Oficinas híbridas, en remoto y gestionadas por un ‘facility manager’

La pandemia de la Covid-19 nos ha obligado a convivir con un virus desconocido y difícil de predecir. Dentro de este escenario de relativa normalidad, los empleados empiezan a volver a unas oficinas que no pisaban desde el mes de marzo. En muchas empresas se combina el trabajo en remoto con la asistencia presencial y, ante la incertidumbre de cuánto tiempo se prolongará esta situación, han iniciado la transformación de sus espacios. Este cambio no es nuevo pero, como ha ocurrido en otros sectores, se ha visto acelerado por la actual crisis.

La innovación en los entornos laborales se viene fraguando desde hace unos años. La ruptura se produjo con la implantación de nuevas metodologías de trabajo agile en las que prima la colaboración por encima de la labor individual, dejando obsoletas las oficinas tradicionales, con una estructura jerárquica y despachos cerrados, y dando paso a espacios abiertos y compartidos que facilitaran la comunicación. La pega: la inexistencia de lugares para mantener una conversación privada, concentrarse o hacer una llamada.

En el momento actual se apuesta por modelos híbridos. "Es una tendencia que ha venido para quedarse, ya no solo por el virus, que nos ha hecho darnos cuenta de algunas carencias, también porque había una necesidad anterior de crear unos espacios más equilibrados", sostiene Soledat Berbegal, consejera y responsable de reputación corporativa de Actiu, a INNOVADORES. 

Bienestar y rentabilidad

Un entorno de trabajo bien diseñado y definido ayuda a que la gente se sienta mejor. Ese bienestar impacta de forma positiva en su productividad y, por tanto, en la rentabilidad de la empresa. "Cuando una organización evoluciona, toca tres pilares básicos: las personas y su compromiso, los procesos y su digitalización, y un tercer factor del que se habla muy poco, el espacio. El espacio puede ser palanca de transformación para el resto", defiende Berbegal, quien pone como ejemplo que la manera en la que estén distribuidas las personas es estratégica tanto si se quiere promover la colaboración como si se pretende establecer un liderazgo más vertical. 

"Las empresas deben ser un reflejo de su cultura y cualquier cambio en este sentido debe acompañarse de la transformación de los espacios físicos", apunta Alejandro Pociña, presidente de Steelcase España y Portugal, a INNOVADORES. "En la actual vuelta a las oficinas, las organizaciones han visto la relación directa entre bienestar y espacio de trabajo, y su aplicación a todo lo que tenga que ver la productividad de los trabajadores, su capacidad creativa y su posibilidad de aportar ideas innovadoras".

Tras aprobarse a finales de septiembre la Ley del Teletrabajo, se espera que la flexibilidad y el trabajo en remoto sean modalidades cada vez más extendidas. Como consecuencia, "esos espacios deberán estar dotados de la tecnología que permita su implantación de manera fluida y facilite la colaboración y comunicación de los equipos, independientemente del lugar físico donde se encuentre cada empleado", remarca Pociña. 

En Steelcase iniciaron su propia transformación hace cuatros años: "Realizamos un cambio de cultura radical. Ahora los trabajadores no tienen puestos fijos asignados, sino que depende del proyecto en el que se esté trabajando. Nadie tiene ordenador ni teléfono fijo y esto nos ha dado una gran ventaja para la actual situación", describe el presidente en España y Portugal de esta compañía. Antes del cambio estaban en un índice de satisfacción de 47, cuando el dato medio de España está en 52 y el dato global en 60, y han pasado a 76, según un informe realizado por IPSOS. 

El ‘facility manager’

En la evolución hacia estos nuevos espacios adquiere especial relevancia la figura del facility manager. Detrás de esta denominación anglosajona está la persona que, en un segundo plano, procura que todo funcione bien en una oficina y que hace unos años se ocupaba fundamentalmente del mantenimiento de las instalaciones. "Este perfil ha evolucionado mucho. Por su trabajo tiene información muy potente de lo que está pasando en el edificio y cómo ayuda o perjudica a las personas, por lo que si el facility manager diseña un espacio teniendo en cuenta todos estos criterios (temperatura, luz, calidad del aire, etc.) y hace labores orientadas a poner el foco en el bienestar y la productividad, seguramente será una figura clave en las organizaciones", defiende Berbegal. 

En España el número de empresas que cuentan con esta figura en su plantilla es todavía limitado. "Hasta ahora era un perfil muy operativo, pero ha adquirido un nivel más estratégico que requiere de conocimientos de empresariales, arquitectura e ingeniería. Debe ser un profesional con una capacidad amplia para gestionar espacios, que sepa pedir a los equipos lo que necesitan y que disponga de datos objetivos".

Conscientes de ello, en Actiu están trabajando en una iniciativa de incorporación de sensores a mobiliario y objetos. "Es un proyecto que creamos hace dos años a largo plazo, pero que hemos decidido acelerar tras la pandemia. Nuestro propósito es sensorizar el puesto de trabajo para que la empresa pueda saber, por ejemplo, cuándo se ocupa una sala de reuniones y cuándo no, o qué puntos de la oficina nunca han sido utilizados y hay que rediseñar. Se trata de poner la tecnología al servicio del bienestar de la gente". Los primeros pilotos se iniciarán en las próximas semanas. 

La actual crisis ha provocado un cambio en nuestros hábitos sociales, personales y profesionales. Todos los espacios en los que nos movemos se están transformando y, en el ámbito laboral, "lo más importante es pensar en entornos flexibles y resilientes, que nos permitan prepararnos ante cualquier nueva situación que tengamos que vivir en un futuro. Es, por tanto, un momento óptimo y necesario para redefinir el espacio, y es urgente", remarca el presidente de Steelcase.