Partiendo de la base de que el desorden es una fuente de estrés y ansiedad, que tiene efectos negativos en la concentración y el ánimo, los expertos en mobiliario para oficinas, nos tienden una mano para conseguir poner un poco de orden en el entorno laboral e incrementar la productividad en el trabajo.

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Está claro que un ambiente de trabajo desordenado afecta tanto a nuestra salud emocional como física.

Está demostrado que tener en el lugar de trabajo cada cosa en su sitio, favorece el bienestar profesional y la autoestima, reduciendo el estrés y la ansiedad. Un espacio organizado, limpio y cómodo es mucho más productivo, facilita la concentración, y finalmente, aumenta la creatividad y la efectividad.

Por todas estas razones, es fundamental cuidar y mantener de forma adecuada nuestro espacio laboral, el lugar en el que pasamos muchas horas al día y donde es necesario sentirse a gusto.

¿Marie Kondo aplicado al ámbito laboral?

En realidad no se trata de aplicar a rajatabla el método de la famosa gurú del orden, Marie Kondo, ni tampoco de ser excesivamente estrictos, ya que cada uno gestiona su espacio de trabajo de forma diferente, pero existen una serie de pautas que se pueden poner en práctica para mejorarlo.

123tinta.es, empresa de consumibles para impresoras, propone las siguientes ideas para mantener un entorno laboral bien organizado:

Limpieza constante. Una limpieza habitual en el espacio de trabajo ayuda a prevenir y mejorar la salud, porque con ello evitamos gérmenes y bacterias. Un consejo: Vaciar cajones, estanterías y fondos de mesa por lo menos, una vez a la semana.

También servirá para realizar una evaluación de los materiales que tenemos y decidir cuáles son necesarios para el trabajo y de cuales podemos prescindir en el día a día.

¡Fuera trastos! Bolígrafos que ya no funcionan, montañas de clips, una grapadora vieja… Se trata de tirar lo inservible y de recolocar cada cosa en su sitio, lo que hará que nuestro espacio se vea más despejado, tengamos más libertad de movimiento y nos sintamos más cómodos.

Uno de los métodos más efectivos para llevar a cabo esta limpieza es hacer dos grupos: en el primero situaremos todo aquello que no necesitamos y que hemos ido acumulando con el paso del tiempo; y en el segundo, lo imprescindible para poder llevar a cabo nuestro trabajo diario.

Papeles innecesarios. El famoso ‘papeleo’ que se amontona sobre las mesas, es una de las cosas que más se ‘come’ nuestro espacio. Hay que revisar todos los documentos y conservar sólo los realmente importantes. Debemos superar el ‘por si acaso’ y desechar, sin contemplaciones, todos los papeles innecesarios. Vivimos en la era digital y podemos escanear y guardar digitalizados todos los documentos que sean importantes. Así que fuera papeles.

Por orden de relevancia. Una vez hecha la criba, toca colocar todo en cajones, armarios, estanterías o muebles auxiliares. Hay que guardar cerca lo que se utilice habitualmente y colocar el resto en sitios más apartados para que no estorben.

Todo objeto debe estar asociado a un lugar específico pues, de esta manera, será mucho más fácil localizarlos. También podemos etiquetarlos para identificar dónde se encuentra cada elemento.

Almacenaje en vertical. Este es uno de los principios básicos para lograr un entorno mucho más cómodo y positivo. El almacenaje vertical es una de las formas más eficientes de aprovechar el espacio al máximo posible.

El uso de archivadores o estantes con cajas de almacenaje ayuda a guardar una mayor cantidad de objetos sin llegar a perjudicar el espacio horizontal necesario para movernos. Todos estas soluciones de almacenaje como armarios para tablets, carpetas, distintos tipos de archivadores, revisteros, cajoneras y cajas de almacenamiento nos ayudarán a movernos de forma más cómoda.

Limpieza digital. Abrir el ordenador y que el escritorio parezca un 'campo sembrado' de documentos y carpetas no solo es desagradable a la vista, sino que dificulta encontrar las cosas, es ineficaz y causa estrés. Hay que suprimir las carpetas inútiles y obsoletas. Agrupar los documentos y archivar y grabar las carpetas que no usemos a diario en un disco duro externo.

También es aconsejable limpiar la bandeja de emails suprimiendo los más antiguos y clasificando por remitente o por temas aquellos que se quieran conservar. Para esta tarea lo mejor es recurrir a sistemas de almacenamiento digitales para guardar todo tipo de documentos.

Gestionar el cableado. Para conseguir un escritorio despejado necesitaremos tener una buena gestión del cableado. Se pueden usar organizadores de cables, clips y cualquier cosa que nos permita esconder los cables al máximo. Existen trucos como instalar la regleta debajo de la mesa para que no se vean. 

Un toque personal. Un escritorio organizado no es sinónimo de un escritorio vacío y sin vida. Se puede añadir un toque personal, algo que nos provoque alegría al mirarlo como una foto, una planta, un recuerdo u otros objetos que nos hagan sentir a gusto. También podemos incluir elementos para cuidar de nuestra salud mientras trabajamos como reposamuñecas o reposapiés.