ChatGPT ahora se incluye en la solución ofimática de Microsoft para así crear documentos de Word con la ayuda casi infinita de su IA. Después del tsunami que se ha convertido esta revolución en la ofimática, vamos a repasar cómo afectará a cada una de las aplicaciones que componen Microsoft 365 Copilot.

[PaLM-E de Google, el robot con IA que ve, no necesitas entrenar y realiza todo tipo de tareas]

El mejor copiloto para tu productividad

Esta llegada va a suponer un cambio radical en la forma de entender la productividad desde el campo profesional al igual que el personal. Y es que de momento incluso desconocemos el impacto que va a generar una IA que se convierte en el mejor asistente para esas aplicaciones que está integradas en multitud de procesos diarios.

Copilot se integra en Microsoft 365 a través de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y una nueva experiencia: Business Chat. Ésta va a ser el eje que unirá LLM (IA Generativa), las apps Microsoft 365 y tus datos, ya sean estos calendarios, correos electrónicos, documentos, chats, reuniones y contactos.

Es decir, que toda la productividad que yace en esas apps de Microsoft estará en tu mano a través de Business Chat y así puedas dirigirte a la misma para que te haga un resumen del trabajo llevado a cabo por tu equipo en la nueva estrategia de producto.

Microsoft, a través de su publicación en su web, ha querido dejar algunos datos de cómo Copilot en Microsoft 365 ha contribuido enormemente a la productividad. De los desarrolladores que han usado GitHub Copilot el 88 % son más productivos, el 77 % dice que esta herramienta les ha permitido consumir menos tiempo en la búsqueda de información y el 74 % mantienen que pueden centrar sus esfuerzos en un trabajo más satisfactorio.

La IA de ChatGPT en Word

Microsoft Word es el editor de textos de más reconocido prestigio y ya de por si ha ayudado a la generación de textos, pero ahora da un salto enorme en su productividad gracias a que Copilot puede ayudarte a crear, escribir, editar y dar sumarios.

Copilot podrá crear un primer borrador para que seas tu mismo el que lo perfiles con las herramientas que pone Microsoft en tu mano. Podrás configurarlo para que le dé un toque más humano a los textos o que incluya contenido dentro de documentos o que simplemente haga un resumen rápido.

A la vez que ofrece sugerencias sobre textos donde hay margen de mejora y así conseguir que esa redacción final tenga más pegada. Microsoft pone algunos ejemplos del uso de Copilot en Word:

• Redactar una propuesta de proyecto de dos páginas basada en los datos de [un documento] y [una hoja de cálculo].
• Haz que el tercer párrafo sea más conciso o cambia el tono del documento para que sea más coloquial.
• Crea un borrador de un documento basado en éste otro.

Son solo tres ejemplos de una gran multitud de acciones que puede llevar a cabo Copilot y que pueden ser trasladadas a todo tipo de operaciones, ya sea en el ámbito profesional como en el mismo hogar o para aquellos estudiantes que realizan trabajos para la universidad o el instituto.

Copilot en Excel: adiós a las fórmulas con la IA

Las fórmulas en Excel son un elemento clave para casi hacer magia con todos los datos que se van incluyendo en esas tablas y así buscar la mejor cifra de ventas en un establecimiento comercial o la mejor puntuación dada por un alumno en la clase que damos.

Estas fórmulas no son para nada sencillas y aquí llega Copilot con la IA de ChatGPT para ser una inestimable ayuda que va a cambiar profundamente como teníamos entendido Excel hasta el día de hoy.

Copilot en Excel te va a ayudar a analizar y explorar todos los datos que llevas a las tablas. Puedes realizar preguntas sobre los datos en un trato coloquial y así olvidarte de las fórmulas dichas. 

Correlaciones, uso de condicionantes IF para cualquier escenario o sugerir nuevas fórmulas basadas en las preguntas que realices. Así podrás identificar tendencias, crear gráficas de gran valor o requerir recomendaciones de distintas fuentes de datos. Estos son algunos de los ejemplos dados por Microsoft para entender la valía de Copilot en Excel:

• Inserta una tabla con el desglose de las ventas por tipo y canal.
• Proyecta el impacto de un cambio variable y genera una gráfica para ayudar a su visualización.
• Modela como un cambio en el índice de crecimiento para una variable X va a impactar en el margen de beneficios.

