Las empresas están diseñadas generalmente para ganar dinero. Muchas además están proyectadas para crecer año tras año. Y es precisamente en los ciclos de alto crecimiento empresarial cuando es vital para la dirección tener muy claras las prioridades para optimizar la toma de decisiones que ayuden realmente a alcanzar los objetivos marcados.

En estos ciclos (no se si os pasa lo mismo) en el día a día, los directivos nos vemos en la obligación de tener que tomar multitud de decisiones. Decisiones que van desde aspectos importantes a temas que son urgentes. Incluso a veces uno se ve envuelto en asuntos de menor relevancia, rozando la gestión por micromanagement (la gestión de las micro tareas de nuestro equipo).

Todo esto tiene como consecuencia que la lista de tareas pendientes de un directivo nunca tiene fin. Esto atenta directamente contra la productividad y eficiencia, yendo de la personal (el profesional individual) a la organizacional (todo el equipo).

Atentos a este dato porque numerosos estudios afirman que el 60% del tiempo útil de un directivo se dedica a tareas que no generan alto impacto en la organización.

¿Y esto a que es debido? A qué nos cuesta realmente saber diferenciar entre todas nuestras tareas, lo importante y lo urgente.

La matriz de Eisenhower o la matriz de gestión del tiempo es la solución. Una herramienta de gestión de tareas para poder discriminar las tareas entre importantes y urgentes, y de este modo diseñar un flujo de trabajo eficiente. En definitiva nos va a ayudar a clasificar las tareas y categorizarlas según el grado de importancia y urgencia.

Fue precisamente Dwight Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos (y reconocido general de la Segunda Guerra Mundial) quién presentó la idea en un discurso de 1954 cuando dijo: “tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. Más tarde el reconocido autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen Covey, tomó las palabras de Eisenhower y las usó para desarrollar, la popular herramienta de gestión de tareas conocida como la matriz de Eisenhower.

¿Cómo podemos aplicarlo en nuestro día a día cuando no tenemos tiempo suficiente para hacerlo todo en veinticuatro horas? Con técnicas de priorización eficaz como la que estamos trabajando hoy.

Lo primero que debemos hacer es una lista de todos los temas pendientes. El segundo paso dividirlas en cuatro cuadrantes en función de: ¿Cuales realizaremos en primer lugar (urgente)? ¿Cuáles programaremos para más tarde (importante)? ¿Cuales delegamos (no urgente pero sí importante)? Y ¿cuáles eliminaremos (ni urgente ni importante) de nuestra lista de tareas?

Las normas del juego por tanto son muy sencillas:

  • Las tareas urgentes son aquellas que requieren nuestra atención inmediata y deben hacerse porque tiene consecuencias directas si no las finalizamos en el período marcado. Esto se traduce en que son tareas que no podemos evitar y cuanto más demoremos pondremos más en riesgo la salud de la empresa y nuestra propia salud.

  • Las tareas importantes son aquellas que no requieren una atención inmediata, pero que nos van a ayudar a lograr nuestros objetivos a medio y largo plazo. Son importantes pero no urgentes por tanto la clave es planificarse cuidadosamente para ser eficiente en la asignación de los recursos.

  • Las tareas urgentes y no importantes son aquellas que debemos poder delegar al equipo más cualificado para ello. Delegar significa confiar en que el equipo asignado la realizará en tiempo y forma.

  • Las tareas ni urgentes ni importantes son aquellas que debemos ser capaces de eliminar de nuestra lista. Son posiblemente las más complicadas porque nos generan un sentimiento de deuda y falta de involucración si no las acometemos. Pero es fundamental dar el paso adelante.


Algunos trucos para empezar a aplicarlo en nuestro día a día desde ya:

  • Codificar por colores las tareas asignando en función del nivel de prioridad, como por ejemplo: rojo para las tareas de mayor prioridad; naranja para segunda prioridad, amarillo para tercera y verde para los que no son prioridad.

  • Si tienes demasiadas tareas podemos empezar por delimitar a no más de 10-15 tareas por cuadrante. Y en varias semanas iremos reduciendo el volumen con foco.

  • Podemos crear matrices para áreas estratégicas, como por ejemplo: comercial, personas, operaciones y finanzas.

  • La primera vez empieza por el último cuadrante, el de tareas a eliminar, de esta manera no perderemos el foco y seremos más eficientes.

No olvidemos que el objetivo de esta matriz no es otra que asignar a cada tarea el tiempo y recurso necesario alineado con la consecución de los objetivos empresariales de la compañía.