Como respuesta al confinamiento, las empresas han tenido que adaptarse para mantener su actividad apoyándose en el uso de la tecnología de videoconferencia y colaboración.

Muchas empresas han pasado de 0 a 100 en la materia en apenas unos meses, con los riesgos para la productividad y la seguridad que los cambios abruptos entrañan.

Charlamos con Manuel Beltrán, responsable de Customer Experience y Digital Workplace en Evolutio, empresa experta en la integración de servicios cloud, para hablar sobre qué pueden hacer las empresas para trabajar mejor en remoto y algunos consejos para evitar la conocida como “fatiga de la videoconferencia”, gracias a tecnología de vanguardia como la renovada oferta de Cisco Webex.

P. Antes de nada, en lo que al teletrabajo respecta, ¿es una moda pasajera o ha llegado para quedarse?

Incluso durante el confinamiento más estricto, el teletrabajo ha sido un fenómeno distinto para cada empresa, en función de su tamaño, sector y otros factores determinantes. Pero, siendo más directos, sí, el teletrabajo ha llegado para quedarse. Tanto es así, que ya hay quien incluso habla de adaptar la oferta turística en España como destino para los llamados nómadas digitales, profesionales altamente remunerados con puestos deslocalizados.

Pero, en cualquier caso, no quiero decir que vaya a sustituir por completo al presencialismo, pero, al menos durante un tiempo, tendrá un papel protagonista en las operaciones de las empresas. Además, al margen de la crisis sanitaria, muchas están viendo mejoras operativas, reducción de costes, mayor productividad… Pero también desafíos. Creo que, sobre todo, estamos aprendiendo mucho sobre una práctica que ya es parte de nuestro día a día.

P. En los últimos meses, un número histórico de profesionales ha realizado una rápida transición al trabajo en remoto. ¿Qué consejos podemos aplicar en la empresa y como usuarios para aprovecharlas mejor?

La tecnología de colaboración, como Cisco Webex, ha madurado mucho y es ágil, segura y eficiente. Pero es cierto que en los últimos meses su utilización ha aumentado exponencialmente y la experiencia de uso puede verse comprometida, primero, por la presión sobre los proveedores de telecomunicaciones, causando interrupciones de conexión a Internet; y, segundo, por una falta de costumbre y buena etiqueta en el uso de herramientas de videoconferencia. Hay una serie de recomendaciones que pueden aplicarse de manera sencilla, que podemos dividir en dos categorías.

Primero, las orientadas a tener una mejor experiencia desde el punto de vista técnico y de la conectividad. En este sentido, pequeños cambios pueden tener un gran impacto.

Por ejemplo, podemos programar las reuniones no a en punto o a y media – los momentos en los que por defecto, solemos cerrar reuniones –, sino cinco o 10 minutos antes o después; compartir todos los archivos que vayamos a tratar antes de las reuniones para evitar consumir ancho de banda presentando contenido o enviándolo durante la reunión; cerrar aplicaciones en segundo plano (navegador, chats, procesadores de texto…) y la VPN de la empresa; y, finalmente, si trabajamos desde casa, pedir a nuestros familiares que no consuman contenido en streaming durante las reuniones para ahorrar un valioso ancho de banda.

Por otro lado, tenemos los problemas relacionados con la cultura del teletrabajo o la etiqueta de las reuniones. En muchos casos, la falta de buenos hábitos puede crear silos y falta de sinergias en los equipos. Para evitarlo, hay varias prácticas que pueden aplicarse. Por ejemplo, si los equipos están dispersos en varios puntos – en sus hogares – podemos probar a tratar de aglutinar todas las reuniones internas en un mismo día para liberar tiempo de trabajo efectivo; o, por otro lado, no todas tienen por qué ser en vídeo: buena parte de la “fatiga por videoconferencia” está causada por el abuso en el uso de la imagen y el hecho de verse a sí mismo en pantalla; asimismo, no viene mal recordar la etiqueta de vez en cuando al comienzo de las reuniones (silenciarnos si no vamos a hablar, usar el botón para pedir la palabra, etc.).

P. ¿Qué novedades tecnológicas se están introduciendo en el campo de las videoconferencias?

Muchas empresas han visto las herramientas de videoconferencia como un parche para adaptarse rápido y de manera temporal al teletrabajo, pero los fabricantes de software como Cisco han sabido leer el contexto y no solo han satisfecho la demanda de las empresas para conectarnos, sino que han ido más allá para reforzar las herramientas de colaboración, incorporando nuevas funcionalidades como analítica avanzada, asistentes basados en inteligencia artificial o traducción simultánea.

La idea detrás de este avance tecnológico es tratar de que no sean meros parches, sino un complemento que mejore las reuniones presenciales con capacidades que de otra manera sería difícil contar. Entre otras, destacan traducción simultánea en tiempo real a más de 100 idiomas, reconocimiento de gestos en pantalla, presentaciones inmersivas, asistentes impulsados por inteligencia artificial, de manera que se tomen notas y se envíen resúmenes y puntos de acción a los asistentes, analítica de datos para detectar y optimizar patrones de colaboración…

Son solo algunos ejemplos, pero, en resumen, la conclusión es la siguiente: adaptándonos al escenario de cada empresa y cada caso, la tecnología de colaboración ha avanzado lo suficiente para aportar y enriquecer los procesos y mejorar la productividad de las empresas.

Dicho esto, mi principal consejo es que busquen rodearse de integradores tecnológicos con experiencia y capacidad para analizar sus necesidades, pues no se trata de un asunto baladí. Se tienen que considerar muchos factores, como la seguridad, la experiencia del empleado, la envergadura de la empresa…

La clave es no dotarnos de más y más tecnología y herramientas, sino de más funcionalidades y sencillez, para que podamos trabajar con mayor eficiencia, libertad y flexibilidad. Y es ahí donde entran en juego, primero, fabricantes con una sólida reputación y que dedican importantes esfuerzos a la innovación, como Cisco, y segundo, integradores con experiencia y conocimiento, como Evolutio.