El 7 de abril comienza una nueva campaña de la declaración de la renta y la plataforma online de asesoramiento fiscal a autónomos Declarando ha elaborado una guía para que los trabajadores por cuenta propia en la que ofrece claves y consejos para reducir la factura anual con Hacienda, poniendo especial cuidado en la adecuada contabilización y deducción de gastos asociados a la actividad.
En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, el procedimiento no presenta muchas dificultades, dado que Hacienda tiene en su poder toda su información relativa a sus ingresos, y las deducciones a aplicar son muy limitadas y automáticas.
Sin embargo, en el caso de los autónomos, el procedimiento se complica un poco más, en tanto que los datos que dispone Hacienda sobre estos trabajadores no suelen estar completos. Dependiendo de si el autónomo aplica retenciones de IRPF en sus facturas, Hacienda tendrá más o menos información relativa a los ingresos, pero en todo caso siempre le faltará mucha información sobre los gastos.
Hay que tener en cuenta, además, que la posibilidad de librarse de realizar la declaración de la renta si eres autónomo es prácticamente nula. Bastará con que hayas ganado más de 1000€ a lo largo del ejercicio para que tengas que presentarla, incluso si solo has estado dado de alta como autónomo un mes.
De hecho, los gastos son la auténtica clave del ahorro en la declaración de la renta del autónomo. "Cuando se es autónomo, la presentación de los gastos tiene tanto de reto como de oportunidad", asegura Marta Zaragozá, CEO de Declarando.
Por un lado, es una parte compleja de presentar. Pero por otro, si se hace correctamente, puede tener un impacto económico enorme en el resultado final de la declaración de la renta, señala la directiva.
Cinco consejos
Con el fin ayudar a los autónomos a ahorrar en sus declaraciones, Declarando ofrece cinco consejos que ayudan a optimizar los gastos:
1.- Deducir todos los gastos permitidos y hacerlo en el porcentaje que corresponda.
2.- Establecer una rutina de control de gastos, que incluya la revisión de las cuentas bancarias y la contabilización regular de todos los gastos deducibles.
3.- Revisar los datos que te proporciona Hacienda para la declaración de la renta con el fin de comprobar que no contienen errores.
4.- Realizar con tiempo el borrador de la Declaración para poder revisarlo y subsanar errores sin prisa.
5.- Tener en cuenta los ingresos que se hayan podido producir a lo largo del año en países diferentes a España en caso de haber tenido un traslado laboral.
Gastos deducibles
Asimismo, Declarando ofrece una lista de todos los gastos deducibles que el autónomo puede incluir en su declaración de la renta.
En primer lugar, los gastos deducibles en IRPF e IVA.
Gastos de alquiler
Los locales alquilados como oficina, almacén o punto de venta, pueden deducirse en su totalidad, siempre y cuando el contrato esté a nombre del autónomo y se haya informado a Hacienda previamente.
Los gastos por suministros
Con los gastos por suministros, como la luz, el agua o la calefacción, sucede algo muy similar a los gastos de alquiler. En caso de tener alquilado específicamente un local para el desarrollo de la actividad, pueden deducirse todos los gastos por suministros. Pero si se trabaja desde casa, Hacienda sólo permite que la deducción de este tipo de gastos sea de un 30% sobre el porcentaje de afectación, definido como la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total.
Teléfono e Internet
El teléfono fijo y la conexión a internet instalada en la oficina o local comercial son gastos deducibles. Si se trabaja desde casa, se deberían abrir líneas nuevas y exclusivas para el desarrollo de la actividad para poder deducir estos gastos en su totalidad.
Materiales y materias primas
Los gastos derivados de la compra de materiales y materias primas necesarios para el desarrollo de la actividad son deducibles y se conocen como consumos de explotación.
Bienes de inversión
Los bienes que se adquieren para el desarrollo de la actividad, y no son una materia prima, se conocen como un bien de inversión. Los bienes de inversión siempre tienen que exceder los 3.000€ y, muy importante, tienen que ser bienes, no servicios.
Tanto las compras como las reparaciones de los bienes de inversión son gastos deducibles del IVA. En el caso del IRPF de los bienes de inversión, no se puede restar todo el importe de una vez, porque la ley obliga a hacerlo poco a poco. Es lo que se conoce con el nombre de amortización.
Marketing y publicidad
Siempre y cuando se tenga factura de ellos, la inversión realizada en marketing y publicidad, por el canal que se elija (online u offline) puede ser contabilizado como gasto deducible.
Atención a clientes y proveedores
Este gasto es uno de los que suele generar más dudas y problemas. Se consideran gastos de atención a clientes y proveedores los gastos de merchandising y regalos que se entregan en nombre del negocio, como por ejemplo las camisetas, gorras, mochilas, tazas, chapas, bolígrafos o calendarios corporativos. Estos gastos son deducibles, pero solo pueden sumar un máximo del 1% de tu facturación.