Power Point con Copilot

La presentación de diapositivas también recoge todos los beneficios de esta increíble IA para crear algunas de gran acabado. Podrás utilizar distintas fuentes de datos, imágenes o archivos de audio para que Copilot sea capaz de resumirlos y así realizar una presentación magnífica.

Entre los ajustes que tendrás a tu disposición esta la habilidad de resumir presentaciones más largas mediante un botón o simplemente usar comandos de texto para ajustar el diseño, reformatear texto o aplicar una animación que dé ese toque especial a la presentación.

Estos son algunos de los ejemplos:

• Crea una presentación de cinco dispositivas basada en un documento de Word que incluya imágenes relevantes al mismo.
• Consolida esta presentación en un sumario de tres diapositivas.
• Reformatea esa lista con tres puntos en una de tres columnas, y cada una con una imagen relacionada.

Outlook, el cliente de correo con IA

Otra de las herramientas más usadas por todos es el cliente de correo Outlook que ahora mejora cualitativamente para que consumas menos tiempo en repasar los emails recibidos o simplemente generar nuevos.

Puedes crear resúmenes de correos en los que varios contactos han respondido para entender distintos puntos de vista de cada persona y se abran preguntas que todavía han de ser respondidas.

También se pueden transformar notas rápidas en un correo electrónico listo para enviar o mismamente ajustar el tono o longitud después de repasar ese primer borrador generado por Copilot en Outlook. Y así puedes hacerte una mejor idea del valor de esta herramienta con la IA de ChatGPT:

• Hazme un resumen de todos los emails recibidos durante la semana que estuve fuera. Marca los elementos más importantes.
• Genera una respuesta agradeciendo su ayuda y pregunta por más detalles acerca de este y el tercer punto.
• Invita a todos a un "brunch" donde se presentarán los nuevos productos el próximo viernes por la tarde. Menciona el restaurante donde se celebrará.

Las videollamadas de Team ya no serán iguales

Copilot en Teams permite llevar a cabo reuniones bien efectivas, organizar el acta de la misma o simplemente resumir las acciones clave en las que tiene que trabajar el equipo.

A través del chat podrás recibir respuestas sobre momentos en los que no has podido asistir a la reunión o mismamente crear tareas para todos y así idear una agenda de reuniones.

Queda bien claro todo lo que puede hacer la IA en Teams con estos tres ejemplos:

• Hazme un resumen de todo lo que me he perdido en la reunión. Los puntos más importantes y aquellos en los que parte del equipo no está de acuerdo.
• Crea una tabla de los puntos positivos y negativos del tema de la reunión y que deberíamos de considerarse antes de tomar una decisión final.
• Las decisiones hechas por el equipo en la reunión y que pasos sugieres para llevar a continuación.

Business Chat, lo que une todo

Business Chat es una nueva experiencia de Microsoft 365 Copilot que fusiona todos los datos y apps para realizar cosas que de ninguna manera hubiéramos pensado antes.

De esta manera, y con la colaboración de Microsoft Graph, Business Chat trae de forma conjunta todos los datos que tienes en documentos, presentaciones, calendario, email, notas y contactos. 

Es decir, que permite dejar de lado la tarea más engorrosa de estudio de todos esos datos para que pongas atención en los objetivos. Vamos a los ejemplos para entender mejor esta nueva experiencia:

• Resume los chats, emails y documentos de todo lo que se ha recibido de X cliente.
• Cuál es próximo objetivo de X proyecto ¿Hay algún riesgo identificado?
• Escribe un nuevo planning general en el estilo de [archivo A] que contenga la hoja de ruta desde [archivo B] e incorpore la lista de proyectos en el correo electrónico de X persona.

La disponibilidad de Microsoft 365 Copilot se llevará en los siguientes meses a más compañías para que en algún momento pueda adquirirse por el usuario común. Una nueva experiencia para la ofimática a la que nos estamos enfrentando y que generará nuevas formas de producir. 

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