Cada vez es más difícil conseguir la concentración deseada para realizar cualquier tarea. Ya sea en el trabajo, en los estudios o incluso, en una actividad deportiva.

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Una llamada en el móvil, un mensaje de wasap o cualquier conversación que alguien mantenga en el puesto de al lado, nos saca de nuestra labor y nos impide que la actividad fluya sin paradas.

Esto, que en principio, pudiera parecer de poca importancia, la cobra cuando la jornada laboral se alarga o cuando finaliza el día y no hemos realizado todo lo planeado.

Los expertos en la gestión del tiempo y en la concentración nos aconsejan que pongamos en marcha una técnica muy sencilla de aplicar.

Timeboxing es simple: asigna a cada tarea de la lista un tiempo determinado que deberíamos programarlo en el calendario y bloquear cualquier distracción mientras se trabaja o realiza alguna actividad.

Lo ideal es continuar trabajando hasta que termine el tiempo asignado, luego se evalúa el progreso y se pasa al siguiente ítem de la lista.

Es un método para olvidarte de la multitarea. El famoso multitasking que tanto se fomentó en su momento, no funciona en el entorno laboral. Hay muchos estudios y todos son concluyentes: la multitarea te hace perder hasta un 40% de productividad, así que mejor olvídate y céntrate en una tarea cada vez, sin intentar hacerlas en conjunto ni saltar de una a otra.

No es 'timeblocking'

Se diferencia del timeblocking, que es un nombre similar, aunque en éste también se tiene en cuenta agrupar todas las tareas por tipo. Por ejemplo, todas las reuniones juntas.

Al comienzo de cada semana, lo ideal es organizar un calendario en diferentes bloques para reuniones, trabajo de enfoque profundo y descansos, incluso si es sólo un descanso de 15 minutos para 'tomar el aire y dar un paseo'.

Por supuesto, el momento de realizar el trabajo más profundo tendría que programarse en los momentos en los que se tenga los niveles más altos de concentración y energía.

Eso significa reservar de una a dos horas, generalmente entre las 8 y las 10 a.m. para responder por ejemplo, correos electrónicos, desarrollar una estrategia para abordar un proyecto exigente o escribir puntos clave para grandes reuniones con clientes.

Hacer una lista de tareas diaria es algo muy común, pero en éstas no se tiene en cuenta el tiempo aproximado que se necesita para completarlas. Esta técnica, timeboxing, sí que proporciona un plan claro de cómo pasarás el día, por lo que es menos probable que te distraigas o te sientas abrumada por tu lista de tareas.

Al parecer, los grandes líderes como la ex primera dama Michelle Obama, el fundador del Grupo Virgin, Richard Branson, y el ex monje Jay Shetty, todos utilizan versiones de ‘timeboxing’ para equilibrar el trabajo y las prioridades familiares.

Este tipo de técnicas, muy aplaudidas por psicólogos, permiten crear un espacio propio, tanto para concentrarse como recargar energías, conciliar con la familia y conseguir paz mental.