidas a un mismo destinatario, y que estén comprendidas en distintas fechas, aunque siempre en un mes natural.

Por su parte, las facturas proforma informarán sobre alguna oferta comercial, indicando cuáles son los productos y servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio. Esta factura no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se enumera y no suelen ir ni firmadas ni selladas, salvo que el cliente lo solicite, aunque no es lo habitual, puesto que se trata de una factura informativa, que lo que hace es informar de lo que le costaría el servicio al comprador, si decide comprar un producto o servicio.