Cómo organizar un evento de Navidad con éxito, en palabras de experto

La llegada de la Navidad plantea numerosas dudas, esencialmente en términos de organización. Gestionar un evento puede aparentarse a un rompecabezas sin las herramientas y/o información suficientes.

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¿Cómo enfrentarse a ello? Jose Asín, actual gerente de su agencia de eventos, nos propone algunas claves para no equivocarnos y evitar malas gestiones.

Jose Asín empezó en el año 95, en Canal +, luego en Columbia Pictures, la distribuidora de cine y video. Allí estuvo siete años trabajando en departamento de marketing como product manager y decidió finalmente montar una agencia de eventos, comunicación y relaciones públicas, Montaz Media. Por su experiencia personal, cuenta con todo tipo de clientes, especialmente del mundo del cine, como Sony Pictures, Netflix, Amazon Prime Video, Paramount... pero también del sector de relojes, revistas, como Harper's Bazaar o Vanity Fair o incluso la Cámara de Comercio de los Estados Unidos en España. Su abanico es amplio.

En base a esta trayectoria ejemplar, recomienda ante todo: "dentro del mundo de los eventos, lo más importante es hacer algo diferente, diferenciarte del resto, porque actualmente hay muchísimas empresas haciendo eventos.

¿Cómo? No solo con un presupuesto alto, también medios o más ajustados, ser capaces de hacer algo con ingenio. En una ciudad como Madrid, donde todos los días hay un mínimo de dos o tres eventos entre semana, creo que el secreto es diferenciarse un poco.

Todos los espacios, decoraciones... están utilizados y reutilizados mil veces. No paramos de ver lo mismo de ahí la importancia de tener una idea original y diferente. Con Sony, hemos hecho desde una premiere en el piso 43 de Torre Picasso, dentro del Ayuntamiento de Madrid, del Palacio de Cibeles, construimos un cine. También construimos un cine en una playa específica de Ibiza.

No se trata de ir siempre al cine Callao o al Capitol y otros específicos sitios de eventos de Madrid, sino intentar salir de eso y hacer cosas diferentes. Ahí creo que está el secreto. No tanto los presupuestos, porque al final son cada vez más ajustados. El cliente te pide hacer cosas con menos presupuesto.

Por ende, toca darle una idea innovadora y nueva, y sobre todo, que justifique el evento. Cuando me dicen: "quiero celebrar una fiesta, búscame un sitio", contesto primero: "dime por qué quieres celebrar la fiesta, qué es lo que quieres comunicar". Entonces todo eso lo juntamos e intentamos hacer algo único".

¿Es factible organizar un evento sin agencia? "Yo diría que no hace falta. Creo que somos necesarias para empresas o para privados, para un evento de unas dimensiones que se escapen a una sola persona.

A nivel personal, si alguien quiere organizar ahora en Navidad algo especial, puede perfectamente hacerlo por su cuenta. Lo que tienen que hacer es pensar en esos pequeños detalles que son lo que marcan la diferencia dentro de una cena de Navidad.

Se trata de diferenciarse con unos detalles que no tienen por qué ser costosos, sino que sea algo que te diferencie y que haga eco a lo que en tu vida sea predominante. A lo mejor si eres muy esquiador, si juegas mucho al golf... estas actividades te pueden llevar a construir un mundo en un evento.

En una boda, por ejemplo, recomiendo que cada mesa tenga un sentido específico, que sea algo personal, que recrees, a través de todo lo que tú vayas a utilizar en tu evento privado, un mundo y que tenga un sentido, que comuniques algo más.

A lo mejor, no es necesario que te gastes tanto dinero en el catering, en los detalles de la fiesta, es mejor llevar a un grupo de música que a ti te represente, porque el alma de las fiestas son sus dueños. Tu evento privado tiene que identificarte. Los DJ me pregunta por ejemplo: "cuál es el perfil de los invitados, qué edades tienen..." porque para ellos es fundamental entenderlo y meterse en ese papel.

