Presentar los tickets y facturas con los gastos es una tarea que tanto autónomos como empresas deben hacer para rendir cuentas con Hacienda, y hay aplicaciones especializadas en automatizar este proceso. Exaccta Xpens es una de ellas, y en EL ESPAÑOL - El Androide Libre la hemos probado para ver qué ofrece.
Es una solución de software pensada especialmente para registrar pagos, y pueden utilizarla tanto empresas como trabajadores por cuenta propia. Además, cumple con la legislación para que las imágenes tomadas con la app sean reconocidas por la Agencia Tributaria como un documento oficial.
De esta manera, se simplifica en gran medida el proceso de compartir gastos con la empresa, y la empresa a su vez hace que sea mucho más sencillo llevar un control sobre su importe y categoría. En el caso de los autónomos, registrar automáticamente los datos de sus facturas y tickets también será tan fácil cómo hacer una fotos.
Facilidad de uso
El gran reclamo de esta aplicación para ser utilizada por empresas o profesionales es el gran ahorro de tiempo que supone respecto a tener que introducir manualmente todos los datos que hay en los tickets y facturas. Añadir la información de uno o dos recibos es sencillo y se puede hacer de forma rápida, pero cuando esto se acumulan puede ser un proceso que tarde bastante si no se cuenta con ayuda.
Para utilizarla es necesario solicitar una prueba o ponerse en contacto con la compañía. Una vez se tiene acceso, basta compulsar sobre el botón para registrar un nuevo recibo y tomarle una fotografía. En la ficha de los elementos subidos aparecen los datos extraídos automáticamente, como el tipo de documento que es (ticket, factura o ruta, entre otros), su naturaleza, el importe del gasto que se ha pagado y la forma de hacerlo. Al haber sacado estos datos del recibo, no se pueden modificar, por lo que no hay espacio para alterar los valores reales del mismo.
Gastos reunidos por categoría
Gracias a otro botón existe la posibilidad de añadir una o varias fotografías más a la misma ficha para que también extraiga información de estas. Se trata de algo bastante útil en aquellos casos en los que las facturas ocupan más de una página. Todas se quedarán agrupadas en la ficha a la que se esté añadiendo.
La app, que es gratis en Google Play, puede generar y administrar informes cada cierto tiempo, y se puede sincronizar con el sistema de gestión que utilice la organización o el trabajador por cuenta ajena. Incluso pueden trabajar de forma directa con gestorías para organizar los gastos y estar listos por si llega una inspección.
Lógicamente, subir esta información debe ser un proceso con el que se tenga cuidado y se verifique que toda la información haya sido bien reflejada. En caso de que la aplicación falle, lo más conveniente es ponerse en contacto con la compañía para que puedan ayudar a encontrar una solución.
Homologado con Hacienda
Una de las grandes ventajas de la aplicación es que está homologada por la Agencia Tributaria, incluyendo las Administraciones Forales, que hay en España por lo que los documentos que se suban a través de Exaccta son reconocidos como oficiales por Hacienda. Estos se suben al espacio en la nube de la app, y sus datos se añaden automáticamente al panel de control. Esta es una de las mejores partes de la app, ya que permite ver de una forma sencilla el balance. Además, los usuarios que también sean supervisores podrán acceder al balance de cada uno de los empleados.
Existe otro apartado en el que se muestra una lista que agrupa todo el contenido que se ha subido dividiéndolo por categorías y añadiendo el importe que se ha gastado en cada uno. Estos resultados son extremadamente útiles para poder ver rápidamente en qué se ha producido un mayor gasto, y los usuarios que administren a otros usuarios podrán acceder a estadísticas conjuntas qué aportan una mejor visión general.
No se puede subir cualquier ticket, sino que los administradores pueden delimitar el tipo de operaciones compatibles y, en caso de que se suba una factura no contemplada, sus datos no se añadirán. Esto hace que, en caso de las empresas, se puede llevar un mayor control sobre qué se le retribuye a los empleados, así cómo adaptar el funcionamiento de la app a la política de retribución.
Esto permite que, cada vez que se registra correctamente una factura, esta pueda tirarse a la basura. Toda la información que hay en ella pasará estar digitalizada y sincronizada con la nube de Exaccta, y esto contribuirá al ahorro de papel y de espacio, así como a conseguir una mejor organización con todo el contenido informatizado.