Por ahora, el único gran rival de Microsoft 365 (anteriormente conocido como Microsoft Office) es, sin duda alguna, la suite ofimática de Google. Con Google Docs se pueden crear documentos de manera no muy diferente a Microsoft Word, aunque en algunos aspectos no sea una app tan completa; pero es gratuita y muy útil si ya estamos en el ecosistema de Google.
Muy pronto, Google Docs va a ser incluso más útil, ya que va a ganar una de las funcionalidades más deseadas por los usuarios: la firma electrónica. Los usuarios podrán tanto insertar firmas en sus documentos, como solicitarlas a otros usuarios, haciéndolo mucho más completo para todo tipo de tareas.
La función se encuentra, en estos momentos, en estado beta. Eso significa que sólo una pequeña cantidad de usuarios puede usar las firmas electrónicas, al menos por ahora; en realidad, la compañía lleva probando esta funcionalidad desde hace un año, pero es ahora que ya está convencida de que puede ser usada por algunos usuarios convencionales.
Firma electrónica en Google Docs
La firma electrónica es el equivalente a la firma escrita en un documento en papel. Es una manera de corroborar que somos nosotros quienes hemos leído y aceptado las condiciones o declaraciones que aparecen el texto del documento. Sin embargo, mientras que en un papel la firma es algo tan fácil como coger un bolígrafo y dibujar nuestra firma, en un sistema digital es algo más complicado; y es que es necesario un mayor nivel de seguridad para evitar que alguien pueda robar nuestra identidad.
Varias apps ya permiten insertar una firma digital en sus documentos, pero hasta ahora, Google Docs se ha quedado atrás debido a la complejidad de la implementación. Finalmente, Google ha confirmado que la función de firma digital ya está en beta y accesible para algunos usuarios. Para insertar una firma digital, tendremos que abrir un documento en Google Docs y acceder a "Herramientas", y "Firma digital". A partir de ahí, tendremos varias opciones de campos que podemos añadir al documento: "Firma", "Iniciales", "Nombre", "Fecha de firma".
Firma electrónica en Google Docs
Además de insertar una firma en un documento que hayamos creado, también es posible solicitar la firma de otros usuarios; algo útil, por ejemplo, en contratos. Google Docs permitirá pedir la firma a varios usuarios en un mismo documento. Un detalle importante es que no hará falta tener un correo de Gmail para poder iniciar sesión y firmar el documento que nos envíen. Cuando un usuario firme, automáticamente se añadirá la fecha en la que se ha insertado la firma, y Docs permitirá auditar los documentos firmados y comprobar si han sido firmados.
Junto con Google Docs, la otra app que recibirá soporte de firma electrónica será Google Drive. En su caso, nos permitirá firmar archivos PDF que estén almacenados en nuestro espacio personal en la nube. Por el momento, no hay fecha concreta en la que la firma digital estará disponible para todos los usuarios de Google Docs; pero es de esperar que no tarde mucho teniendo en cuenta que ya está en beta.