Tanto por trabajo como para uso personal, solemos usar el email con mucha frecuencia. Hay ocasiones en las que se acumula una gran cantidad de correos electrónicos en la bandeja de entrada, o nos mandan un correo en un momento poco adecuado. Este tipo de situaciones son algo que genera molestias o incluso estrés en muchas personas.
Una buena gestión de nuestra cuenta de correo es esencial, por tanto. Nos va a permitir evitar agobios o estrés en todo lo relacionado con el email, además de permitir que hagamos un mejor uso de la cuenta de correo. Para que esto sea posible hay ciertos trucos y consejos que nos serán de ayuda.
Tener la bandeja vacía no es el objetivo
Hay personas para las que tener mensajes sin leer o responder en su cuenta de correo es algo que genera agobio. Esto es algo comprensible, yo mismo me «impongo» tener la bandeja siempre limpia y sin correos sin leer, aunque no siempre es posible. Y si hay momentos en los que no es posible, no debería resultar motivo de estrés o preocupación. El objetivo de usar el email no es tener la bandeja vacía.
Lo mejor en este caso es intentar ponernos un máximo de correos que podemos leer o gestionar al día. Si hace ya mucho que tenemos una cuenta y trabajamos con email, sabemos más o menos cuántos podemos gestionar sin que nos resulte un agobio. Intentar establecernos ciertos límites en dicho caso puede ayudar a que no tengamos que agobiarnos por tener algunos mensajes sin responder o porque hayan llegado nuevos a la bandeja.
Organiza la bandeja de tu email
Como hemos mencionado, una buena gestión es algo esencial, porque en muchos casos nos va a permitir tener menos estrés y agobios cuando usemos nuestra cuenta de email. Para una buena gestión hay muchas opciones, aunque una de las mejores es la creación de filtros o categorías en la bandeja de entrada. Nos va a permitir tener los correos mejor organizados, y poder establecer además prioridad a la hora de leerlos o responderlos.
Hay gestores de correo, tanto para ordenador como para Android, que nos van a permitir filtrar los mensajes y tenerlo todo mejor organizado en listas. Esto nos puede permitir que solo vayamos a ver en la bandeja de entrada aquellos correos que realmente son importantes para nosotros, sobre todo en una cuenta laboral ayuda a un uso mejor. Así podremos responder con mayor rapidez, pero sin necesidad de agobios.
Las aplicaciones de correo que encontramos en Android han ido incorporando funciones como esta, que nos permiten modificar las categorías de los correos que recibimos, o que permiten que vayamos a crear filtros en todo momento. Es una buena manera de recibir o ver solo aquellos correos que de verdad nos importan.
Franja horaria
Un error que cometemos de manera habitual es estar pendientes del email incluso después de haber terminado de trabajar. Puede pasar porque tenemos dicha cuenta de correo en el teléfono también, lo que hace que recibamos las notificaciones cuando nos manden un nuevo correo. Lo ideal para evitar agobios es establecer unas franjas horarias en las que vamos a estar pendientes del email y vamos a responder.
Al tener unas franjas, cuando llegue el momento podemos centrarnos en descansar y desconectar, que es algo necesario. La tendencia es que incluso en un momento de descanso, si nos llega una notificación en el teléfono, vayamos a mirarla. Para evitar que esto pase, podemos tomar la decisión de silenciar las notificaciones de la aplicación que usemos en Android para el correo. Nos permitirá descansar y estar así menos agobiados.
Esto es algo que podemos configurar también con el modo no molestar que tenemos en Android. Sobre todo si además de las notificaciones de correo, no queremos que nos molesten las notificaciones de otras aplicaciones como WhatsApp, Telegram o Slack. Configurar este modo en las horas en las que no estemos en el trabajo y no queramos estar disponibles será una buena manera de reducir el estrés alrededor del email. Si quieres usar este modo, puedes ver aquí cómo personalizarlo para sacarle el máximo partido.
Además, no tenemos que presionarnos a responder o consultar un mensaje o notificación de inmediato. Es una tendencia muy habitual, el consultar lo antes posible este mensaje que nos han mandado, para responder lo antes posible. Este tipo de acciones pueden generar más estrés o agobio para dichas personas, al sentir esta necesidad de responder cuanto antes, lo que ocasiona nerviosismo en aquellos casos en los que no es posible.
Respuestas breves y directas
Cuando alguien nos manda un email, especialmente en temas relacionados con el trabajo, es posible que estemos bastante tiempo elaborando una respuesta. Lo ideal es que nuestras respuestas sean directas, concisas y claras. Esto permitirá que vayamos a estar menos tiempo en el correo y que hagamos una gestión más eficiente, de la cuenta y de nuestro tiempo. Lógicamente, no siempre es posible, pero es el objetivo al que aspiramos.
Cuando nos mandan un email que es muy largo y elaborado, es habitual que vayamos a enviar una respuesta que es larga. Aunque haya ocasiones en las que realmente no sea necesario, lo que hace que estemos pasando más tiempo del realmente necesario en la elaboración de la misma. Seleccionar bien qué queremos decir en este correo permite que la comunicación sea mejor, de modo que las dos partes se benefician de ello.
No es algo que vayamos a conseguir siempre, porque hay veces en las que tenemos que mandar una respuesta más larga. Es importante intentar ir reduciendo la longitud de las respuestas, para obtener una mejor comunicación, evitando además que si la persona a la que le hemos mandado el correo nos va a responder, su respuesta sea también larga. Ser más económicos con nuestras respuestas puede ser beneficioso y quitarnos muchos agobios de encima.