No todas las empresas en España cuentan con espacio físico suficiente para albergar las ingentes cantidades de documentos que generan, muchas de ellas con la obligación de conservarse con el paso del tiempo. Para cubrir estas necesidades, en 1999 se constituyó Administradora de Archivos (AdeA), firma especializada en ingeniería documental, que actualmente cuenta en sus instalaciones de Azuqueca de Henares (Guadalajara)  con 1,4 millones de contenedores que albergan los documentos empresariales de 1.200 clientes, entre los que se encuentran muchas empresas del Ibex.

AdeA es un Centro de Digitalización de Documentos que cubre el ciclo completo de la gestión documental, un proceso que cubre desde su creación a su destrucción, parando por las etapas de clasificación, digitalización, custodia física y consulta.  Dentro de la cadena de valor de este proceso, la empresa cuenta con un centro de digitalización masiva de documentación en cada uno de sus centros de custodia, con lo que garantiza la conversión de documentos físicos a digitales sin tener la necesidad de moverlos de sus propias instalaciones.

Digitalización de documentos

Para llevar a cabo la labor de digitalización de documentos, AdeA se ocupa de la recogida de los mismos en el lugar donde se generen o se encuentren. Posteriormente, se procede a la preparación de la documentación: eliminación de sobres, documentación anexa a expurgar, supresión de grapas u otros elementos extraños si dicha documentación va a ser digitalizada y clasificación por tipología documental. Tras la digitalización de la documentación, es decir, la obtención de la imagen digital del documento físico, se procede a la indexación o referenciación, grabación de los datos requeridos para tener referenciado de forma unívoca el documento. En todo el proceso, se garantiza un riguroso control de calidad de la documentación original, generando informes de aquellas incidencias detectadas que son trasladadas al cliente propietario de la documentación. Las condiciones de seguridad de AdeA las convierten en búnkeres antiincendios.

Dentro de la nave de Azuqueca de Henares se encuentra también la denominada sala Faraday, en la que las medidas de conservación son mucho más extremas. Una habitación que se utiliza principalmente para guardar soportes magnéticos y cuenta con sistema de extinción por gas. Se trata de una sala modular completamente ignifuga que se puede ampliar desde cualquier de sus costados. Permite que en el exterior haya temperaturas de hasta 1.000 grados sin que en el interior estas pasen de cinco grados.

El pasado año, AdeA amplió sus instalaciones Azuqueca de Henares alquilando por diez años a la propietaria del inmueble, la sociedad Kefren Capital Real, 8.000 metros cuadrados de nave industrial que unió a los cerca de 5.000 que ya utilizaba para su actividad hasta ese momento. Así, en la actualidad, la empresa de ingeniería documental cuenta con una superficie cercana a los 13.000 metros cuadrados y una altura libre de 10/12 metros. Estas instalaciones se encuentran operadas por una plantilla de alrededor de 350 trabajadores, una cifra que ha aumentado tras la absorción de empresas de la competencia como Logisman o SDM.