‘Teletrabajo 2.0’: el siguiente paso en las empresas

Un confinamiento estricto y total de la población, como el ocurrido durante la crisis de la Covid-19, provoca una debacle en la economía por el cierre generalizado de negocios o empresas. En medio de estas crisis, hay empresas que han demostrado que se puede lograr y llevar a buen término la implantación del teletrabajo de una forma radical y total en la empresa. En este contexto de urgencia provocado por la pandémica global que, en el caso de España, ha obligado, según cálculos aproximados, a teletrabajar a más de 10 millones de personas, casi de la noche a la mañana.

A todo esto, vistas las consecuencias para la economía, la Cámara de Comercio de España aún sigue reclamando al Gobierno un plan urgente para impulsar la digitalización y en su informe Una iniciativa para la transición digital en la economía española se refiere al teletrabajo como un “mecanismo de mejora de la productividad, ayuda a la conciliación y apoyo a una economía sostenible mediante la reducción de las emisiones ligadas al transporte”. Hay empresas que no podían esperar y han adoptado el modo teletrabajo, porque de ello dependía su supervivencia.

 El ‘trabajo distribuido’, una solución eficiente

Para explicar la diversidad del teletrabajo creo necesario describirlo en términos de ‘trabajo distribuido’. Algo que tiene que ver con trabajar para una empresa desde lugares lejanos, en una geografía más o menos extensa. Es decir, personas pertenecientes a la fuerza de trabajo de una compañía están trabajando desde lugares físicamente distintos, pero conectados en red con sus compañeros de trabajo de la empresa o de grupos de trabajo, pero operativamente ‘dentro’ de su estructura de producción y recursos humanos, aunque estén fuera de las ‘oficinas’ físicas corporativas.

En las empresas con una potente base tecnológica, la propia tecnología puede convertirse en el ‘aglomerante’ que interrelaciona y vincula todas las acciones productivas de los empleados de la empresa. Sin embargo, esa condición de disponer de una infraestructura tecnológica potente y eficaz es necesaria, pero no suficiente. La clave es que debe haber una ‘cultura digital’ de calidad interiorizada en cada miembro del equipo de la empresa, desde el CEO y los directivos hasta el último empleado. Sin esa cultura de base tecnológica, no se pueden flexibilizar las interacciones para que todo funcione a pesar de dificultades sobrevenidas por la distancia y las circunstancias adversas.

Naturalmente, el tiempo de confinamiento a causa de la pandemia ha sido un laboratorio y ha puesto a prueba la capacidad de ‘geometría variable’ de las empresas y ha supuesto, además de un estrés, también una oportunidad de múltiples aprendizajes para empresas y empresarios para pasar al modo de producción y trabajo distribuido. En algunos casos no se ha tratado solo de ‘hacer de la necesidad virtud’, como diría el clásico, sino de aprovechar esa fuerte cultura de base tecnológica para readaptarse y conseguir no solo salir indemnes, sino seguir produciendo más y mejor.

Es verdad que no todas las funciones de recursos humanos en muchas empresas se pueden hacer teletrabajando, pero ese porcentaje es muy grande o casi total en el caso de empresas basadas en el uso intensivo del conocimiento. Nuestro país está dotando de una buena infraestructura de red de fibra óptica y las operadoras en España disponen de medios y un despliegue de red con altas prestaciones en la mayor parte del territorio. Las empresas cuya actividad se basa en el uso intensivo de conocimiento y de la tecnología digital facilitan los empleos de mayor calidad. Pero cambiar la cultura y la mentalidad sobre ello requiere previamente un duro esfuerzo y un mirar a medio y largo plazo, algo que puede suponer un cambio de paradigma, algo no siempre al alcance mental y cultural de dirigentes, tanto políticos como incluso de las propias asociaciones empresariales, lo cual se contradice con que vivamos con uno de los países que genera, según su población, una de las mayores tasas de titulados universitarios de Europa y del mundo.

El ejemplo Elite 3D    

Elite 3D es una empresa valenciana, de la que ya hablamos en Innovadores tiempo atrás, que produce arte para videojuegos, es decir, objetos, personajes y escenarios para los metaversos de los videojuegos triple A (los que requieren para su desarrollo un mínimo de 500 millones de dólares de inversión previa, con un calendario de desarrollo completo que dura entre dos y cinco años y varios cientos de personas de diferentes especialidades desde artistas y guionistas hasta programadores e informáticos). El producto que fabrica Elite 3D es intangible, de base tecnológica y destinado grandes clientes globales: desde empresas, por ejemplo, como Microsoft Studio, Ubisoft, EA, Crytek, Digic Pictures, Amazon Game Studios, Activision/Blizzard; ILM x Lab, y otros gigantes mundiales de los videojuegos.

