Si entramos en una oficina un día cualquier de este 2021 no veremos lo mismo que si hubiéramos entrado en enero o febrero de 2020. En la era pre-Covid, las oficinas estaban llenas de gentes, había ‘peleas’ por conseguir una sala de reuniones, una plaza de aparcamiento o una mesa en el comedor a hora punta. Ahora, hay aforo limitado en todos estos espacios y hay un control sobre quién accede y cuándo al edificio.

Este control ha provocado una irrupción de herramientas para ayudar a las organizaciones a gestionar sus espacios con sensores, internet de las cosas, códigos QR… Pero, en la era del contacto mínimo con cualquier superficie, ha llegado el turno de la realidad aumentada para gestionar todos los espacios de un edificio de oficinas: desde los puestos de trabajos hasta las plazas de aparcamiento, pasando por los comedores.

Se trata de una solución de la startup española Bookker, que lleva tres años (empezó en el pre-Covid) desarrollando una tecnología propia con la que no se necesita instalar ni pantallas táctiles, ni sensores, ni códigos QR y en la que ya confía empresas como Telefónica, Danone o el Itau, uno de los bancos más grandes en LatAm.

El usuario busca en una aplicación web los recursos que necesita, visualizados en unos mapas de localización del edificio. “El diferencial de Bookker está en el proceso de check-in, a través del que se controla el uso del recurso. Hay empresas que utilizan hardware para hacer el check-in, como sensores o QR, pero nosotros apostamos por la realidad aumentada para hacerlo más intuitivo”, explica a D+I Miguel Orellana, CEO de esta startup.

“Se despliega un cartel de realidad aumentada en cada ubicación y que, aunque ofrece la misma información que una pantalla táctil o un sensor, evita el paso previo de la instalación del hardware. Nosotros no tenemos que desplazarnos la oficina del cliente”, destaca Orellana.

Ventajas de una tecnología de desarrollo propio

Cada etiqueta, que se pega en cada ubicación, tiene la codificación del espacio, por lo que dentro de la ventana de tiempo establecido, el usuario tiene que apuntar hacia esa etiqueta (hasta aquí como un QR) para hacer el check-in con reconocimiento visual.

“Desde cualquier sitio y cualquier ángulo se reconoce la codificación, por lo que tiene mejor usabilidad que un QR”, puntualiza Orellana. Además, gracias a los efectos de la realidad aumentada se puede añadir información para el usuario.

Una de las ventajas de esta tecnología de Bookker es la sencillez de su despliegue y su usabilidad. “Se crean las etiquetas con el cliente; se cargan los planos de las instalaciones; se integra la herramienta con su directorio para la autenticación de los usuarios; y se configura el servicio con las funcionalidades y las reglas que quiere establecer para el uso de cada espacio”, señala el CEO.

De hecho, esta tecnología española ya se está desplegando en las instalaciones de Danone en cinco países (España, Portugal, Italia, Grecia y México), así como en los más de 200 edificios de Telefónica en España, en MásMóvil, en Mahou y un proyecto piloto en Toyota, también en España

Otro de sus grandes clientes es Itau, uno de los mayores bancos de Brasil, con el objetivo de que sea una herramienta para todo el grupo en Latinoamérica (solo en Brasil tiene 80.000 empleados y más de medio millón en plantilla en LatAm). En esta área geográfica también están en las oficinas de Acciona México.

Experiencia con la realidad aumentada

Este proyecto, en realidad, es una spin off de otra empresa fundada por Orellena, Graffter, que emplea la realidad aumentada para fachadas de edificios. Ante su experiencia con esta tecnología, en 2016 Telefónica les solicitó idea una solución para resolver el problema de la gestión de las salas de reunión. Dos años después esto se transformó en Bookker, tras haber implementado su solución en Ecuador, Guatemala y Costa Rica.

“Teníamos business angels interesados en participar en este proyecto porque lo veían más a corto plazo que la idea inicial de Graffter, muy adelantada a su tiempo”, recuerda Orellana. Este proceso les ha permitido hacer una “industrialización del servicio” para poder desarrollar nuevas funcionalidades en la herramienta más allá de la gestión de las salas y los puestos de trabajo, y abarcar así otros ámbitos como el aparcamiento.

Orellana admite que antes del Covid sí que tuvieron algún despliegue en España, porque “la tendencia era que las empresas, aunque no era una necesidad a corto plazo, sí que empezaban a gestionar los espacios en modo hot desking”, es decir, hacer uso de una mesa como un espacio de trabajo compartido entre diferentes usuarios.

En este sentido, José Luis Casal, CMO de Bookker, señala que al realizar un estudio del uso que se hace de las ubicaciones se puede “analizar lo que se está usando y lo que no para ser consciente del espacio que sobra”. De este modo, el cliente puede plantearse aspirar a ahorros en la parte inmobiliaria, subraya Casal.

“Por un lado, se realiza un uso eficiente y responsable del espacio y, por otro lado, obtienes el dato que se convierte en una información fantástica a la hora de tomar decisiones”, asegura el CMO, que entró en la empresa como Advisory Board Member. “Se trata de una solución para generar eficiencias y con un ROI alto”

Orellana matiza que ahora, con el Covid, ha aumentado la prioridad de gestionar estos espacios. “Ya no es un tema de necesidad de eficiencia, sino de seguridad por la trazabilidad que se requiere para frenar la pandemia”. Por ello, con el confinamiento esta startup se enfocó en desarrollar aquellas “funcionalidades alineadas con las necesidades del Covid y sus criterios de seguridad” para la llamada ‘nueva normalidad’.

Así, pasan de centrarse en salas de reuniones a poner el foco en zonas comunes como aparcamientos y comedor. “Las empresas están ahora intentando entender la ‘nueva normalidad’ para saber cómo gestionar sus espacios y que esta herramienta siga sirviendo más allá de esta época de pandemia”, puntualiza Orellana. En definitiva, apostilla, “aunar criterios de seguridad y de eficiencia en los diferentes modelos de trabajo”.

Próximas funcionalidades

El siguiente paso es la implementación de inteligencia artificial en la solución, a través de técnicas de machine learning y big data, para poder realizar análisis predictivos y que las empresas lo utilicen para “mejorar la gestión de los recursos, pero también de las personas”.

Asimismo, también se está trabajando en acompañar a las empresas a realizar “un cambio cultural” para evitar que este tipo de aplicaciones se vean como “una intrusión” por parte de los trabajadores. Para ello, Bookker está desarrollando “una realidad aumentada extendida a través de avatares para, a partir de la gamificación, fomentar el uso y la integración de la aplicación con unas medidas de incentivación”.

Esto permitirá abrirse a “nuevos nichos potenciales de negocio”, como pueden ser la universidad o el sector inmobiliario, “ya sea por excedentes de espacios de oficina o para espacios de vivienda”.

Sobre su expansión internacional, Bookker ya está presente en Argentina, Brasil, Colombia, México y, además, están buscando partner en Latinoamérica y en EEUU, así como Reino Unido para esta fase de expansión. De hecho, en sus previsiones de negocio estiman que multiplicarán por 10 la facturación en 2020.

En este punto, recuerda Orellana, que el modelo de negocio es el pago por ubicación gestionada, por lo que en la situación actual en una pandemia global están trabajando en “escenarios del 30% por ocupación” y esto llegará un momento en el que “se dispare” la demanda.