Tanto si eres de las mujeres perfeccionistas por naturaleza en el trabajo que dedican horas a completar una tarea, como si eres de las que prefieren procrastinar y esperar hasta el último minuto para ponerse con las tareas; seguro que en más de una ocasión te has visto con una larga lista de cosas pendientes por hacer en tu día a día y en el trabajo. Es entonces cuando la frustración, el miedo o incluso la ansiedad puede hacer acto de presencia y complicarnos más aún el afrontar todas esas tareas, más aún cuando no tenemos todo el tiempo que querríamos.
Es en ese momento cuando te invade esa sensación de no poder llegar a todo, pero ¿Cómo podemos hacer que ese bucle de frustración desaparezca y para poder terminar las tareas pendientes una a una? Tanto si eres de las personas que teletrabajan en España, que trabajan fuera del hogar o que simplemente tienen que afrontar los desafíos del día a día, existe un novedoso método que la autora Amantha Imber ha compartido y que ha sido revelado en Ascend (el blog de la prestigiosa Universidad de Harvard). Te contamos cómo llevarlo a cabo.
El revolucionario método de Harvard para acabar con las tareas pendientes
Si estás leyendo esto, posiblemente ya tengas delante de ti toda esa lista interminable de tareas pendientes o al menos las tengas enfocadas en tu cabeza. Pero, lamentamos decirte que no te servirá de nada enumerarlas de forma interminable. Esto según Amantha Imber no te ayudará a ser más productiva, ya que solo estarás basando esa larga lista en aproximaciones de tareas que normalmente tendemos a realizar con bastante optimismo y alejadas de la realidad.
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Para cambiar la perspectiva, sugiere la creación de una lista no de lo que estás obligada a hacer, sino de las cosas que podrías hacer. Este enfoque transforma por completo la percepción, otorgándote un sentimiento de control genuino sobre tus actividades en lugar de sentirte obligada a completar una lista de tareas. También elimina la presión de sentir que debes completarlo todo, lo que, a su vez, te motiva a ser más productiva que antes.
De esta manera, cuando tengas tareas en tu lista de pendientes, puedes tomar decisiones deliberadas sobre cuál priorizar y asignar tiempo en tu horario para realizarlas. En lugar de tomar decisiones impulsivas y enfrentarte a un abanico infinito de posibilidades en tu lista de tareas pendientes, se te anima a pensar cuidadosamente en cómo utilizarás tu tiempo en ese día en particular.
Calcular el tiempo que te llevará realizar esas tareas es clave
Para aumentar la eficacia de este método, la autora también sugiere determinar de manera realista cuánto tiempo necesitas para completar cada tarea. A partir de ahí, podrás asignar bloques de tiempo específicos en tu agenda para llevar a cabo estas tareas y, de este modo, marcarlas como completadas en tu lista.
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Cuando te enfrentes a una tarea que requiere tu máxima concentración, un método ampliamente conocido es la conocida como Técnica Pomodoro.
Esta estrategia involucra el uso de un temporizador para dividir tu trabajo en intervalos de 25 minutos, seguidos de breves pausas de cinco minutos. Después de completar cuatro de estos intervalos, puedes tomarte un descanso más largo de entre 15 y 30 minutos.
Otros métodos que también te harán ser más efectiva con tus tareas
Además de este método recomendado por la Universidad de Harvard, existen otros métodos efectivos que también podrás poner a prueba tanto en el trabajo como en tu día a día:
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- Listas de "una cosa a la vez": Estas listas son ideales para personas que se distraen fácilmente o se sienten abrumadas por múltiples tareas. Este enfoque es simple: creas una lista con las cosas que debes hacer en el día, una por línea y, si lo deseas, las ordenadas por prioridad. Luego, trasladas cada elemento de la lista a una nota adhesiva (post-it) diferente. Una vez que tengas esto listo, te enfocas en realizar la primera tarea de la lista y no piensas en las demás tareas pendientes. Cuando completas una tarea, la tachas de la lista y, lo más importante, rompes el post-it, lo que proporciona una sensación gratificante.
- Gestores digitales de tareas: Los gestores digitales de tareas son herramientas muy eficaces para la productividad. Funcionan como una combinación de diario, agenda, calendario y planificador, todo en una sola aplicación. Existen numerosos ejemplos de estos programas que podrás encontrar disponibles en dispositivos móviles y ordenadores. Estas herramientas permiten hacer un seguimiento de tareas, organizarlas por colores y categorías, colaborar con otros miembros del equipo y mucho más.
- Calendarios tradicionales: Los calendarios tradicionales también son útiles. Con un calendario semanal o mensual, puedes ver de un vistazo todas tus tareas y clasificarlas según su prioridad o dificultad. Sin embargo, este método puede ser abrumador para algunas personas, ya que ven muchas tareas planeadas para un mes, lo que puede generar estrés. Es una opción ideal para aquellas que disfruten de una planificación estructurada y deseen un control riguroso sobre su tiempo.