Cultura de mejora continua: ¿somos eficientes realmente?

Cada vez más empresas en su descripción dicen que promueven una cultura de mejora continua dentro de su organización. Pero, ¿qué es en realidad la mejora continua y qué se entiende por eficiencia? ¿Realmente existe una cultura que nos fomenta a ser mejores cada día en todas las empresas que lo anuncian?

Antes de empezar, es necesario entender dos conceptos diferentes: innovación vs optimización.

La innovación, en términos técnicos, se refiere a la creación de nuevas tecnologías, productos, o servicios que no existían previamente. Se trata de abrir nuevas puertas y explorar territorios desconocidos. Es el proceso de materializar ideas que son genuinamente originales y que aportan soluciones novedosas a problemas existentes o incluso crean nuevas oportunidades y mercados.

Sin embargo, una cultura basada en la optimización es aquella que, sin revolucionar completamente procesos y/o productos, hace que sean mejores cada día, con pequeñas aportaciones de todas las personas de la organización.

¿Es una cultura mejor que la otra?

Por supuesto que no, son necesarias ambas. Si una organización solamente se basa en innovación, aunque sea de forma colaborativa, la empresa va a estar buscando la idea feliz, aquella rompedora que pueda revolucionar el mercado. Alguien dijo alguna vez que para encontrar una idea buena hacen falta 60 o más ideas "malas".

Sin embargo, la optimización trata de hacer algo lo más eficiente posible. En términos técnicos, la optimización busca encontrar la mejor solución de todas las posibles dentro de un conjunto dado, sujeto a ciertas restricciones.

Un ejemplo:

Imagina que estás intentando ajustar la ruta más rápida para llegar al trabajo, considerando factores como el tráfico, la distancia, y el costo de combustible. Optimizar esa ruta significa encontrar el equilibrio perfecto entre estos factores para minimizar el tiempo de viaje y el costo, dentro de las limitaciones de las carreteras disponibles y las leyes de tráfico.

Imagina ahora que, en lugar de simplemente ajustar tu ruta, decides inventar una nueva forma de transporte. Esto no sería una mejora de los coches existentes, sino algo diferente, como un dron personal que te permite volar por encima del tráfico. Innovar en este contexto significa crear algo radicalmente nuevo que cambia las reglas del juego: elimina por completo la necesidad de preocuparse por el tráfico convencional o las rutas tradicionales, ofreciendo una solución novedosa.

En resumen, mientras que la optimización mejora algo dentro de los límites de lo ya conocido, la innovación introduce nuevos conceptos, productos o servicios que expanden o cambian esos límites de manera fundamental.

A mayores, dentro del mundo de la optimización, se debe diferenciar entre la eficiencia en costes, la eficiencia de recursos y la eficiencia de la cadena de valor. ¿Qué las distingue?

Eficiencia en costes, la eficiencia de recursos y la eficiencia de la cadena de valor

La primera se corresponde cuando, por ejemplo, una organización pretende ahorrar en las compras. "Vamos a comprar mayores volúmenes, así nos sale más barato". ¿Es esto eficiente? Imaginemos que se realizan esas compras y que por cualquier motivo, el cliente al que le venden en ese envase, por ejemplo, decide cambiar su imagen, o cambiar el producto que compra, ¿qué ocurre? Básicamente la empresa asume ese stock y, por supuesto, en la mayoría de los casos, el coste.

En el segundo caso, hablamos de la necesidad que tienen las compañías de mantener a todos sus trabajadores y trabajadoras ocupados, muchas veces rozando o pasando la sobrecarga. ¿Realmente todas las actividades están aportando al negocio? ¿Y a la organización?

Existen diversas dinámicas que ponen de manifiesto que cuanto más ocupadas están las personas, más se tarda en entregar valor al cliente.

Por último, el tercer caso es el que realmente beneficia a las organizaciones, la eficiencia de la cadena de valor (esto es, desde que un cliente realiza una petición de producto o proyecto hasta que se realiza la entrega del ítem o servicio). Si una empresa es capaz de visualizar la cadena al completo, podrá detectar dónde se encuentra realmente su cuello de botella y poner medidas para aumentar su eficiencia. Solamente si atacamos aquí encontraremos resultados que impacten directamente en nuestra cuenta de resultados. Pero ojo, una vez maximizado el eslabón más débil, es necesario ser conscientes de que aparecerá otro y después otro y así sucesivamente. Esto es el principio de la mejora continua.

Entonces, ¿todas las empresas que anuncian esta cualidad en su cultura disponen de ella?

Puntos clave para la creación de una cultura de mejora continua dentro de las organizaciones

• Liderazgo basado en el ejemplo: Todo cambio cultural comienza en la cima. Los líderes tienen que ser los primeros en predicar con el ejemplo, de esta forma es más fácil que el resto del equipo les siga.
• Comunicación clara y constante: Es crucial comunicar a todos los niveles de la organización. Esto ayuda a garantizar que todos entiendan por qué es importante mejorar y cómo pueden contribuir.
• Capacitación y desarrollo: Ofrecer formación y oportunidades a los empleados para mejorar sus habilidades y conocimientos promueve que toda la organización quiera ser mejor.
• Empoderamiento: Las personas deben sentir que tienen la autoridad y la responsabilidad de identificar y actuar sobre las oportunidades de mejora en su trabajo diario.
• Aprendizaje de los errores: En lugar de penalizar los errores, es importante aprender de ellos. Crear un entorno en el que los errores se vean como oportunidades para mejorar y no como fracasos fomenta la experimentación y la innovación.
• Integración: La mejora continua debe integrarse en los procesos y sistemas diarios de la organización.
• Medición y seguimiento: Establecer indicadores clave y métricas para evaluar el progreso permite realizar ajustes y reforzar las áreas de éxito.
• Iteración y adaptabilidad: La mejora continua es un proceso iterativo. La organización debe estar dispuesta a adaptarse y cambiar en función de los resultados y del feedback recibido. Olvidar el "siempre se ha hecho así" y aprender a cuestionarlo todo es necesario, sin cuestionamiento no hay progreso.