Siete pasos para aplicar la metodología de moda en tu día a día. ¡Viva el agile!

La tecnología de la información vive un proceso de constante evolución, pero la aceleración de dicho proceso se ha visto aumentada de forma considerable durante los últimos años. Las TI se han desarrollado en los últimos cinco años más que en toda su historia, lo que ha provocado una revolución exponencial derivada de nuevas necesidades que se ven cubiertas con tecnologías disruptivas. El pago a través del móvil, las transferencias con Bizum o las reservas a través de cualquier app son algunos de los ejemplos de cómo la tecnología ha evolucionado para adaptarse las necesidades de la sociedad.

A la hora de adaptarse a este proceso, las empresas (cuyo crecimiento se basa en modelos de predictibilidad y control) necesitan modificar su ADN para sumarse al cambio y poder desenvolverse en un contexto exponencial de nuevas oportunidades y alta incertidumbre. A través de siete pasos, Guillermo López Moratinos, Head del Hub Agile de Santander en España y profesor en la escuela de negocios The Valley, se adentra en las claves para evolucionar hacia una organización ágil, entendiendo la agilidad como la capacidad organizativa de adaptarse a tiempo y dar una respuesta eficiente a las necesidades de los clientes, de forma iterativa, con un bajo consumo de recursos y reduciendo el riesgo.

1. La necesidad de un cambio de forma de pensar

En una organización, todas las personas piensan conforme a un modelo de predictibilidad y control. Se espera que cada cierto tiempo la dirección de la compañía determine el camino a seguir y eso descienda en cascada a través de los managers. Una vez comienza el descenso, se espera que se marquen objetivos, se lleven a cabo proyectos para poner en marcha los planes estratégicos y se haga seguimiento a través de cuadros de mando, reuniones e informes. Si la estrategia es buena y el plan es acertado, los profesionales de la organización se esforzarán en convertir las predicciones y los managers se encargarán de controlar que así sea.

“En este modelo la gente piensa que el cambio es malo, un riesgo que hay que evitar ya que altera los planes. Por eso hay que empezar por cambiar la forma de pensar de la organización, de modo que las personas abracen el cambio y, en lugar de trabajar en base a un plan estratégico completo que sin duda se verá alterado, definan exclusivamente lo que harán en un periodo de tiempo más corto. Además deben estar dispuestas a adaptar el plan en función de los cambios en los clientes, el mercado y el entorno”, recomienda López Moratinos.

2. Orientar los procesos a la experiencia del cliente

El experto en Agile se plantea si los procesos de una organización están orientados hacia la experiencia del cliente. Para ayudar a responder y explicar la importancia de esa orientación, López Moratinos habla desde una experiencia personal.

“Hace unas semanas estuve en un hospital privado. A pesar de tener cita previa, tuve que hacer una cola por trámites burocráticos. Tras la espera, pasé a consulta y, después de cinco minutos, el doctor me prescribió un preoperatorio. De nuevo tuve que hacer cola para gestionar trámites y, una vez resueltos, pasé por ventanilla para resolver nuevos trámites. Después de más de dos horas en el hospital, el tiempo que realmente me aportó valor fueron los cinco minutos del doctor. Procesos instaurados que quedan muy lejos de la experiencia del cliente”, comenta López Moratinos.

“La idea de contar esta anécdota es para hacer reflexionar al lector sobre cómo son sus procesos y si se orientan a maximizar la experiencia de cliente. Los clientes valoran mucho su tiempo y preferirán alternativas en las que obtengan el mismo valor dedicando mucho menos tiempo”, afirma el experto en Agile.

3. Rediseñar la organización para orientarla a cliente/producto y reducir las dependencias

Muchas organizaciones compañías se organizan en áreas o departamentos que se gestionan como silos, con objetivos individuales y cuyos managers se reúnen cuando tienen que colaborar juntos. En ese sentido, Guillermo López Moratinos recomienda aplanar las organizaciones para eliminar las dependencias y así crear equipos autónomos, capaces de organizarse a sí mismos y orientados a un producto o servicio. Dentro del equipo, todos los miembros orientados al producto compartirán objetivos y trabajarán para reducir la dependencia con respecto a otros equipos.

“Cada una de estas células de producto son como startups dentro de tu organización que manejan su propia cuenta de resultados. Si necesitas desarrollar un nuevo producto o servicio con el que dar respuesta a un nuevo caso de uso de cliente, tu estructura organizativa sabrá cómo adaptarse y poner en marcha rápidamente una nueva célula de trabajo”, explica el experto en Agile.