Aunque la incorporación del teletrabajo a raíz del confinamiento se ha llevado a cabo en la inmensa mayoría de empresa e instituciones que han podido seguir trabajando en la crisis de la Covid-10, me llegaron noticias de la transformación radical y casi súbita del trabajo de producción que la empresa tuvo que llevar a la práctica en pocas semanas, danto el ‘siguiente paso’ a lo que entendemos por teletrabajo para pasar a la producción distribuida y deslocalizada del cien por cien de sus empleados, algo antes del principio del cierre del país por el Estado de Alarma. AsíPero eet conexion Ethernetartidores de una empresa de repartod e comida a domicilio, que a peser del cierra de todo, segu una cií que he pedido a sus dos fundadores y dueños de la empresa, Oscar Ferrero (CEO) y José Luís Queral (AD), que a modo de un caso de estudio me describieran en detalle cómo han llevado a cabo la transformación en un tiempo récord, del paso de la totalidad de la producción y fuerza de trabajo de su empresa a lo que yo llamo el ‘teletrabajo 2.0’ con considerable éxito, aumentando producción, productividad y la plantilla de sus trabajadores coincidiendo en el tiempo con la enorme crisis pandémica que padecemos.

Anticipo el resultado con unos pocos datos y luego explicaré cómo han llevado a cabo. El primer dato es que, desde mediados del mes de marzo, la empresa ha pasado de contar de 164 trabajadores a los 180 que tiene a dían ha aumentadoue han tenido ese incremento).la que pertenece, la medida mensual de la productividad es esencial y por eso saben íaíaaÍA de hoy en que escribí este artículo, es decir que a lo largo de la crisis de la Covid-19 ha aumentado su plantilla en 16 personas. Su producción también ha aumentado entre un 3 y un 5% dependiendo del área de la empresa (en este tipo de empresas, debido a las exigencias de la industria a la que pertenece, la medida mensual de la productividad es esencial y, por eso, saben a día de hoy que han tenido ese incremento). Su facturación también ha aumentado, obviamente en proporción equivalente. Y esta empresa valenciana sigue exportando el 100% de su producción. Es decir, que en esta pandemia y su tremendo impacto mundial ha cumplido con la famosa frase: Toda crisis es una oportunidad. Vamos ahora a los detalles.

Transición total al modo ‘teletrabajo 2.0’

Las características de las empresas globales de base tecnológica totalmente conectadas a un dinámico y cambiante mercado, como la que nos ocupa, les da alguna ventaja para una situación global como la de la Covid-19. Por ejemplo, en cuanto a las alertas tempranas. Así que cuando esta crisiss se desató de pronto a una enorme escala en China en los meses de enero y febrero de 2020, algunos grandes estudios de producción de arte para juegos en este país, con miles de empleados, fueron súbitamente cerrados por las autoridades a causa de la emergencia. Así que, inesperadamente, empezaron a llegar a Elite-3D peticiones para producir el trabajo que algunos grandes estudios de arte para videojuegos de China no podían hacer por haber sido cerrados por las autoridades a raíz de la explosión de contagios de la Covid-19.  Estas peticiones funcionaron como una alerta temprana de lo que estaba empezando a pasar, así que Elite 3D comenzó a tomar conciencia mucho antes que nuestros gobernantes, incluso antes de lo que luego ocurrió primero en Italia, luego en España y después en el resto de Europa y el mundo entero, como luego ocurrió.

El escenario de teletrabajar, a pesar de disponer de la tecnología y la cultura adecuadas entre los empleados de 11 países distintos, con el inglés como idioma interior en la empresa, no se había llevado a cabo anteriormente por las exigencias de condiciones de estricta confidencialidad de los grandes editores que son los clientes que absorben toda la producción de la empresa.

De hecho, esa era la razón de que en Elite 3D no se había teletrabajado en los 15 años de la historia de la empresa. Este tipo de producción de largo desarrollo no se pueden permitir que cualquier componente de un ciberjuego que va a salir dos o tres años después, salga a la luz en internet o en las redes sociales antes del lanzamiento de un juego. La exigencia legal de confidencialidad sobre el trabajo producido es total. Cualquiera que accede a las oficinas de la empresa debe firmar, lo primero, un riguroso contrato de confidencialidad.

