MADRID, 28 (Portaltic/EP)

Cada día son más los datos sensibles que almacenan y gestionan los negocios o instituciones y, debido a ello, también ha aumentado el valor de la información. Cualquier organización, por tanto, debe poner el foco en la protección del dato y en su autenticación, de tal manera que no se vulnere la privacidad de los usuarios.

Este lunes 28 de enero se celebra el Día Europeo de la Protección de Datos, y la consultora especialista en soluciones digitales VASS ha elaborado un decálogo con los requisitos que las empresas deben aplicar para cumplir con el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) y evitar sanciones que pueden elevarse hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual del ejercicio anterior.

El primer paso para adecuarse al reglamento es concienciarse de por qué es importante proteger los datos. Si los empresarios y trabajadores no tienen este aspecto asimilado, las medidas para cumplir con el RGPD no serán suficientes ni eficaces.

Tener un documento que recoja el análisis del riesgo y evaluación del impacto sobre el tratamiento de datos que se ha hecho hasta el momento es básico para actuar conforme al reglamento. Desde Vass entienden que no es fácil de elaborar, requiere tiempo y recursos, y avisan de que el precio reputacional y económico de las sanciones por el incumplimiento de la ley siempre será mayor.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es el organismo público encargado de hacer cumplir el reglamento. Para evitar las multas, las compañías deben acreditar que han implementado los requisitos que marca la normativa ante esta institución. En caso de que la evaluación de impacto muestre un alto riesgo, la propia AEPD les indicará qué deben hacer.

Las empresas, además, deben contar con un registro de actividades. En este documento se especifica qué datos están recogiendo y con qué fin, así como las medidas y el nivel de seguridad que se aplican, el tipo de fichero y si los datos almacenados van a ser cedidos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). De esta manera, el ciudadano puede saber en todo momento qué ocurre con su información personal y dónde puede ejercer sus derechos.

Asimismo, todos los organismos deben revisar los consentimientos obtenidos (uso de datos para fines comerciales, enviar información por 'mail', etc.), así como los documentos de confidencialidad de los trabajadores y los de seguridad para adecuarlos al RGPD. En Vass indican que será necesario enviar de nuevo toda la información a los usuarios y empleados por motivos de transparencia y, además, hacerlo cuanto antes.

En función de los resultados del análisis de riesgo que realice la compañía, los encargados del tratamiento de datos tienen que ajustar las medidas de seguridad a la realidad de su empresa. Esta es, como explican desde la compañía, la única fórmula para garantizar un buen uso de la información y de minimizar el riesgo de que esta se vea comprometida en caso de un ciberataque.

También hay que establecer mecanismos de notificación, dado que toda violación de seguridad debe hacerse pública en un plazo máximo de 72 horas. La notificación debe dirigirse a los usuarios, clientes y empresas subsidiarias afectadas. Y en caso de que no se efectúe este aviso, los damnificados podrán denunciar y la empresa se enfrentará a sanciones.

Las empresas deben contar con una base legal del procesamiento de los datos personales. La normativa recoge seis tipos de bases jurídicas para el tratamiento de los datos en Europa: interés vital del individuo, interés público, necesidad contractual, cumplimiento de obligaciones legales, consentimiento inequívoco del individuo e interés legítimo del responsable del tratamiento de datos. Todas tienen el mismo valor legal y las empresas deben ceñirse a ellas para funcionar de un modo correcto.

La presencia de un Delegación de Protección de Datos (DPD) se hace necesaria cuando se trate de un organismo público, si el responsable hace una monitorización y seguimiento de datos a gran escala y cuando dicha información tenga que ver con condenas o delitos de diferente índole (por ejemplo, la sexual). Si la empresa cumple con alguno de estos supuestos, debe certificar al encargado como DPD a través de la AEPD.

La tecnología es un aliado fundamental para facilitar el cumplimiento de la normativa. Las nuevas herramientas y soluciones que los expertos en la materia sacan al mercado no sólo permiten incorporar medidas de seguridad eficaces, sino que también simplifican y agilizan la extracción y el análisis de la información.