La Seguridad Social: de su primera web en 1995 al móvil como punto de acceso

El ciudadano como centro del proceso de digitalización. Este deber ser el objetivo que debe guiar las actuaciones que lleven a cabo las Administraciones Públicas en materia de transformación digital y el que precisamente persigue la Seguridad Social con su nuevo portal Import@ss, lanzado esta semana por el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones.

Un detalle relevante: Import@ss no es sólo una nueva web, un nuevo portal o una nueva sede para realizar trámites telemáticos, sino que se trata de un nuevo modelo de atención en el que el ciudadano está en el centro de los servicios digitales que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

Más de tres años de trabajo se han dedicado al desarrollo de este nuevo portal, que ha implicado también una adaptación organizativa de la propia Tesorería y un rediseño de sus servicios. Para lograrlo, han trabajado conjuntamente el equipo de diseño, que ha tenido en cuenta las demandas de los ciudadanos; el de procesos; y el técnico, que ha desarrollado una nueva arquitectura web y desarrollo ad-hoc para este proyecto. De hecho, España es uno de los dos únicos países de la Unión Europea que tiene un diseño propio exclusivo en Seguridad Social. 

Un esfuerzo que ha dado lograr a un espacio accesible para todos, claro en su diseño y su lenguaje, sencillo y fácil de usar y personalizado para cada ciudadano y que garantiza su lectura y su navegación desde cualquier tipo de dispositivo. Además, se ha puesto énfasis en que todas las interacciones que se realicen con la entidad se hagan de forma segura.

Este nuevo portal es un ejemplo más del esfuerzo que se está realizando desde las Administraciones Públicas españolas por avanzar en servicios públicos digitales. Un esfuerzo que ha sido reconocido por el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) elaborado por la Comisión Europea (CE), que sitúa a España en el segundo puesto en la UE en materia de servicios públicos digitales, muy por encima de la media.

De hecho, los indicadores muestran un nivel alto de interacción en línea entre las Autoridades Públicas, los ciudadanos y las empresas en España. Sin embargo, el informe apunta que el país puede ampliar sus buenos resultados en administración electrónica si logra un consenso entre todas las administraciones públicas para desarrollar la misma infraestructura interoperable y digital por defecto.

Y con este fin, el Gobierno ha puesto en marcha el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas, que, en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, prevé movilizar una inversión pública de, al menos, 2.600 millones de euros para los próximos tres años.

Uso de las TIC en la Seguridad Social

La Seguridad Social siempre ha sido pionera en el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). Ya en 1995, cuando Internet era algo desconocido para gran parte de la población, la entidad abrió su primera página web y puso en marcha el sistema RED para los trámites de empresas y autónomos que permite el intercambio de información y documentos.

Desde ese año la Seguridad Social ha seguido avanzado en el desarrollo de sus servicios digitales, pero el foco hasta ahora siempre ha estado en las empresas y sus demandas. De ahí este nuevo enfoque en el ciudadano, cuya importancia se ha puesto de relieve durante la pandemia de la covid-19, que cerró las oficinas de la entidad y obligó a los ciudadanos a realizar sus trámites online.  

La apuesta por la innovación también se ha dejado notar en el propio funcionamiento de la Seguridad Social. Así, gracias al uso de la tecnología RPA (Robotic Process Automation), se ha agilizado desde 2020 el trabajo equivalente a 550.00 horas en tareas repetitivas y, gracias a la automatización, desde diciembre a marzo se han resuelto más de 700.000 expedientes de jubilación de forma automática o semiautomática.

Y esta innovación, como debe ser en plena revolución digital, no se va a quedar en lo puesto en marcha esta semana. Como indicó en la presentación del portal el ministro de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, José Luis Escrivá, aspiran a seguir escalando el portal para que con el tiempo se convierta en el medio a través del que la Seguridad Social gestione todas sus relaciones con los ciudadanos en sus distintos ámbitos de actividad.

¿Cómo funciona el portal?

Pero ¿cómo funciona Import@ss? El portal se divide en dos áreas claramente diferenciadas: una pública y una personal. En el área pública, con 40 servicios disponibles, ofrece todo lo necesario para realizar cualquier trámite o gestión, organizado en cuatro grandes categorías: vida laboral e informes; altas, bajas y modificaciones; consulta de pagos y deudas y datos personales.

