Se la conoce como 'reunionitis' y es fácil identificar a los afectados. Empiezan el día conectándose a una conferencia y, si dejan esta es solo porque la siguiente ha comenzado, y no pueden fallar a su outlook. Enlazan una tras otra en sus diferentes versiones (presencial, zoom, webex, teams...) hasta concluir, exhaustos, la jornada laboral.

Muchos de ellos teletrabajan, pero desayunan y comen en las reuniones. Y no solo eso, también hay reuniones en metro, en autobús y en general en cualquier ámbito de la vida. No es extraño ver a padres recoger a sus niños en el colegio mientras atienden por el móvil a algún meeting del trabajo.

El problema no es en sí la reunión, a todas luces necesaria para coordinar equipos, compartir conocimientos y establecer una estrategia válida. El problema es la profusión de ellas, porque mientras estás en una conference call no puedes avanzar con el trabajo ejecutivo. Y éste se acumula, esperando que encuentres hueco para hacer lo que dijiste que harías en esa reunión.

Y, dado que, pese a lo que pueda parecer, estar reunido no es un trabajo, hace falta hacerse la gran pregunta y afrontar su previsible respuesta: ¿son necesarias todas las reuniones a las que asisto a lo largo del día?

El problema es la profusión de ellas, porque mientras estás en una conference call no puedes avanzar con el trabajo ejecutivo

La respuesta ya la sabes. Lo sabemos todos, aunque no siempre nos enfrentamos a ella. Según desvela el Harvard Business Review, el 65% de los profesionales siente que las reuniones obstruyen su trabajo. Pero me atrevo a decir que el otro 35% no coincide porque no ha tenido tiempo de planteárselo. Tenían que entrar en otra reunión.

Hay más datos. Según el informe Better business meetings, un empleado medio desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces, aproximadamente el 18% de su tiempo. Si lo traducimos a la vida real, esto supone que una pyme española con diez empleados tira a la basura 40.000 euros cada año, algo así como dos meses de sueldo con su respectiva productividad.

En las grandes empresas la situación es aún peor, especialmente en las multinacionales. ¿Cuántas veces hemos tenido que conectarnos a conferencias “de seguimiento” en las que dieciocho, veinte o treinta y tantos países tiene que exponer por turnos el estado general de su mercado?

Suponiendo que tengas suerte y te toque la de dieciocho, te toca intervenir cinco minutos y aguantar, estoicamente, los otras 17 intervenciones. No te libras ni ocultando tu video en el zoom, pues esos 85 minutos en los que hablan tus compañeros, aun cuando consigas contestar a dos mails urgentes sin que te vean, no te servirán nunca para adelantar en las tareas realmente concienzudas.

Y es que, si te paras a pensarlo, resulta paradójico. En plena era de la inteligencia artificial, cuando contamos con herramientas que nos permiten multiplicar nuestra productividad, la malgastamos en reuniones a las que ni siquiera deberíamos estar convocados. Si la IA va a aumentar nuestro rendimiento un 20% y la reunionitis disminuirlo otro 20% mal vamos. Nos quedamos dónde estábamos.

Luchar contra la 'reunionitis'

Y eso no nos lo podemos permitir. Ahora bien, ¿cómo luchar contra la reunionitis? ¿Es posible acabar con el virus laboral del año 2024? Seguramente no se puede erradicar del todo, pero sí combatir sus efectos. Quizás, todo hay que decirlo, no sea necesario tener menos reuniones, sino mejores.

Y lo primero empieza por la lista de convocados. ¿Es necesaria tanta gente en las reuniones? ¿Todos los asistentes tienen algo que aportar? En la lejana era analógica, por ejemplo, era normal convocar a una persona para que tomase notas. Una tarea normalmente asignada a los trainee, becarios o ejecutivos más junior. 

Hoy eso puede hacerlo la inteligencia artificial. Las principales plataformas de videoconferencias son capaces de hacer un resumen de la misma y hasta enviar el mail con la minuta a los asistentes. Gran noticia para los escribas del ayer, que pueden dedicar su tiempo a tareas más relevantes.

Quizás, todo hay que decirlo, no sea necesario tener menos reuniones, sino mejores

Lo mismo puede decirse de los cargos directivos, que a menudo se incluyen en la convocatoria para transmitir una mayor sensación de compromiso. Eso está fenomenal, pero corremos el riesgo de que su trabajo acabe siendo enlazar reuniones y que su talento, el que los ha hecho llegar a lo más alto de sus organizaciones, se limite a dar los buenos días (o las buenas noches) en meetings de cierta relevancia.

Mejorada la convocatoria, es hora de conocer algunas técnicas que permitan mitigar los efectos de la reunionitis. Según un estudio del MIT, la introducción de al menos un día sin reuniones a la semana produce efectos importantes en los trabajadores: mejora la autonomía, la comunicación, el compromiso, la satisfacción y la productividad, junto con una disminución de la microgestión y el estrés.

Hay más ideas. Algunos expertos recomiendan hacer las reuniones de pie, para reducir su tiempo y focalizarse en temas importantes. Son medidas algo más drásticas, pero que en algún caso podrían funcionar. Eso sí, hay dos elementos que nunca pueden faltar: un moderador (capaz incluso de detenerla si ve signos de cansancio entre los asistentes) y una agenda clara. A menudo, el tiempo dedicado a cada asunto es inversamente proporcional a su importancia.

Al menos, en 2024, somos cada vez más capaces de identificar el mal. La reunionitis es un síntoma de una cultura de trabajo que prioriza la apariencia de la ocupación sobre la productividad real. Luchar contra ella requerirá un cambio de mentalidad, pero los verdaderos líderes no deben tardar en enfrentarse a esta dolencia. Nos va mucho en ello. 

*** Alicia Richart es directora general de Afiniti para España y Portugal.