Desde el pasado 12 de mayo todas las empresas sin excepción tienen la obligación de registrar la jornada de sus trabajadores. Sin embargo, la aplicación de la norma sigue generando confusión entre las empresas y no todas saben cómo aplicarla correctamente.
De hecho, las primeras inspecciones comenzaron el 31 de mayo con el levantamiento de actas, la mayoría asociadas a los negocios que no tienen implantado una solución de control de la jornada.
De esta manera, B+SAFE, empresa especializada en sistemas de fichaje biométrico, sugiere que para cualquier registro hay que tener en cuanta cinco cuestiones clave, que podrían evitar una multa de la Inspección del Trabajo.
Periodicidad. La norma no fija la periodicidad con la que se debe entregar una copia a cada trabajador detallando la información sobre la jornada, salvo que el convenio colectivo o un acuerdo con los trabajadores diga lo contrario. Sin embargo, el empresario debe conservar una muestra o justificante de que se ha ido facilitando dichos documentos al trabajador, bien con una copia firmada por parte del empleado o a través de un correo personalizado.
Disponibilidad. En cuanto al documento que incluye todos los registros, se obliga a garantizar su veracidad y que esté disponible “en cualquier momento” y en el mismo lugar de trabajo si lo solicita un inspector, los representantes de los trabajadores o cualquier miembro de la plantilla.
Tiempos de descanso. Según el criterio técnico recogido en la normativa, es conveniente que el registro de la jornada incluya las “interrupciones o pausas” que realizan los trabajadores y que no se consideran tiempo de trabajo efectivo. Este registro ayudará a los inspectores a totalizar el número de horas reales trabajadas de cada trabajador.
Privacidad. El sistema implantado tiene que respetar la normativa sobre protección de datos (LOPD), por lo que se deberá de informar al trabajador del método empleado, la finalidad y alcance de la medida implantada. El uso de funciones más sofisticadas como la geolocalización deben estar debidamente justificadas y argumentadas.
Conservar los datos. La norma apunta que la empresa tendrá que guardar los registros de la jornada durante al menos cuatro años y tenerlos disponibles ante la inspección. En caso de llevar un registro en soporte papel, este se podrá digitalizar. Sin embargo, se recomienda utilizar un sistema que ayude a conservar la información en perfecto estado y que permita reducir los procesos.