Página web
Los gastos de diseño web son deducibles, desde su diseño y programación, hasta su actualización y mantenimiento, pasando por los gastos de hosting, compra de dominios y cuentas de email asociadas.
Gastos de asesoría y contabilidad
Otro grupo de gastos deducibles para los autónomos es el de los gastos de asesoría contable, fiscal, legal o laboral.
Gastos de otros profesionales
Igual que sucedía con los gastos de asesoría y contabilidad, todos los servicios prestados por otros profesionales para el desarrollo de la actividad, como abogados, notarios, consultores de negocio, auditores, etc. pueden considerarse gastos deducibles.
Gastos derivados de tener otros trabajadores
Tener otros trabajadores contratados abre un abanico de gastos deducibles adicionales: desde las cotizaciones a la seguridad social a cargo del autónomo o empresa, hasta las pagas extraordinarias y retribuciones flexibles. También pueden deducirse los gastos por indemnizaciones, seguros y los gastos de formación, dietas o desplazamientos.
Dietas
Los gastos en concepto de dietas incluyen las consumiciones realizadas en hoteles, bares, restaurantes y estaciones de servicio. Son gastos muy habituales, pero con los que Hacienda puede llegar a ser muy quisquilloso, ya que resulta difícil distinguirlos de un gasto personal.
Para evitar problemas y que no haya duda de que son gastos deducibles legítimos, conviene tener en cuenta tres detalles: pagar siempre con tarjeta de crédito, si es posible, que esté asociada a la cuenta en la que solo se registran los gastos profesionales; pedir siempre la factura con indicación del nombre.
El importe diario en concepto de dietas no debe sobrepasar los 26,67 €/día en territorio español, y los 48,08 €/día en el extranjero. En el caso de que sea necesario dormir fuera de casa, las cantidades se amplían a 54,34€/día si es un desplazamiento nacional y 91,35€/día si es internacional.
Desplazamientos y viajes
Los desplazamientos en taxi o transporte público para acudir a una reunión o realizar visitas de trabajo, son desgravables, pero conviene conservar siempre el ticket o factura. Los gastos de viaje a otras ciudades, ya sea en coche, tren, autobús o avión también son deducibles, tanto del IVA como del IRPF.
Vehículos y combustible
Los gastos derivados de la compra o el uso de un vehículo se consideran deducibles, tanto del IVA como del IRPF, cuando el vehículo se usa exclusivamente para la actividad profesional (por ejemplo, para entregar o repartir mercancías). Pero lo más habitual es que uses tu propio coche o moto con dos fines: el personal y el profesional. En estos casos, el IRPF no es deducible, pero sí el IVA, que podrás deducir al 50% en cualquier gasto relacionado con el vehículo: reparaciones, parkings, peaje, combustible, etc.
Herramientas online
Da igual que sea una compra única o una suscripción mensual, cualquier pago realizado por una herramienta online relacionada con la actividad profesional puede ser considerado como un gasto deducible. Los ejemplos más habituales aquí serían los programas de diseño, las herramientas de gestión y monitorización del tiempo, las herramientas de fotografía y vídeo, y todas las herramientas de comunicación, marketing o gestión de redes sociales.
Otros gastos
En este apartado se incluyen los libros y suscripciones a revistas profesionales, la asistencia a cursos, seminarios, congresos y eventos formativos y las cuotas de pago a colegios profesionales o asociaciones empresariales.
Gastos deducibles sólo en IRPF
IBI, tasa de basura y comunidad de propietarios
El IBI, la comunidad de propietarios y la tasa de basura se consideran gastos deducibles, pero ojo: sólo para el que los paga. En el caso del IBI y la comunidad, este gasto normalmente le corresponde al propietario del local o arrendador.
Sin embargo, la tasa de basura casi siempre le corresponde al inquilino, ya que este es quien la genera y, por tanto, quien la suele pagar. Aquí sucede lo mismo que con el alquiler: en el caso de que sea una vivienda, solo se pueden deducir estos gastos en el porcentaje correspondiente al espacio dedicado a tu actividad.
Amortizaciones
Cuando se adquiere un bien de inversión, se presupone que va a ser usado durante mucho tiempo (como mínimo un año) y que su valor cambiará en el tiempo, pues se irá deteriorando. Por eso, no se puede descontar directamente del IRPF, sino que hay que deducirlo poco a poco. Y esto es precisamente lo que se conoce como amortización fiscal.
Gastos financieros
Los gastos de comisiones de tarjetas, cuentas o transferencias, o los intereses generados por préstamos y créditos también son deducibles.
Cuotas de autónomos
La cuota mensual que pagas a la Seguridad Social también se puede deducir. Este es probablemente el ejemplo de gasto deducible sin ticket o factura más típico.
Seguros
Todos los seguros relacionados con la actividad profesional, como el seguro de responsabilidad civil, el seguro de vida o seguro médico privado se consideran gastos deducibles. En este último caso, existe una limitación de 500 euros por cada persona de la unidad familiar.