Minería de procesos: cómo identificar los errores que impiden a las empresas ser más eficientes y ágiles

Ser competitivos y alcanzar los resultados deseados. Ambos objetivos figuran en las estrategias de todas las compañías, independientemente de su sector y tamaño. Sobre el papel, están claros, pero lograrlos con éxito requiere de una metodología en la que, ahora más que nunca, intervienen los datos para mejorar cualquiera de los procesos de negocio. 

La gestión de esos datos precisa de una comprensión de los mismos y es aquí donde entra la minería de procesos o process mining. Un conjunto de técnicas cuyo objeto es estudiar esos procedimientos para automatizarlos y conseguir que sean más eficientes.

Entre los beneficios que aporta figuran la reducción de costes, menor tiempo de producción, mejora de la productividad de los empleados, mayores ingresos, gestión de riesgos y agilidad en la toma de decisiones. Variables estas últimas que han adquirido mayor importancia dentro de las empresas tras la pandemia.

Procesos al detalle 

Gracias a la minería de procesos una compañía puede recopilar toda la información existente sobre cómo se están desarrollando las operativas dentro de su organización, identificar cuáles son deficientes y qué está suponiendo un obstáculo para lograr los resultados marcados.

Su aplicación abarca todos los aspectos de la digitalización, desde la migración de los datos a los procesos de auditoría, pasando por el control de transacciones financieras. 

Así, cuando una empresa comienza su transformación, uno de los retos a los que se enfrenta es conservar toda la información recopilada hasta el momento y mejorar su gestión. Con el empleo del process mining se acortan los tiempos de migración de lo datos, se eliminan las operativas ineficaces y, además, es posible recuperar y mantener los procesos automatizados de los sistemas de origen. 

Esta tecnología también ayuda a conocer mejor los flujos financieros y, en consecuencia, detectar transacciones que pueden ser fraudulentas o identificar los patrones de compra de los clientes.

Mientras que en las auditorías, facilita la obtención de una visión rápida y completa de la situación económica de la empresa, aportando garantías en el cumplimiento de la legislación y reduciendo el tiempo que se dedica a esta tarea.

La implantación de la minería de procesos también resulta especialmente útil en la cadena de suministro. Al ser un proceso que pasa por numerosas fases, esta tecnología permite medir la huella de carbono de cada una de ellas y acometer las acciones adecuadas para reducir su impacto medioambiental todo lo posible.

Datos en tiempo real

Detrás de estas operativas hay herramientas de minería de procesos que, a través del análisis de datos y de técnicas de inteligencia artificial, permiten automatizar esas operaciones y simplificarlas.

De hecho, el 61% de los responsables de la toma de decisiones ya señalan a esta tecnología como una solución fundamental para la digitalización de las organizaciones. Tanto es así que también afirman que la incorporarán a lo largo 2022, según una encuesta realizada por la firma de análisis Forrester. 

Para ponerlas a disposición de las empresas, Entelgy incorporó hace unos meses la tecnología de Celonis. La plataforma EMS (Execution Management System) de esta compañía, experta en software de minería de procesos, examina todas las fases de actividad de la empresa, las monitoriza continuamente y analiza, y elimina los cuellos de botella para generar flujos de trabajo más eficaces.

"La transformación digital de las empresas españolas ha sido un reto constante durante los últimos años en el que las corporaciones han invertido mucho dinero. Gracias a la minería de procesos, y los datos que los sustentan, podemos identificar rápidamente dónde tenemos las ineficiencias, sus causas raíz y el impacto en el negocio, que nos permiten abordar de forma ágil soluciones concretas de optimización basadas en robotización, machine learning o inteligencia artificial", afirma Jose Antonio Rocha, managing director Digital Business Process de Entelgy.

Actualmente, las compañías que aún no han incorporado esta metodología recogen los modelos de sus operativas de forma manual, lo que generalmente refleja una información idealizada y desconectada de la realidad. Con process mining los procesos se construyen desde el dato proporcionado una documentación real y abriendo un gran abanico de análisis al detalle y en tiempo real.