El escenario que se acercaba a toda velocidad era de una gravedad extrema. En condiciones obligadas de confinamiento, o se conseguía que los empleados pudieran seguir trabajando desde casa, o se cerraba el estudio y la empresa, lo cual, con los encargos y compromisos adquiridos que tenían, hubiera significado una catástrofe económica y legal desastrosa que hubiera llevado al cierre por inviabilidad de la empresa. Las dos semanas, incluidos sus días y noches, que usaron los dos empresarios para diseñar con su equipo de IT el nuevo sistema de funcionamiento fueron de órdago en medio de una gran incertidumbre, ya que el total de trabajo de producción de la empresa debía pasar de su modo normal con funcionamiento seguro y cerrado a prueba de ataques informáticos y ubicado dentro de la empresa, a un sistema informático en parte externo y distribuido, pero con el mismo nivel de seguridad contra hackeos e intrusiones que tenía en el interior. Un inmenso reto.

Después, había que persuadir a todos los empleados para que asumieran el reto del escenario que se avecinaba, esto abría tres frentes a resolver: uno, llegar al acuerdo con todos los empleados para que trabajasen desde casa con la misma eficacia y calidad que lo hacían dentro de la empresa; dos, convencer a los clientes internacionales que el trabajo distribuido podía hacerse manteniendo las mismo exigencias de calidad, seguridad en las comunicaciones y confidencialidad garantizada; y tres, realizar los cambios de infraestructura tecnológica y en sus prácticas diarias necesarios para hacerlo posible.

Oscar Ferrero y José Luís tuvieron que multiplicar su capacidad de persuasión para anticipar que esta revolución en el funcionamiento de la empresa era posible ponerla en práctica y, además, planeándolo cuando se anunciaba el próximo confinamiento total en sus hogares a toda la sociedad en España, salvo los miembros de los servicios esenciales. Afortunadamente los especialistas de mantenimiento, IT y soporte al teletrabajo de la maquinaria informática de dentro de la empresa se pudo acoger a esa excepción legal de servicios esenciales porque, como luego veremos, el total de la maquinaría informática tenía que seguir funcionando a pleno rendimiento, aunque no estuvieran allí los empleados.

Pero había serios obstáculos que superar. En lo tecnológico, a pesar de disponer de tecnología muy avanzada en la empresa, tuvieron que reinventar la forma de usarla. La solución que creó Elite 3D fue crear una red encriptada y segura de ancho de banda suficiente, que facilitara que el producto del trabajo de cada uno de los empleados que trabajaba desde su casa, es decir, el contenido creados por sus trabajadores no estuviera nunca en los ordenadores de casa de los empleados. Para ello desarrollaron un modo de trabajo según el cual los empleados manejaban desde sus casas remotamente sus propios ordenadores de la oficina, pero el contenido que creaban, en realidad lo producía y almacenaba su propio ordenador que físicamente seguía funcionando dentro de la empresa, y al que accedían desde su casa individualmente mediante streaming ‘inverso’ por ‘túneles’ de software VPN, al modo, o según la filosofía, para entendernos, de las antiguas ‘terminales tontas’ que se conectaban a un potente ordenador de tiempo compartido, modo que se inventó y usó, décadas atrás en el MIT, en una época en que los ordenadores personales no existían tal como los conocemos.

Así que cada empleado podía trabajar dentro de su ordenador situado en la empresa, pero accediendo desde la máquina situada en su propia casa. Todas las comunicaciones y los discos duros, por supuesto, están encriptados en todo momento. Cada día, en el momento de inicio de jornada, un ‘script’ preprogramado por el área de IT de la empresa arrancaban todos los ordenadores de los empleados para que los trabajadores pudieren ‘entrar’ en ellos desde su casa.

A continuación, como principio del trabajo diario, cada equipo (de entre 5 a 15 personas, dirigido por su ‘lead’) celebraba una reunión virtual de inicio de jornada de unos 15 minutos sobre el trabajo del día o de la semana y, luego, comienzan a trabajar en equipo manteniendo abierto un canal interno de chat de la empresa, por supuesto encriptado, que mantiene entre los miembros del equipo y la empresa una comunicación virtual fluida y en tiempo real. Y, así, hasta el final de jornada o al cerrar la sesión de trabajo. Todo ello no deja en el ordenador de la casa del empleado, desde el que acceden, ningún rastro del trabajo realizado, que siempre se mantenía al 100% dentro de las máquinas de la oficina. La empresa hizo llegar, previamente a las casas de los empleados los componentes necesarios tanto de hardware (los monitores o PCs que los empleados necesitaban, e incluso sus cómodas butacas de trabajo si lo deseaban) para trabajar igual de cómoda y eficazmente que lo haciendo en su puesto de trabajo físico en la oficina.

