La sencilla rutina de 15 minutos de Ivy Lee para dejar de procrastinar y aumentar la productividad

A principios del siglo XX, Charles Schwab, magnate estadounidense del acero, buscaba mejorar la productividad de sus trabajadores. Y para ello contrató en 1918 a Ivy Lee, un consultor que en aquel momento ya se había granjeado una buena reputación en el país norteamericano. Para su sorpresa, Lee tan solo le pidió 15 minutos con los ejecutivos de su empresa, Bethlehem Steel Corporation, y no quiso cobrarle nada por el trabajo.

A cambio, el consultor le pidió que esperara tres meses para ver los resultados y, si había obtenido el progreso deseado, le enviara un cheque con la cantidad que considerara justa. Durante ese cuarto de hora con cada ejecutivo, Lee se dedicó a explicar su sencilla rutina diaria de cinco pasos para alcanzar la máxima productividad: 

1. Al final de cada día laboral, enumerar las seis tareas más importantes que se deben realizar al día siguiente. Al limitar esta lista, Lee consideraba que era posible garantizar la concentración en aquello que realmente importa. 
2. Ordenar la lista de seis tareas según su verdadera importancia. 
3. Al llegar al trabajo por la mañana, concentrarse en llevar a cabo la primera tarea, prestando toda la atención hasta que esté completa o se haya logrado un avance sustancial. 
4. Pasar a la tarea siguiente de la lista solo cuando se haya terminado con la tarea anterior, repitiendo todo el proceso para cada uno de los elementos de la lista. 
5. Al final del día, es importante crear una nueva lista de tareas para el día siguiente, repitiendo el proceso. 

Después de tres meses, Schwab pareció quedar más que contento. Así, llamó a Lee a su oficina y le extendió un cheque por valor de 25.000 dólares, lo que al cambio actual sería unos 400.000 dólares. 

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Por qué es efectivo

Según James Clear, autor del bestseller Hábitos atómicos: cambios pequeños, resultados extraordinarios (Diana Editorial, 2020), este método es especialmente efectivo gracias a que es suficientemente simple como para funcionar y te obliga a tomar decisiones difíciles a diario. Al adoptar una lista, para Clear, se elimina el mayor de los obstáculos al comenzar el día: elimina la fricción del arranque. 

“Esta estrategia me ha resultado increíblemente útil: como escritor, puedo perder tres o cuatro horas debatiendo sobre qué debo escribir en un día determinado”, escribió Clear en su página web. “Sin embargo, si lo decido la noche anterior, puedo despertarme y empezar a escribir inmediatamente. Es simple, pero funciona”. 

Aun así, no considera que las seis tareas sean una regla básica o un número mágico. Pueden ser perfectamente cinco tareas, por ejemplo. “Sin embargo, creo que hay algo mágico en imponerse límites a uno mismo”, explicó. “Creo que lo mejor que puede hacer cuando tienes demasiadas ideas (o cuando estás abrumado por todo lo que tienes que hacer) es podarlas y eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario”. 

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Qué desventajas tiene 

Si bien el método Ivy Lee ha ganado muchos adeptos en su más de un siglo de vida, para muchos, carece de flexibilidad, lo que hace muy rígidos nuestros planes diarios. Y es que este método podría no ajustarse a todos los tipos de trabajos. “En roles que implican tareas inesperadas o interrupciones frecuentes, ceñirse a una lista fija de tareas podría dificultar la adaptabilidad”, indicó Shiva Prabhakaran, experto en comunicación, marketing, productividad y sistemas de aprendizaje, en un artículo para Routine.

Además, para Prabhakaran, otro problema adicional que surge con este método es que puede conducir a un excesivo enfoque en el corto plazo, lo que podría restar importancia al establecimiento de objetivos a largo plazo que requieran un esfuerzo constante durante un periodo prolongado de tiempo. 

Por último, Prabhakaran considera que el método Ivy Lee también podría conducir a un exceso de trabajo y agotamiento. Al tener un listado cerrado de tareas a cumplir cada día, podría ser complicado saber el momento preciso en el que hay que parar y, por tanto, no fomenta el descanso, algo crucial para mantener una productividad sostenible.