Al dar soporte a todas estas células autónomas y autogestionadas, necesitarás unos procesos eficientes en los que hayas aplicado principios Lean para la reducción del desperdicio.

4. Gobernar el presupuesto a través de un portfolio unificado y rondas trimestrales de financiación

La idea es que la organización adaptativa se conforme como una red de startups, cada una orientada a un producto o servicio, unidas por unos procesos eficientes y orientados a cliente y que cada una de ellas gestione su P&L.

“A nivel organizativo un comité de gobierno gestionará el presupuesto y el portfolio de iniciativas de cada una de estas células. Para poner en marcha una nueva célula, necesitarás basarte en un Business Model Canvas y cada trimestre analizarás los impactos conseguidos y realizarás las rondas de financiación de cada célula”, profundiza López Moratinos.

Cada trimestre habrá células nuevas, otras que pivoten a nuevos modelos, o células que necesiten de mayor inversión para generar sus próximos experimentos y seguir iterando su producto o servicio.

5. Gestión experimental

Cada célula ha de aprender a gestionar su producto siguiendo un modelo basado en experimentos. 

Un experimento es un conjunto de acciones que nos va a permitir validar una hipótesis. “Por ejemplo, creemos que si en la próxima versión de nuestra aplicación incorporamos la posibilidad de que el cliente guarde ultima compra, vamos a facilitar sus futuras compras y eso va aumentar el ratio de repetición de compra y la retención”, afirma el experto.

Nos movemos en un contexto de incertidumbre, por lo que no tenemos garantías a la hora de conseguir el objetivo perseguido. Por eso, la meta es que en poco tiempo seamos capaces de llevar a cabo un experimento y entregarlo a nuestros clientes para validar con ellos nuestra hipótesis. Si el experimento funciona, habremos entregado valor, en caso contrario podremos desarrollar otro experimento y habremos aprendido mucho de lo que valoran nuestros clientes.

Esta metodología ayuda a las empresas a desarrollar su producto gracias iteraciones cortas en las que vamos entregar nuevas propuestas de valor a medida que se obtiene el feedback de cliente.

6. Nuevo modelo de liderazgo

Una organización ágil es una organización en la que cada persona es capaz, cada día, de mejorar un poco lo que hace y contribuir con su liderazgo personal a que la organización consiga su propósito.

En ese sentido, Guillermo López Moratinos plantea la siguiente cuestión: ¿Qué organización será más adaptable, una organización en la que sólo la dirección determina el camino y la estrategia o una organización que escucha y otorga la capacidad a cada persona de detectar nuevas oportunidades y comunicarlas para dar lugar a nuevos casos de uso?

“En la primera, sólo unos pocos están atentos a los cambios. En la segunda, toda la organización es sensible a los cambios en los clientes y es capaz cada día de incorporar pequeños ajustes en los procesos, en los productos o servicios para dar respuesta a tiempo. Cambiar el modelo de liderazgo no es sencillo, pero sin duda es necesario para llegar a ser una organización ágil”, responde.

7. Aprendizaje

Una organización ágil es una organización que aprende. Esto implica que, cada día, cada persona de la organización tiene la motivación de aprender cómo aportar valor de forma más eficiente a su cliente. Pero también implica que la organización acepta el fallo. “No se puede aprender sin equivocarse y no son muchas las organizaciones que aprenden de sus errores”, concluye López Moratinos.

Controla los siete pasos para hacer que tu empresa sea ágil

Los siete pasos en su conjunto son aspectos clave y necesarios para llegar a ser una organización ágil y capaz de adaptarse a tiempo a los cambios de un entorno en constante cambio. El entorno actual exige que las empresas, independientemente de su tamaño, estén preparadas para operar en circunstancias cambiantes e imprevistas. La respuesta a esta necesidad pasa por aplicar metodologías ágiles que logran, precisamente, dar soluciones ágiles a los problemas de los clientes poniendo foco en el aporte de valor y adaptándose constantemente a sus necesidades. La escuela de negocios The Valley propone en su Digital Fundamental Certificate: Agile Business la posibilidad de aprender las claves de las metodologías que están revolucionando la forma de trabajar y con las que adaptarte al nuevo entorno generando valor y minimizando riesgo.

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