Por qué la gestión empresarial se está pasando a la nube

En la segunda mitad del siglo XX, impulsados por el boom informático global, nacieron los sistemas de gestión empresarial, los comúnmente conocidos como ERP. Desde entonces la manera en que las empresas han podido organizar sus distintas áreas y procesos compartidos a través de una única aplicación y base de datos común, ha mejorado radicalmente.

En la actualidad, multinacionales como SAP, referente mundial en el ámbito del ERP, cuenta con más de 10.000 empresas que ya confían en su ERP en España –80% pequeñas y medianas dado nuestro tejido empresarial- , y ahora está llevando sus productos a nuevos horizontes de optimización, los aportados por la nube.

El beneficio de apostar por un sistema ERP “cloud” o “en la nube”, es poder tener un software en constante actualización, al tiempo de poder aprovecharse de las últimas novedades tecnológicas como la inteligencia artificial, el machine learning, la analítica predictiva entre otras, independientemente de aquello a lo que se dedique la empresa, su tamaño o número de países donde tenga presencia. Y asegurando el acceso de todos los empleados que lo requieran desde cualquier ubicación y cualquier dispositivo de forma totalmente intuitiva.

SAP en concreto ha dado el salto hacia el futuro aplicando la excelencia y el aprendizaje en 25 industrias y para las distintas necesidades departamentales, lo ha llevado al cloud. En palabras de Sonia Jiménez, directora del Centro de Excelencia de Cloud ERP para la región de EMEA Sur de SAP, “queremos convertirnos en un socio no únicamente tecnológico sino también de negocio para aquellas empresas que hasta ahora todavía no conocen SAP. Nos avalan cinco décadas de experiencia trabajando y entendiendo las problemáticas de gran parte del tejido empresarial español. En esta estrategia nos gustaría apoyar el avance tecnológico que están afrontando o necesitan afrontar todas ellas y atraerlas hacia la nueva generación de nuestro nuevo sistema de gestión en la nube, nuestro CLOUD ERP, concebido para poder actualizar los antiguos sistemas existentes, con los que las empresas ya cuentan, en un tiempo récord.”

Aunque para muchos empresarios y responsables de TI, el tener su información en la nube ha generado reticencias, esta tendencia ha empezado a cambiar radicalmente ante las enormes ventajas de la tecnología cloud. Un ERP Cloud se caracteriza por tener tiempos de adopción mucho menores, que pueden oscilar entre los 3 y 5 meses. La actualización y el mantenimiento dejan de ser una responsabilidad de la organización, a lo que se añade el que no sea necesaria infraestructura de TI para desplegar la aplicación. Todo ello supone una importante reducción de costes, principal aspecto si tenemos en cuenta la situación actual que atraviesan los mercados y las empresas.

Otro de los objetivos que debe tener una solución cloud es poner a las personas en el centro. En palabras de Sonia Jiménez: “Nuestra experiencia y conocimiento de las necesidades de las empresas nos ha permitido crear esta nueva generación de sistemas de gestión en la nube que está pensada para las personas, porque son ellas las que ayudan a hacer grandes los negocios. Y responde de forma óptima a tres aspectos simples pero esenciales para las empresas de hoy y del mañana: CREAR, CONECTAR Y COLABORAR.”

¿Qué buscar en un ERP Cloud?

Un sistema cloud debe permitir crear ágilmente y de manera flexible nuevos modelos de negocio y de trabajo. Debe dotar a los equipos de herramientas que les ayuden a ser más productivos, minimizando las ineficiencias y mejorando el día a día. El contar por ejemplo con un acceso único para las aplicaciones empresariales y ofimáticas habituales como MS Office o Google Suite, es un aspecto importante.

Una solución de Cloud ERP también debe ser capaz de integrarse dentro de las cadenas de valor ofreciendo una mayor visión sobre el estado de estas sinergias tales como: entregas de proveedores logísticos, identificación de incidencias o potenciales problemas y así poder reaccionar a tiempo para mejorar el servicio y la experiencia del cliente final. Un sistema cloud debe ser flexible a la hora de implantar procesos de negocio, así como permitir disponer de información de fuentes diversas en tiempo real, garantizando la necesaria seguridad de la información.

Hoy por hoy la adopción de un sistema que se consume en la nube permite a la empresa dotarse de ventajas innegables respecto a su competencia. Si bien es entendible que exista cierta resistencia al cambio, no hacer nada no es la solución. Incorporar las nuevas tecnologías es básico para evolucionar.

Otro aspecto para destacar son las nuevas capacidades que los ERP en cloud incluyen, en comparación con las opciones más tradicionales. La Inteligencia Artificial y las redes neuronales, permiten desplegar funcionalidades vinculadas al análisis predictivo de datos, que solo son posibles en entornos cloud. Mediante esta tecnología, los empresarios y directivos consiguen una importante inteligencia de negocio al poder analizar ágilmente los datos del pasado y el presente y tener capacidad de predecir y simular escenarios futuros que le permitan adaptar sus decisiones eliminando el factor de improvisación.

Para Sonia Jiménez de SAP “un ejemplo de inteligencia a través de capacidades predictivas es, por ejemplo, la incorporación de Contabilidad Predictiva con la que el Cloud ERP de SAP permite saber contablemente cual va a ser el estatus de cierre del mes si se cumplen todas las ordenes de ventas, y las entregas previstas, los ingresos y lo comprometido. A día 15 un empresario puede saber cómo será su cierre a día 30, y anticiparse si alguno de los datos compromete a su empresa. Otro ejemplo de automatización incluyendo IA (Inteligencia Artificial) es la usada en los procesos de compras para agilizar la toma de decisiones de dónde y cuándo podemos comprar. O en los procesos de pago de facturas, analizando en función de la posición de caja, las condiciones de pronto pago o cuándo es más conveniente efectuar el pago”.

En resumen, todas las tecnologías que incluye un sistema Cloud ERP deben permitir a la empresa ser más ágil, incrementar su capacidad analítica en tiempo real, y su capacidad predictiva y de simulación. Si a ello se le incluye automatización de procesos y control por parte de las diferentes áreas, se logran fácilmente objetivos como la mejora de la rentabilidad y el incremento del margen de las operaciones.