Telegram como herramienta de trabajo: 5 consejos fundamentales

Telegram se ha convertido en una de las aplicaciones de mensajería de referencia en España. Pese a no contar con el volumen de usuarios de WhatsApp, la aplicación continúa creciendo y ya cuenta con planes de futuro para lograr ingresos que la hagan en más independiente y sostenible en el largo plazo.

En El Androide Libre utilizamos Telegram, entre otras tantas herramientas, para llevar nuestras comunicaciones. Ya desde el primer día que comencé a trabajar aquí ya la utilizábamos y ninguna otra aplicación de mensajería se ha adaptado mejor a nuestra forma de trabajar. Y en base a ello, os traemos cinco consejos fundamentales para utilizar Telegram como herramienta de trabajo, si está en las posibilidades de tu equipo.

Pese a que lo hemos llamado consejos como herramienta de trabajo, si tienes compañeros que sean estudiantes también puedes aplicarlos para tu vida estudiantil. También mencionamos a Telegram, pero se pueden aplicar a otras aplicaciones de mensajería (aunque no de la misma manera).

TODO pasa por mensajes guardados

Mensajes guardados es el chat que Telegram denomina como el chat que en otras aplicaciones podríamos usar creando una conversación con nuestro propio número de teléfono. Este chat puede tener múltiples usos, y uno de los más útiles suele ser el de convertirlo en tu bandeja de entrada principal, y aplicando una especie de Inbox Zero (salvando las diferencias).

Toda noticia susceptible de convertirse en un artículo, recordatorio, o idea pasa por mensajes guardados, convirtiéndolo en una cola de mensajes que en un momento determinado del día lo limpiamos, ya sea descartándolo, haciendo uso de él o archivándolo al enviarlo a otros chats si va a convertirse en un recurso recurrente.

Una de las grandes ventajas de usar mensajes destacados es la facilidad de Android para compartir cualquier cosa. Ya sea porque estoy en Twitter o leyendo alguna página web, si algo es susceptible de convertirse en un recurso para nuestro trabajo, antes de nada va a mensajes guardados.

Aunque teóricamente puedes extender este chat hasta el infinito y más allá, al tratarse de una cola donde siempre ves primero lo más reciente, si no vas limpiando al final se te terminarán olvidando todas las anotaciones previas a un día ajetreado en el que guardases demasiadas cosas.

Utiliza tantos grupos como sea necesario, aunque estén vacíos o sean con las mismas personas

Del mismo modo que en un PC tienes carpetas para guardar tus archivos bajo una jerarquía que siga tu propia lógica, puedes crear chats alternativos a Mensajes guardados de forma similar a como harías en WhatsApp (creando un grupo con al menos una persona para expulsarlo nada más crear el grupo). En mi caso particular, suelo utilizar bastante grupos con enlaces de interés, archivos subidos y otros tanto donde guardo mensajes que pasaron por mensajes guardados y me interesa conversar.

Al no existir un límite sobre el número de grupos que puedas tener, puedes crear un grupo para guardar mensajes de una temática distinta. Más allá de grupos para ti mismo, también puedes crear todos los grupos que necesites para distintas temáticas, incluso si en todos ellos estáis las mismas personas. Crear grupos que sirvan a un único propósito no solo sirve para que no se mezclen conversaciones sobre diversos temas, sino también para mejorar la productividad al hablar exclusivamente de un aspecto concreto.

Enviar archivos e imágenes y el imprescindible uso del cuadro de texto

Una de las características de las que más presume Telegram es de su capacidad de enviar archivos de hasta 2 GB. Si bien no es una herramienta que deberíamos considerar para enviar grandes archivos o utilizar la plataforma como una nube privada, la posibilidad de enviar y compartir archivos de semejante tamaño al final siempre nos deja la puerta abierta a que terminemos abriendo cada vez más archivos.

Una característica que no todo el mundo aprovecha a la hora de enviar un archivo es el pequeño cuadro de texto que nos permite añadir un texto descriptivo al archivo o imagen que vayamos a enviar. Si además de enviar el archivo pretendes conservarlo dentro de Telegram, escribe un mensaje descriptivo.

¿El motivo? Si empiezas a acumular mensajes, te aseguro que dicho mensaje caerá en el olvido tarde o temprano. Ponerle un nombre descriptivo nos facilitará la labor de buscar dicho archivo en cualquier chat utilizando la herramienta de búsqueda de mensajes de Telegram.

Tener herramientas de llamadas y videollamadas está bien, pero no es imprescindible

En los últimos meses Telegram ha añadido herramientas como las videollamadas y reinventado los chats de voz para grupos, herramientas que en los últimos meses se han convertido en imprescindibles para aquellos que han teletrabajado y que nunca han teletrabajado.

Aunque parezca una herramienta práctica, en nuestra experiencia las videollamadas mal utilizadas pueden ser una absoluta pérdida de tiempo. Enviar mensajes de texto está muy infravalorado, pero cuando todo el equipo los integra en su forma de trabajar es mucho más rápido y fluido. Cuando existe un sentido de la urgencia sigue siendo mejor una llamada directa para asegurarte de que tu compañero te está prestando atención a ti, pero no es imprescindible.

Si que es cierto que, según con quien estemos trabajando, hablar con mensajes puede ser más o menos efectivo. La gran ventaja de los mensajes de texto es que puedes ser todo lo breve y conciso que puedas, y eso a menudo puede ser malinterpretado. Si tienes que estar argumentado lo que quieres explicar para evitar malentendidos se pierde dicha inmediatez, por lo que requiere que todos los que están en el chat tengan un poco de mano izquierda ante cualquier comentario que al no tener tono ni gesticulación pueda ser malinterpretado.

Mensajes programados es la mejor herramienta posible

Desde que comencé a usar Telegram en El Androide Libre allá por 2015 han llegado multitud de características, pero ninguna me ha cambiado tanto la vida como Mensajes programados. Para usarla, en lugar de pulsar el botón de enviar mantenlo pulsado (o en el PC, haz click derecho) y pulsa en programar mensaje.

Esta característica mandará el mensaje automáticamente en el chat que estés escribiendo para el día y hora que elijas, ya sea un chat individual o un grupo. Cualquier evento o cosa susceptible de ser recordada automáticamente lo convertimos en un mensaje programado. Si estamos en mensajes guardados, la función cambia de nombre a «Establecer recordatorio», convirtiéndose en un mensaje que aparecerá y del que recibiremos notificación.

Más allá de utilizarlo para recordarnos mensajes que no debemos olvidar, un uso muy práctico que utilizamos es para enviar mensajes a algún compañero que ya haya terminado su trabajo, dejándolos programados a la hora