El camino hacia el dato único de la Junta de Extremadura para poner coherencia en su gestión financiera

Cuando la vicepresidenta primera y consejera de Hacienda y Administración Pública de la Junta de Extremadura, Pilar Blanco-Morales, llegó al cargo en 2015 no tardó en detectar graves problemas en el funcionamiento de esta Administración que podrían solventarse con la adopción de nuevas tecnologías. En particular, con un rediseño completo de su sistema financiero que en este caso desembocó en una migración a SAP S/4HANA.

Pero vayamos por partes. "La situación económica y financiera que me encontré fue desastrosa, con un déficit galopante y muchas facturas que no atendían al plazo medio de pago a proveedores. Era una Administración que se financiaba a costa de sus proveedores. Y, en paralelo, había una situación tecnológica de obsolescencia fruto de recortes sin sentido que derivó en un estado mucho peor que en 2011", explica a D+I.

Un diagnóstico negativo en el ámbito TIC que la vicepresidenta extremeña también comparte en lo que atañe al cumplimiento legal, "los cambios que afectaban a la tramitación electrónica, a la relación por medios telemáticos con la ciudadanía o con la dispersión que teníamos de sistemas hacían ingobernable una adecuada política de datos, que fueran buenos, únicos y reutilizables".

"Partíamos de doce sistemas que muchas veces no ofrecían información consistente. Ni tan siquiera la gestión podía ser compartida y la interoperabilidad era imposible", añade.

Ante este panorama, Blanco-Morales y su equipo se pusieron manos a la obra. El resultado fue el Proyecto Alcántara, desarrollado junto a SAP e Inetum. "En 2018 pusimos en marcha esta iniciativa para la modernización de la gestión financiera, adoptar la firma electrónica y conseguir ese dato único y en tiempo real", adelanta la titular de Hacienda de Extremadura.

El claustro de la sede de la Junta de Extremadura, en una foto de recurso.

En realidad el proyecto se inició en 2016, con una auditoría interna del estado de todos los sistemas que daban soporte tecnológico a la gestión presupuestaria y financiera. Le siguió la pertinente evaluación de las soluciones más modernas existentes en el mercado y aquellas ya implantadas en otras Administraciones similares. Para acabar con una reflexión sobre si apostar por una modernización al uso o aventurarse con propuestas digitales de nuevo cuño y un replanteamiento completo de su operativa.

"Decidimos implantar la herramienta de SAP desde cero, atreviéndonos con la última y más avanzada versión [S/4HANA], consolidando en un único sistema la información económica y financiera", explica Pilar Blanco-Morales. "Y aprovechamos el cambio para hacer un análisis de procedimiento e introdujimos todos los elementos de simplificación y agilidad que también nos ayudaran a la correcta gestión de los recursos, a ser más sostenibles y, por supuesto, la rendición de cuentas y ofrecer una mayor transparencia a los ciudadanos".

El poso de este proyecto es extraordinariamente importante: la Junta de Extremadura maneja 6.400 millones de euros de presupuesto en 14 secciones y 72 servicios distintos. De los 59.000 empleados públicos de esta región, 1.400 utilizan directamente el Proyecto Alcántara para gestionar unos 70.000 expedientes de gasto, 10.800 de subvenciones y 24.000 de contrataciones. También a través de la herramienta desplegada con SAP se manejan los 600 millones de euros de la Política Agraria Común (PAC), 195.000 documentos administrativos al año y más de 40.000 facturas distintas.

"La transformación digital tiene una importancia indiscutible para la Administración y, tras la pandemia, también tiene un sentimiento de urgencia. Necesitábamos adaptarnos y la tecnología era una pieza clave", añade la vicepresidenta primera. "Pero incorporar la tecnología debe servirnos para hacer las cosas distintas, no sólo en simplificación sino también en la relación con la ciudadanía y que esté en continua adaptación".

La importancia del dato

La consejera de Hacienda y Administración Pública repite en varias ocasiones que el objetivo último del Proyecto Alcántara es conseguir un dato de calidad, que sea único, en tiempo real, consistente y transparente. Una receta mágica que tiene aplicaciones inmediatas en muchas tareas del día a día de la Junta de Extremadura.

"Hemos conseguido tener información sobre la ejecución del presupuesto en tiempo real. Hemos estandarizado los procesos, redefinido los roles de los intervinientes y fortalecido los controles operativos. También hemos hecho visibles todos los actores del proceso, de modo que conocemos todas las propuestas de las distintas unidades administrativas y las diferentes versiones de trabajo", concreta Blanco-Morales. "Además, tenemos diseñada una interfaz para conectar el sistema SAP con las herramientas de Microsoft para trasladar todos los datos a una hoja de cálculo, que es con lo que trabajan los gestores".

La vicepresidenta primera y consejera de Hacienda y Administración Pública de Extremadura, Pilar Blanco-Morales

Una vez obtenido ese dato y reformulados los procesos de gestión de la Junta de Extremadura, el siguiente paso es explotar al máximo esa información ingente mediante inteligencia artificial "para la automatización de muchas tareas" y expandir esta práctica "a otros ámbitos de la gestión, no solamente la económico-financiera". Para la vicepresidenta de la región, "seguimos inmersos en el proceso y con la idea de seguir evolucionando sobre esta base de conocimiento que nos sirva para facilitar nuestra relación con los ciudadanos y la toma de decisiones que tengan que ver con la eficiencia del gasto".

A pesar de hacer bandera de la "humildad" con que encararon este proyecto, Pilar Blanco-Morales no esconde la ambición detrás de todo este trabajo: "Nos gustaría, además, que todo esto se tradujera en que Extremadura fuera una punta de lanza en la economía del dato".