La alternativa al certificado digital para pymes: así firman contratos desde el móvil con un solo dedo y en un minuto

Las pequeñas y medianas empresas constituyen el gran músculo de la economía española pero, sin embargo, son también las que están sufriendo mayores retrasos a la hora de iniciarse en la transformación digital.

Falta de recursos, de asesoramiento y no contar con una estrategia clara en esta materia son obstáculos que se van derribando día a día -la pandemia ejerció de acelerante de todos estos procesos- aunque todavía queda un largo camino por recorrer.

En este contexto, el mercado comienza a ofrecer a las pymes herramientas digitales para simplificar su día a día de la mano de la digitalización y Firmafy se convierte en un aliado de primera línea en el campo de la identidad digital.

Como en tantos otros proyectos disruptivos que están aflorando al calor de la nueva economía, esta startup granadina germinó a partir de una experiencia personal y el esfuerzo de su fundador por dar respuesta a una necesidad del mercado no cubierta.

En este caso, todo partió de Fran Cortés, CEO de la compañía. Durante su labor profesional en varias empresas, se percató de que la firma en papel no era nada eficiente. Enviaban a diario cientos de contratos laborales que necesitaban ser  firmados de vuelta por empresa y trabajador, lo que ralentizaba en demasía la gestión.

Equipo humano que hay detrás de la startup de Granada Firmafy.

"¡Los clientes tardaban en devolverlos firmados incluso un mes! Al haber dos personas implicadas en la firma todo era más lento. Imprimir y escanear le complicaba la vida a los clientes y lo iban retrasando todo", explican desde Firmafy.

Tras meses de investigación y de búsqueda de herramientas para que este proceso tuviera validez jurídica nació Firmafy.

"Los tiempos de espera para las firmas se redujeron a tan sólo horas. Al guardarse todo lo firmado en la nube, los beneficios fueron mejores incluso de lo esperado: pudieron digitalizar el archivo al 100%, eliminar las 11 impresoras que tenían en la oficina y ahorrar al año más 20.000 euros entre consumibles y gastos relacionados".  

Los resultados fueron tan satisfactorios que Fran Cortés pensó que Firmafy podría ayudar también a otras empresas y enero de 2020 se lanzó finalmente al mercado.

Desde entonces, Firmafy permite que las empresas reciban toda la documentación firmada de sus clientes de forma rápida, sencilla y legal, sin necesidad de que estos dispongan de certificado digital o realicen ninguna descarga.

El funcionamiento del software

Pero ¿cómo funciona en la práctica para las pymes? Los firmantes simplemente tienen que abrir un enlace que les llega por email o SMS y abrir un enlace que inicia el proceso de firma online. Tras introducir un código de seguridad, pueden firmar con su dedo al instante.

Además, la empresa cuenta con una aplicación móvil con las que las empresas podrán llevar su oficina en el móvil, enviar los documentos para firmar en el momento, cerrar ventas sobre la marcha o consultar el estado de sus firmas.

Y desde su zona privada las pymes pueden realizar envíos masivos para firmar a una lista de contactos, crear plantillas de firma o generar un enlace con los documentos más habituales para que los firmantes puedan introducir sus datos y firmar, sin necesidad de conocer sus datos antes.

Además, la seguridad, validez jurídica y cumplimiento de la normativa europea vigente son los principales pilares de este proyecto. "Somos la única aplicación de firma electrónica que incluye hasta cinco evidencias que garantizan la identidad del firmante en todos nuestros planes de precios", explican desde Firmafy.

La seguridad, validez jurídica y cumplimento de la normativa europea vigente son pilares de este software de firma electrónica avanzada.

"Nuestra firma electrónica cumple todos los requisitos de la normativa europea eIDAS de firma electrónica y RGPD de protección de datos", insisten desde la startup.

Por otra parte, disponen de una API muy sencilla que permite que "Firmafy sea integrado con otros programas, de forma que cuando se genera el documento, se envíe directamente para firmar. Esto les ahorra mucho tiempo".

De la misma forma, este software ya está integrado en programas de nóminas, gestión documental o gestión inmobiliaria "que confían en nuestra firma", añaden.

Los resultados del 2021 han superado las expectativas al triplicar el número de usuarios que se acerca ya a las 8.000 personas. También se ha multiplicado por tres la facturación respecto a la de 2020.

Para 2022 la compañía está centrada en su expansión nacional y en el lanzamiento de una la nueva aplicación móvil para que todo el mundo pueda firmar de forma sencilla y legal desde su móvil.

"Igualmente, continuaremos preparando nuestra internacionalización. Nuestra aplicación ya está adaptada a cinco idiomas y cumple con la normativa europea de firma digital", aseveran al respecto.

Los casos de éxito de Firmafy

Los casos de éxito de Firmafy avalan su despegue y proyección en el campo de la identidad digital. 

"Ya están apostando por nuestra tecnología clientes como la Universitat Oberta de Catalunya, Acción contra el Hambre, Benetton, Remax, Grupo Clece, Infoautónomos o el Granada Club de Fútbol", indican fuentes de Firmafy.

"Nos encanta ver cómo estamos ayudando a muchas empresas a digitalizarse y ser más sostenibles. Por ejemplo, Acción contra el Hambre, ha incluido Firmafy como un elemento clave para cumplir con las ODS y su objetivo de 0 papel", afirman.

"También hay clientes que nos sorprenden, por ejemplo, Rinoagro que es una empresa de venta de maquinaria agrícola. Gracias a Firmafy está cerrando ventas a nivel nacional con agricultores de toda España", puntualizan.

Acelerada por Minerva

La pandemia también ha sido el marco para que otras empresas como Leydacom utilice el software de Firmafy."Ha instalado un QR en la entrada de la oficina para que sus clientes les firmen toda la documentación que necesitan desde el móvil antes de entrar y así evitan contactos innecesarios para prevenir contagios".

Firmafy fue acelerada por el Programa Minerva, lo que le permitió "optimizar todavía más la empresa y sus procesos". 

"Se nota que están muy preparados y tienen gran experiencia con startups, esos conocimientos nos han sido de gran ayuda. Además de, por supuesto, la visibilidad y notoriedad que te da como empresa participar en un programa tan prestigioso y selecto como Minerva", apostillan.