Málaga contrata el sistema integral de administración electrónica; objetivo, reducir los tiempos

El proyecto de impulso de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Málaga recibe el espaldarazo definitivo mediante la adjudicación del contrato a la empresa T-Systems ITC Iberia S.A.U. por un importe de 2.056.245,50 euros y un plazo de ejecución de cinco años.

En total, el proyecto de implantación de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Málaga salió a licitación por 2,5 millones de euros y cuenta con una aportación de 1,1 millones de euros de los fondos Next Generation.

Esta inversión permitirá mejorar la calidad y la eficiencia de los procesos de tramitación y adaptarse a la normativa en la materia. Se trata, han señalado desde el Ayuntamiento de Málaga en un comunicado, de aumentar la eficacia administrativa, simplificar los procesos y, a su vez, la automatización inteligente de estos, de manera que se reduzcan además los tiempos de tramitación.

Tramitación electrónica

El objetivo principal del proyecto de implantación de un sistema integral de tramitación administrativa electrónica en el Ayuntamiento es el de mejorar la calidad y la eficiencia de los procesos de tramitación mediante el despliegue de herramientas que permitan el diseño digital de los procesos y la automatización de los mismos, que cumpla con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y que se integre con el BackOffice y con los componentes y funcionalidades del Centro de Transferencia de Tecnológica (CTT) del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Este proyecto es la consecuencia del cumplimiento de lo dispuesto en de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, donde se plantea a todas las Administraciones Públicas un escenario en el que la tramitación electrónica pasa a ser la forma de actuación de las administraciones tanto en su gestión interna, como en su relación con los administrados y entre las diferentes administraciones entre sí.

Este paquete normativo se completó con la publicación del RD 203/2021 de 31 de Marzo de 2021 sobre el Reglamento de Actuación y Funcionamiento del Sector Público por Medios Electrónicos que desarrolla reglamentariamente las dos leyes citadas anteriormente, con el objetivo de mejorar la eficiencia administrativa, incrementar la transparencia y la participación, garantizar servicios digitales fácilmente utilizables y mejorar la seguridad jurídica.

Al respecto, el Ayuntamiento consideró necesaria una evolución tecnológica mediante la implantación de una herramienta integral que permitiese adaptar su funcionamiento interno a los requerimientos establecidos en las citadas normas legislativas.

Por otro lado, esta herramienta permitirá aumentar su eficacia administrativa y un análisis de datos que facilite la simplificación administrativa y la automatización inteligente de los procesos de manera que se reduzcan drásticamente los tiempos de tramitación.

En concreto, este proyecto se plantea para dotar a la organización del Ayuntamiento de Málaga de herramientas adecuadas para cumplir con lo estipulado en la Ley 39/2015 y en la ley 40/2015 en lo relativo a la producción de los actos administrativos a través de medios electrónicos, el cumplimiento de los requisitos previstos en el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto a los documentos electrónicos administrativos y las notificaciones electrónicas, el almacenamiento de todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas por medios electrónicos y la disposición de los expedientes en formato electrónico.

Con este proyecto, el Ayuntamiento de Málaga dispondrá de las herramientas informáticas que puedan servir de soporte a la totalidad de los expedientes y documentos electrónicos y que de forma integral permita desplegar la Administración electrónica en todo el ámbito organizativo.

Técnicamente se ha concebido como una plataforma única que dé soporte a toda la actividad administrativa municipal y que facilite la transparencia, de manera que el canal telemático sea el preferido por ciudadanos y empresas para relacionarse con su Administración local, sin olvidar la eficacia requerida en la atención a la ciudadanía por el canal presencial y por el telemático.

El resultado final será lograr una reducción drástica de los tiempos de tramitación, un aumento de la transparencia y una mejora continua en la oferta de servicios electrónicos a disposición de la ciudadanía.

Implantación en el Ayuntamiento

El sistema integral de tramitación electrónica resultante tendrá capacidad suficiente a nivel lógico y de sistemas para soportar la carga de trabajo prevista para una organización funcional como la del Ayuntamiento de Málaga, con unos 2.500 usuarios potenciales de la herramienta y aproximadamente unos 650 procedimientos aptos para la catalogación de diferente complejidad.

El sistema de gestión electrónica de procedimientos abordará todas las fases del procedimiento administrativo como una única instancia. Dicho sistema tendrá como objetivo último la implantación del expediente electrónico y su tramitación hasta su definitivo archivo en todo el Ayuntamiento de Málaga y en sus organismos autónomos.

El proyecto se ha planificado para su desarrollo completo a lo largo de los cinco años que durará el contrato. Se ha estructurado en fases, dentro de cada una de las cuales se han definido diferentes apartados, con objetivos específicos en cada uno de ellos. Al final de cada fase se verificará que se hayan alcanzado los objetivos e hitos previstos.

Por otro lado, han recordado que mediante Orden Ter/1204/2021, de 3 de noviembre, se aprobaron las bases reguladoras y se efectuó la convocatoria correspondiente a 2021, de subvenciones destinadas a la transformación digital y modernización de las Administraciones de las Entidades Locales, en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (BOE 6 de noviembre de 2021).

La solicitud presentada por el Ayuntamiento de Málaga incluía varios proyectos por un importe total de 2.114.812,33 euros. Dentro de la línea estratégica 2 de operaciones inteligentes de dicha convocatoria, el Ayuntamiento de Málaga presentó un proyecto para la financiación de una 'plataforma software para la digitalización integral de los procesos administrativos', por un importe de 1.100.000 euros.

Este proyecto supuso la financiación de la fase 1 del proyecto municipal de adquisición de un sistema integral de tramitación administrativa electrónica en el Ayuntamiento de Málaga, cuya adjudicación se acaba de producir con un importe de licitación de 2.554.100 euros.

Dicha subvención fue concedida en resolución de fecha 18 de Mayo de 2022 por el total del importe solicitado de 2.114.812,33 euros, habiendo realizado el ingreso del 50% de la subvención concedida por parte del Ministerio de Política Territorial y Función pública, por un importe de 1.057.406,17 euros.

El proyecto para la adquisición del sistema integral de tramitación administrativa electrónica en el Ayuntamiento de Málaga estaba financiado inicialmente con recursos propios y con un plazo de ejecución de cinco años.