¿Qué implica para una empresa que el coronavirus obligue a sus empleados a teletrabajar?

La forma en que un responsable de negocio apoye y capacite a sus empleados tendrá un profundo impacto en la productividad de la empresa. De hecho, algunos estudios muestran que cuando los empleados están altamente comprometidos tienen un 38% más de probabilidades de alcanzar una productividad por encima de la media.

Comprometer y capacitar a los empleados a través de la tecnología es aún más crítico para las compañías tecnológicas durante esta crisis global en la que es más necesario el trabajo a distancia. Los titulares de la semana pasada, en el marco de la crisis sanitaria por el coronavirus COVID-19, muestran a los principales gigantes de la tecnología (Twitter, Google, Salesforce y otros) aplazando los viajes "no esenciales" y animando a los empleados a trabajar desde casa. 

El hecho de que los empleados interactúen cada vez más fácilmente con la tecnología desde sus casas se convierte así en el factor más importante para conseguir un trabajo productivo. Las personas no son máquinas, tienen emociones y frustraciones, se pueden sentir abrumadas, y para los responsables de la organización eso implica tratar de ofrecer las herramientas adecuadas para dar respuesta a este nuevo paradigma, utilizando una tecnología que permita hacer y no limitar.

Entonces, ¿cómo deberían los líderes empresariales y de TI permitir que sus empleados trabajen desde cualquier lugar? A continuación proponemos tres recomendaciones:

1.    Planificar todos los escenarios y probar la escalabilidad de la red

Las TI han estado diseñando y desplegando distintas tecnologías para el trabajo en remoto desde hace algún tiempo. Después de todo, el 74% de las personas cree que el trabajo flexible se ha convertido en "la nueva norma", según una encuesta realizada en 2019. Pero una cosa es tener parte de la fuerza de trabajo en casa y otra completamente distinta es que miles de personas se conecten remotamente a una VPN al mismo tiempo. Esto es la prueba de fuego para ver si el sistema es capaz de aguantar o no.

Muchas herramientas se crearon para funcionar sólo internamente, por lo que es tarea del departamento de TI garantizar que todo el mundo pueda acceder a las aplicaciones y los datos corporativos de forma segura en casa, tanto desde sus dispositivos móviles como de escritorio. En un momento de crisis global, en el que existe el miedo, la desconfianza y la falta general de información, es imperativo que los líderes de TI de las empresas proporcionen información, herramientas y procesos específicos en los que la gente pueda confiar. 
rnPensar en las posibilidades y tener una previsión de "qué pasaría si" es un primer paso fundamental. ¿Qué pasa si, sin previo aviso, toda la empresa necesita irse a casa? ¿Qué pasa si se sobrecarga la red? ¿Cuál es el plan B? ¿Serán escalables las herramientas colaborativas que funcionan habitualmente? ¿Tienen las personas las instrucciones pertinentes para acceder a los sistemas que necesitan para hacer su trabajo?

Una vez que se ha desarrollado un pequeño conjunto de posibles escenarios, el siguiente paso es llevar a cabo diferentes pruebas para asegurar el rendimiento y la escalabilidad. Si estás en una empresa que no ha progresado mucho en este aspecto, encárgate tú de que se consiga. Planifica un día en el que todo el equipo de TI trabaje desde casa. Si algo no funciona, ésta es una excelente oportunidad para aprender sobre ello y solucionarlo. Comprender lo que se siente al depender de vuestra propia tecnología influirá en la interacción como equipo y en los flujos de trabajo que se creen como resultado. 

2. Alinearse con la tecnología. No sólo con qué herramientas usar, sino en cómo usarlas

Muchos hablamos de tecnologías de colaboración en remoto, desde videoconferencia a virtualización de escritorio, pero quizá no se está poniendo suficiente énfasis en la importancia de la configuración. Conocer cómo usamos la tecnología es tan importante como saber para qué la estamos utilizando. Nosotros hemos creado una intranet en constante ampliación y la hemos llamado “Cómo trabajar desde casa”. Incluimos detalles sobre acceso a la VPN, el inicio de sesión en las aplicaciones corporativas, sobre nuestra herramienta de videoconferencia y sobre cómo permitir a los empleados utilizar sus teléfonos móviles en nuestro PBX (sistema telefónico privado) basado en la nube.

Esta página web agrupa en único lugar la información necesaria para teletrabajar, al tiempo que sirve de recurso para cualquier nuevo empleado que se incorpore a la empresa. También trabajamos duro para formar a empleados (y clientes) para acceder a nuestra solución cloud Frame, un espacio de virtual desktop que permite a individuos, equipos, clientes y partners acceder a sus escritorios, archivos y redes para trabajar exactamente igual que si estuvieran en la oficina. Gracias a esta solución, aquellos empleados que trabajen desde casa tendrán acceso seguro y confiable a cualquier aplicación desde un navegador, sin necesidad de descargar ningún software.

Por último, orientamos a los empleados sobre “higiene tecnológica” para responder consensuadamente a preguntas como: “¿Deberían grabarse todas las reuniones? ¿Ofreceremos transcripciones de las reuniones grabadas (útiles para los que no hablan inglés)? ¿Cómo nos aseguraremos de que los participantes se comprometan?”.

Mientras damos respuesta a estas cuestiones que van más allá de las TI, el trabajador suele estar condicionado por aquellas herramientas que selecciona el departamento de tecnología, como por ejemplo las plataformas de videoconferencia que permiten transcripción, como Zoom o Huddl.ai, mientras que otras no cuentan con esta capacidad. El hecho de tener a todo tu equipo alineado no sólo en torno a las herramientas que está utilizando, sino también en torno a cómo utilizarlas, ayudará a los empleados a conectarse de forma independiente y a trabajar de forma más productiva.

3.    Preparar la documentación para habilitar a todos. 

Los "runbooks" son un principio básico de la gestión de las tecnologías de la información que describen dónde se está ejecutando un sistema -ya sea en la red, en la nube, etc.-, cómo acceder a él, las cuentas y contraseñas de administración, las operaciones y el rendimiento que se espera de él, la orientación de la supervisión y cómo detenerlo y ponerlo en marcha. 

Hoy en día, casi cualquier libro de ejercicios y sus flujos de trabajo pueden ser automatizados. La medida en que su organización ha progresado en la ejecución de las tareas de forma autónoma es un factor que contribuye enormemente a su capacidad para capear una tormenta como la que vivimos, incluso si una parte significativa del equipo se ve afectada o no puede trabajar. Si no ha comenzado el viaje de la automatización, el simple hecho de actualizar la información de su libro de ejecución o “runbook” es un buen paso. Aprovecha parte de ese tiempo que ahorras en desplazamientos cada día para aplicar herramientas de bajo código o sin código al proceso de automatización de ese libro de ruta actualizado. Reemplazar tan solo el 5% de las operaciones manuales de programación puede contribuir significativamente a la capacidad de escalar de tu empresa en situaciones de presión.

En conclusión, el principal valor de una organización proviene de sus empleados. En un momento en el que podrían estar aislados y, sin embargo, permitirles continuar haciendo su trabajo diario significa mucho. La manera en que los responsables de TI los apoyen y los formen a través de la tecnología tendrá un profundo impacto en la productividad de la empresa.

rn*Wendy M. Pfeiffer es CIO de Nutanix