Por su parte, el área privada será un espacio único para cada usuario, similar a los que en la actualidad ofrecen los portales de las compañías de telecomunicaciones o de los bancos una vez que el cliente se identifica. Allí, la Seguridad Social ha hecho un esfuerzo para que el ciudadano visualice de forma inmediata y clara todos sus datos personales.

Por ejemplo, entre los servicios que estarán disponibles a través de Import@ss se encuentran consultar o solicitar el Número de la Seguridad Social (NUSS), que es el que identifica al ciudadano en sus relaciones con el organismo; modificar los datos de contacto y domicilio o descargar el documento de afiliación.

Además, el portal incluye toda la información sobre la situación actual en la Seguridad Social y la información de la relación o relaciones laborales del ciudadano. Así, el usuario podrá ver los datos de alta, tipo de contrato, jornada, grupo de cotización, etc., así como consultar y descargar su informe de bases de cotización.

Página web del portal Import@ss

En esta línea, el nuevo portal dará acceso a todo lo relacionado con la Vida Laboral, ya que el usuario podrá acceder a todas sus situaciones de alta y baja en los distintos regímenes de la Seguridad Social y el número de días que se ha estado en alta, así como descargar el informe en formato PDF.

En la presentación de la plataforma, el director general de la Tesorería General de la Seguridad Social, Andres Harto, ha incidido en que esta plataforma busca hacer la vida "más fácil" a los 18 millones de personas que pueden utilizar este portal. Por ejemplo, ha apuntado que se busca evitar a los ciudadanos el papeleo, ya que no va a tener que aportar nada que ya conozca la Administración. 

El móvil como llave de acceso

Uno de los principales retos a los que se enfrenta la Administración a la hora de gestionar sus relaciones electrónicas con los ciudadanos es el acceso, ya que es necesario que sea sencillo y seguro al mismo tiempo para no desincentivar su utilización.

Por ello, es de agradecer que a Import@ss se pueda acceder de varias formas y algunas de ellas son muy similares a los que ya se emplean a la hora de pagar compras por internet o identificarnos en determinados servicios en línea. Por ello, el teléfono será la principal herramienta de acceso al portal. 

Así, un ciudadano que haya comunicado previamente su número a la Seguridad Social podrá identificarse mediante un código de identificación que recibirá por SMS. Actualmente un 70% de los ciudadanos han comunicado su teléfono a la Seguridad Social, porcentaje que asciende al 82% en el caso de los empleados del hogar y al 92% en el de los autónomos. 

Asimismo, existen otras posibilidades de acceso más habituales en las relaciones con las Administraciones públicas, ya que también se podrá entrar con el certificado digital, el sistema Cl@ve Pin que se utiliza para acceder a la agencia tributaria o el servicio cl@ve permanente, para el que el usuario debe registrarse previamente.

Empleadas del hogar y autónomos

Otro de los aspectos más relevantes de Import@ss es la creación de dos apartados específicos dentro del portal dirigidos a dos colectivos muy relevantes en el ámbito de la Seguridad Social como son los trabajadores autónomos y los empleadores y empleados del hogar.

La entidad ha hecho un esfuerzo para que el acceso a toda la información relevante para estos trabajadores sea a partir de ahora "más fácil que nunca" y posibilitar que se puedan hacer tramitar altas, bajas y modificaciones en empleo en el hogar o el trabajo autónomo.

Andrés Harto, director general de la Tesorería General de la Seguridad Social Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones

En concreto, se ha habilitado un bloque destinado al empleo de hogar con toda la información al respecto, tanto para el empleador (que podrá solicitar un alta nueva o estimar cuánto deberá pagar de cuota mensual antes de una nueva alta) como para el empleado. 

Este apartado permitirá a los trabajadores de este sector acceder a toda la información sobre su situación laboral, como los datos del empleador, la base de cotización, la fecha de inicio de la actividad, el tipo de contrato, la jornada y el salario o la entidad aseguradora. Datos que hasta ahora estos trabajadores no podían consultar y que les permitirán prevenir situaciones de fraude, controlar su situación y ejercer sus derechos.

En este sentido, Harto ha puesto de ejemplo hasta qué punto el nuevo portal facilita dar de alta a un empleado del hogar. Con nueve pasos y una duración de seis minutos, sin interrupciones, Import@ss va guiando al empleador por un camino que ofrece varias opciones y le permite revisar todo el proceso antes de darlo de alta.