Por supuesto también hubo que hacer cambios físicos y de hardware en las casas de los empleados. Hay una anécdota graciosa: la empresa envió (por cierto, mediante repartidores de una conocida empresa de reparto de comida a domicilio con bicicleta (que, a pesar del cierre generalizado, seguía funcionando), los cables Ethernet para conectarse y que ningún empleado trabajase usando la Wi-Fi de su casa (son muy inseguras y hackeables). Todas las conexiones para trabajar se realizan por cable mediante conexión Ethernet y estaban facilitadas por la empresa.

En cuanto al software también hubo que adaptar ciertas cosas. Por supuesto, la comunicación por videoconferencia, chat y mensajería es esencial ya que en este modo de trabajo la alta conectividad debe mantenerse completamente fluida. Para videoconferencia se desecharon, por sus posibles vulnerabilidades, las aplicaciones más famosas y de moda como Zoom (prohibido específicamente por los clientes), Skype, etc. Elite 3D está usando la aplicación Microsoft Team (el desarrollo en este sector de hace casi en totalidad con PCs): y para el acceso remoto seguro a los potentes ordenadores de la empresa (que son las verdaderas herramientas de entornos gráficos que llevan a cabo la computación y los cálculos necesarios en la producción digital), se sigue usando el programa HGS de la empresa HP, de creación de ‘túneles’ VPN seguros de alto rendimiento, individualizados, al que solo cada empleado tiene acceso y es superseguro.

El factor humano en el teletrabajo avanzado

Para los líderes de la empresa y su ‘estresado’ núcleo de IT llegó pronto, primero, el alivio y la alegría después, al comprobar que este paradigma reinventado del trabajo distribuido para el 100% de los recursos de la empresa –que nunca habían hecho antes–, funcionaba con alto rendimiento, y que la exigible seguridad primero se mantenía, y luego mejoraba, incrementando la productividad, lo que se pudo constatar en las periódicas auditorías. Ello contrastaba grandemente con las pésimas noticias y situación social presentes en todas las noticias de esos días y semanas que llegaban a los domicilios de los empleados, eso incluía a los directores de la empresa. El estado de ánimo de los empleados teletrabajando tenía que hacerse compatible con estar rodeados de preocupación y angustia de muchos amigos y familiares que habían tenido que dejar de trabajar. Y, señalaba el director de soporte de IT, cómo resultaba físicamente surrealista ver en las oficinas de Elite 3D durante la jornada de trabajo ver funcionar a pleno rendimiento la enorme cantidad de ordenadores de la empresa con sus luces encendidas, sin nadie al teclado, en los que estaban trabajando remotamente todos los artistas digitales y profesionales de la empresa manejándolos remotamente desde casa. Se da al caso de que, como hubo que contratar más empleados a lo largo del confinamiento e incluso en el inicio de la desescalada, todo se hizo remotamente, hay algunos de los 16 nuevos empleados que ya están trabajando en la empresa, que aún no han visto ni estado físicamente junto a sus compañeros físicamente, aunque llevan semanas trabajando en equipo con ellos.

Al llegar el fin del confinamiento, le empresa ha hecho una encuesta para ver cuáles empleados quería volver a trabajar físicamente en la oficina a partir del lunes 5 de julio en que se reanudaba el trabajo físico en las oficinas de la empresa. Los empleados tenían tres opciones: una, incorporarse físicamente al trabajo en la oficina; dos, incorporarse en las siguientes fases de la desescalada, o al final de las medidas especiales que han implantado las autoridades para la nueva normalidad. Pues bien, de los 180 empleados, solo 38 decidieron incorporarse el pasado 5 de julio. El resto ha decidido, por ahora, seguir haciendo su trabajo de producción en la empresa remotamente.

Así que, por lo que parece en esta empresa, este ‘teletrabajo 2.0’ está aquí para quedarse, al menos, mientras dure la incertidumbre que atenaza a sociedades de todo el mundo, hoy por hoy. Por supuesto la actividad en Elite 3D sigue a toda máquina, ya que el confinamiento generalizado de la gente en los hogares de tantos países ha generado un enorme repunte del consumo de videojuegos a nivel mundial. Y eso ha generado como ha ocurrido en Elite 3D oportunidades inesperadas con nuevos puestos de trabajo de alto nivel. Jugar a videojuegos también está usándose en los hogares de medio mundo para combatir el aburrimiento y el tedio, pero también para divertirse en casa y compartir el jugar remotamente, por millones de personas de todas las edades en múltiples países del mundo. El ‘teletrabajo 2.0' ha venido para quedarse y el ocio compartido también. Mientras tanto, las autoridades están pensando cómo regularlo. Pero el mundo no espera, no se para y sigue adelante.