En un mundo acelerado por la innovación tecnológica, las empresas buscan constantemente herramientas que potencien la eficiencia, la productividad y la creatividad en el lugar de trabajo. Aquí es donde Copilot para Microsoft 365 entra en juego, presentando una revolución en la forma en que interactuamos con la tecnología y prometiendo cambiar por completo las reglas del juego en cuanto a nuestra percepción del puesto de trabajo se refiere.

Como una herramienta de productividad impulsada por la IA, Copilot coordina modelos de lenguaje a gran escala (LLMs) como los GPT 3.5 y GPT4 de OpenAI, contenido de cada empresa particular aglutinado en Microsoft Graph, y las aplicaciones de Microsoft 365 que usamos diariamente, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Ahí es donde radica su magia: esta integración proporciona asistencia inteligente en tiempo real, permitiendo a los usuarios mejorar su creatividad, productividad y habilidades.

Copilot en Word o Powerpoint, por ejemplo, está diseñado para asistir a los usuarios específicamente en el proceso de creación, comprensión y edición de documentos y presentaciones. Lo mismo con Excel, donde la IA generativa es capaz de ofrecer explicaciones sencillas de grandes conjuntos de datos a personas que no son duchas en la materia. Y en Teams, donde el sistema puede ofrecer resúmenes de cada reunión y responder a preguntas sobre lo que en ella se ha comentado o las tareas que se han asignado a cada participante.

Desde Microsoft entienden que no estamos sólo ante una herramienta más en el arsenal digital de las empresas; sino ante un cambio de paradigma en la interacción humano-máquina. "Estamos ante un hito en la historia, algo que trasciende a la pura tecnología y que es un verdadero catalizador de la gestión del cambio en las empresas”, afirma Antonio Cruz, director de Modern Workplace España en Microsoft. "Copilot no es una promesa futura, es una realidad presente, disponible de forma general desde noviembre de 2023, con aplicaciones pensadas para distintos perfiles profesionales en todo tipo de empresas".

De hecho, Cruz hace especial hincapié en este aspecto: "Lo que hace único a Copilot es su capacidad para aprender y adaptarse al estilo y preferencias de cada usuario. Y de integrarse con otras aplicaciones de negocio y con cualquier conjunto de datos que la empresa tenga disponible. Además, lo hace de forma segura y privada, de modo que ni tan siquiera nosotros en Microsoft tenemos acceso a la información de la compañía, ni a los modelos que entrenen para sus casos de uso”.

El directivo destaca la versatilidad de Copilot, subrayando su capacidad para adaptarse a diversos perfiles profesionales. Desde usuarios intensivos de Excel en el ámbito financiero hasta departamentos jurídicos con un uso frecuente de Word, Copilot ofrece soluciones específicas que mejoran la productividad y la comprensión de datos complejos. Por ejemplo, puede analizar y resumir extensos documentos de Word o simplificar la interpretación de tablas complejas en Excel.

La implementación de Copilot para Microsoft 365 representa un gran avance en la eficiencia laboral. Los usuarios reportan una reducción significativa en el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permitiendo un enfoque mayor en el trabajo creativo y estratégico. "Nuestro objetivo es liberar el potencial creativo de las personas," dice Cruz. "Copilot no solo realiza tareas, sino que también proporciona insights y sugerencias basadas en el análisis de datos”.

Y ello redunda en la eficiencia laboral. Como destaca el ejecutivo, a partir de datos presentados por Microsoft durante su conferencia Ignite, el último Informe de Tendencias Laborales (Microsoft Work Trend Index), los usuarios experimentan una reducción notable en el tiempo dedicado a tareas rutinarias, permitiendo un mayor enfoque en actividades creativas y estratégicas. Entre los datos que arroja el informe sobre el impacto que está generando Copilot para Microsoft 365, encontramos que el 70% de los usuarios de Copilot manifestó que su productividad se ha visto incrementada; y un 68% señaló que mejoró la calidad de su trabajo; y que le ayudó en el inicio del proceso creativo. En general, el 29% de los usuarios fue más rápido en tareas específicas, como en realizar búsquedas, redactar o generar resúmenes. Los usuarios también han señalado que se pusieron al día de reuniones a las que no pudieron asistir cuatro veces más rápido.

Pero no sólo eso: Antonio Cruz señala que los usuarios que usan Copilot generan un trabajo de mejor calidad que los que desdeñan esta tecnología. “Es como tener un asistente muy inteligente a tu lado, al que tienes que saber cómo darle instrucciones claras y concisas, pero que te permite sacar mucho más provecho de tu trabajo. Y con las empresas que hemos probado la tecnología, vemos que ninguna quiere volver atrás”, afirma.

En ese sentido, Cruz explica que esta tecnología ya fue probada con 600 compañías a escala global, 18 de ellas en España, antes de su lanzamiento masivo. Y que en todas ellas se fueron descubriendo casos de uso nuevos, algunos inesperados incluso para sus propios creadores. “Había empresas que sólo usaban Copilot en Teams, por ejemplo, y creíamos que no le estaban sacando todo el partido posible. Pero al hablar con ellas nos decían que, usándolo sólo en esa aplicación, les estaba cambiando por completo la forma de trabajar y mejorando mucho su eficiencia”, detalla.

La importancia de Copilot Studio

La última adicción al ecosistema es Copilot Studio, anunciado hace apenas un mes. Se trata de un paso adelante en la personalización y extensibilidad de las herramientas de inteligencia artificial en el lugar de trabajo. Según Antonio Cruz, esta plataforma funciona como un Power Platform de Copilot, donde los usuarios pueden crear "mini-Copilots" personalizados para funciones específicas, utilizando datos específicos integrados en Microsoft 365 y fuentes externas.

Cruz ilustra el potencial de Copilot Studio con ejemplos concretos, como la creación de un “mini-Copilot” para consultar plazas disponibles para recarga de coches eléctricos. Esta funcionalidad la desarrolló uno de sus compañeros en apenas 20 minutos y proporcionó respuestas precisas y útiles en tiempo real sobre esta cuestión a priori baladí, pero muy relevante para muchos trabajadores. Al igual que el uso de Copilot Studio utilizado en el ámbito de viajes corporativos, integrando políticas de gestión de viajes y presupuestos de gastos.

Mirando hacia el futuro, Antonio Cruz destaca el compromiso de Microsoft con la innovación continua. "Estamos apenas al inicio. Copilot seguirá evolucionando, integrando más funcionalidades y aprendiendo de las interacciones con los usuarios", asegura.