¿Con cuánto tiempo de antelación se debe preparar? "Si es un evento relativamente grande, hablando de Navidad, debería hacerse con un mínimo de dos meses y medio o tres meses.

¿Por qué? Porque los espacios donde vas a hacer tu evento (pensando en ciudades como Madrid) suelen estar reservados con mucha antelación. En Navidad, todo el mundo hace eventos por lo que hay que tener cierta previsión para asegurarte que el espacio que tú quieres tener vas a tenerlo libre.

Una vez que tengas eso, el resto lo puedes organizar en menos tiempo. Yo puedo organizar una fiesta a nivel privado, con un mes o mes y medio.

¿Es más fácil organizar un evento con pocos o muchos invitados? ¿Cómo ceñirse? "En nuestro caso, depende más bien de las exigencias del cliente. Hemos tenido eventos muy grandes y "fáciles" y eventos pequeños con muchos factores añadidos.

Por lo tanto, no creo que haya un evento más fácil que otro por la magnitud del reto. Obviamente, el evento grande siempre conlleva unos factores que complica más, por el número de personas, porque al final no es lo mismo organizar un catering para 50 personas que para 500 personas.

Si contratas a la empresa profesional adecuada, están acostumbrados, podrán gestionar bien 500. Nosotros, para un evento de 20 personas, estuvimos buscando un espacio semanas, porque no le acaba de encajar. Depende, por ende, del cliente.

Si es un evento más grande, ponte en manos de la agencia o de proveedores de mucha confianza, que te aconsejen, con buenas referencias de varias personas.

Al final, los eventos no están hechos por la agencia en sí, están hechos por todos los proveedores. Cuando me preguntan "¿Cuál es el éxito?", contesto que es haber sabido rodearnos de grandes profesionales y conservarlos dentro de nuestro gama de proveedores. Es nuestro valor añadido.

Cuando a veces un cliente me dice que "yo voy a llamar directamente a un proveedor de los que tú tienes", puedes pero no debes porque ese ha sido mi trabajo todos estos años en local: buscar a los mejores proveedores, con una gran relación calidad precio.

¿Personalizar es clave? "Totalmente. Siempre lo recuerdo en las clases de máster que doy, es fundamental que el invitado se sienta siempre igual de especial que el que es el más top de los invitados.

En nuestros eventos, nunca ponemos entrada VIP, siempre ponemos entrada general porque no queremos que haya gente que no se sienta VIP. Queremos que todos se sientan exactamente igual de importantes. Tienen que salir hablando del evento de maravillas y con la sensación de que han recibido a veces la invitación al mejor evento que han estado nunca. Para eso tienen que ser tratados únicos y especiales".

¿Cómo gestionar el tiempo de organización del evento? "Nosotros trabajamos con retrotiming y escaletas. Nos llega un evento, tenemos un briefing, hacemos dentro de la agencia un brainstorming y trasladamos nuestras ideas al cliente. Una vez que nos lo aprueba, hacemos un retrotiming para que por ambas partes tengamos siempre claro a las fechas límites para el envío de invitaciones. Es una manera de tener claro el tiempo que tengo para producir las invitaciones, tener el photocall, por ejemplo.

Trabajamos también con una escaleta para el día del evento. Indica todo: desde el minuto uno, en el que yo llego con los camiones a descargar sonido e iluminación de gráficas, hasta que llegan los invitados, incluso la limpieza del espacio. Hay una escaleta absolutamente de todo lo que va a pasar. Además de nosotros, la tiene el cliente, la jefa de azafatas y los jefes de seguridad, para que nadie pueda tener dudas.

Trabajamos finalmente con planos. Situamos todo, para que nadie esté perdido, y saber donde tiene que estar cada persona de seguridad, marcar con un punto donde tiene que estar cada azafata... son los tres modelos que utilizamos y que recomiendo a la hora de organizarse.