Disfrutar de unas merecidas vacaciones es algo que todo el mundo desea con pasión. Da igual que haya que hacer maletas, recorrer cientos o miles de kilómetros, o esperar largas colas para subir al avión. Luego, al llegar al hotel o cualquier otro establecimiento de hospedaje, el registro (o check-in) era un acto breve, previo al disfrute del tiempo de descanso. Pero ya no será así.

Antes de entrar en detalle sobre los cambios que ya se han puesto en marcha, y que van a alargar el proceso de registro, conviene recordar qué funciones tiene el check-in. Al hacerlo, se toman los datos personales para enviarlos posteriormente a las autoridades (Policía Nacional u otro cuerpo de seguridad equivalente).

Esto se hace así para poder identificar de forma correcta al cliente. Asimismo, lo que se persigue es poder avalar su estancia hasta el momento de su salida.

¿Por qué cambia el registro en los hoteles?

Hay que mirar atrás en el tiempo para explicar el cambio. En concreto, al real decreto 933/2021, publicado el 26 de octubre de 2021. Dicho RD estableció nuevas normas sobre el registro documental e información de personas físicas o jurídicas que operan en actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

Con anterioridad, la norma que se tenía en cuenta para el check-in era la Orden INT/1922/2003. La misma establecía la obligación del registro de turistas a la Policía Nacional, Guardia Civil, Ertzaintza o Mossos d'Esquadra.

Hecha esta aclaración, la nueva norma debería haber entrado en vigor el 2 de junio de 2023. Sin embargo, se retrasó hasta el 31 de enero de 2024 en un primer momento. Porque, más tarde, se dio un nuevo plazo: el 1 de octubre de 2024. Y ha habido un tercero: el 2 de diciembre de 2024. ¿Motivo? Las quejas del sector.

Alargamientos para que tanto hoteles, hostales, albergues, casas rurales, campings, bungalows, apartamentos turísticos y otros alojamientos vacacionales puedan adaptarse al cambio.

¿Cuál es la lista de los nuevos datos?

Con la nueva norma ya en marcha, todos los viajeros deben ser registrados sea cual sea su edad. Los adultos, por un lado, deben completar todos los datos y su firma. Mientras que las personas con edad entre 14 y 18 años deben identificar su parentesco y los datos con la persona con la que mantiene dicho parentesco. Por último, los menores de 14 años no tiene obligación de dar los datos referentes al DNI pero sí el parentesco y el resto de datos.

¿Cuáles son los datos? Hasta ahora, la Orden INT/1922/2003 pedía nombre, primer y segundo apellido, tipo de documento, número de documento, fecha de expedición y fecha de nacimiento. Todos ellos presentes en el DNI.

Pero ahora, la lista de datos se alarga incluyendo datos de la reserva. La lista queda así: identificador de la reserva, fecha de contrato, fecha de entrada, fecha de salida, tipo de pago, nombre del viajero, apellido del viajero, teléfono o email del viajero, tipo de documento, número de documento, número de soporte del documento, fecha de nacimiento, dirección, código del municipio, municipio, código postal, país y parentesco (esto último dato sólo para los viajeros menores de edad).

¿Qué sucede si el proceso de registro no se hace siguiendo estas pautas? Pues que si no se hace atendiendo a todos estos parámetros, o luego no se envía el registro de viajeros a la Policía, las multas para los establecimientos pueden ir desde los 100 euros hasta los 30.000 euros. Incluso puede darse el caso de que la Agencia Tributaria inicie acciones legales contra dicho establecimiento.