Un almacén repleto de expedientes en papel en la Junta de Andalucía.
La digitalización de 60 millones de folios completa la apuesta de Andalucía por los servicios sociales 4.0
- La Junta eliminará el papel en 1,2 millones de expedientes de los nueve Centros de Valoración y Orientación (CVO) para personas con discapacidad.
- Más información: Culmina tras casi dos años la implantación de la gestión digital única de la delincuencia juvenil andaluza
Andalucía es una de las regiones más comprometidas con la transformación digital de los servicios sociales. No se trata de una afirmación vacía de contenido, sino que tiene su fundamentación en proyectos concretos, el último de los cuales se presentó hace unos días: el fin del papel en los expedientes de discapacidad.
En los últimos años, la Junta ha dado muestras de la importancia de dar un salto cualitativo a la gestión de asuntos especialmente sensibles como la delincuencia juvenil, la gente sin hogar o la discapacidad.
En el primer caso, como ya informó en su día DISRUPTORES, este mismo año ha comenzado a funcionar PRISMA, una aplicación encaminada a unificar en un expediente digital todos los casos relativos a los menores sujetos a medidas judiciales después de que hayan cometido algún tipo de infracción.
De esta manera, esta herramienta facilita el trabajo que desarrollan los profesionales que trabajan con estos jóvenes (juzgados, Fiscalía y los recursos donde cumplen las medidas judiciales) al aglutinar en un único espacio toda la información, lo que implica un importante avance en la digitalización de la Justicia, según explican desde la administración autonómica.
También hemos asistido en los últimos tiempos al nacimiento de la historia social electrónica, una herramienta que permite a todos los agentes implicados que, con sólo un click, puedan disponer de información de las personas que cuenta con necesidades dentro del ámbito social: mujeres maltratadas, personas sin hogar, discapacitados...
La mejora en la toma de decisiones está detrás de este sistema, que además cuenta con tres visores, el profesional, el de la ciudadanía y el de las entidades colaboradoras.
En este contexto, el último proyecto presentado, hace unos días, es el de una macrodigitalización de expedientes.
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Y es que la Consejería de Inclusión Social, Juventud, Familias e Igualdad ha licitado un contrato de 4,3 millones de euros para la digitalización de más de 1,2 millones de expedientes de los nueve Centros de Valoración y Orientación (CVO) para personas con discapacidad en Andalucía. El objetivo es agilizar el procedimiento y garantizar la seguridad de una información personal y sensible de los usuarios.
De este modo, este contrato, financiado con cargo a fondos europeos, tendrá un plazo de ejecución de un año y permitirá digitalizar más de 60,3 millones de folios que se encuentran custodiados en espacios de los propios centros de valoración y almacenes cercanos.
Así, con el reto de avanzar hacia una administración del siglo XXI, se ha puesto en marcha este proceso, el cual se estructurará en cuatro lotes para el escaneo, codificación y clasificación de los fondos documentales del CVO de cada provincia.
En concreto, habrá un lote para Huelva y Sevilla, otro para los CVO de Córdoba, Cádiz y Algeciras, un tercero para Málaga y un cuarto lote para Granada, Jaén y Almería, que permitirán el tratamiento de 1,2 millones de expedientes.
Según datos del Sistema Integrado de Servicios Sociales (SISS) de la Consejería de Inclusión Social, Juventud, Familias e Igualdad, a fecha de 31 de diciembre de 2023 en Andalucía había reconocidas 552.101 personas con discapacidad, lo que equivale aproximadamente a un 6,5% de su población.
En el marco del proceso de valoración, los encargados de la realización de la misma son los equipos de valoración y orientación. Hasta hace relativamente poco tiempo, las solicitudes de reconocimiento del grado de discapacidad, la documentación sanitaria aportada y los documentos administrativos se archivaban en carpetas clasificadoras y se procedía a su archivo en dependencias propias o cercanas a los centros.
Fin a la dispersión documental
El volumen de archivo de expedientes físicos es considerable en todas las provincias, por lo que no siempre es fácil el acceso al archivo ni la localización del expediente de forma diligente. Además, en algunas provincias, el archivo se encuentra dispersado entre varias dependencias o en diferentes plantas del edificio.
Por ello, al ser estos documentos objeto de consulta, ya que durante la vida de una persona se pueden realizar diversas solicitudes, es necesario tener esa información almacenada en un soporte que permita su consulta de forma rápida y frecuente.
En estos centros, además, la unidad de información de los centros que atienden consultas presenciales a diario deben acceder a estos archivos de forma inmediata para atender la consulta de la ciudadanía. Por ello, dado el alto volumen de trabajo diario, no es posible realizar una digitalización de semejante envergadura con el personal existente y se ha licitado este contrato.
Mediante este contrato se pretende llevar a cabo el proyecto de digitalización masiva de toda la documentación en soporte papel y su conversión en documento electrónico con categoría de copia auténtica, integración en su correspondiente expediente electrónico y en el Sistema de Gestión Documental de Archivo de Oficina (ARCO). También su integración por referencia para su uso desde el sistema tramitador correspondiente (principalmente SISS y GeSStiona).
La Consejería de Inclusión Social, Juventud, Familias e Igualdad, en su apuesta por mejorar la atención de los andaluces, ha puesto en marcha este procedimiento con el fin de contar con medios ágiles, eficaces y adaptados a las nuevas formas de relación con la ciudadanía a través de medios electrónicos. Para el cumplimiento de este propósito se requiere dotar a los CVO con los medios tecnológicos suficientes.