Si usas Google Drive de forma frecuente, quizás deberías echarle un vistazo a ciertos ajustes. Sirven tanto para el teléfono móvil, como para la versión web, como también para la versión nativa de escritorio.

Es una herramienta muy útil: te permite acceder a tus archivos estés donde estés, pero si no la tienes bien configurada, es probable que estés perdiendo más tiempo del necesario. Con estos trucos, podrás conseguir algo más de eficiencia.

1. Establecer carpeta de documentos predeterminada

Por defecto, la aplicación de Google Drive sincroniza todo aquello que tengamos en la carpeta correspondiente. Es decir, que si queremos que se sincronice algo, tenemos que moverlo hasta allí.

No obstante, podemos cambiar esto por defecto. En el explorador de Windows, hacemos clic derecho en Documentos > Propiedades > Ubicación > Mover, y elegimos como destino la carpeta de Google Drive. Luego nos preguntará si queremos mover los archivos, y elegiremos que si.

2. Usar archivos sin conexión

Puede que no siempre tengamos conexión, pero que aún así nos interese seguir teniendo acceso a los archivos de Drive. Al menos en la versión nativa de escritorio bastará con abrir los archivos para que se guarden. No obstante, en la versión web es algo más complicado.

Lo que tendremos que hacer es instalar la extensión ‘Documentos de Google sin conexión’ en el navegador web Google Chrome (no sirve otro). No hace falta ni que busquemos la extensión por nosotros mismo, pues Drive lo hará por nosotros si vamos a Configuración > General > Sin conexión.

3. Verificar los permisos concedidos a aplicación

Google Drive permite que otras aplicaciones se vinculen con este. WhatsApp, por ejemplo, permite que guardemos desde el teléfono una copia de seguridad de nuestros chats y de todo aquellos que tengamos en la aplicación. Como mismo lo hace WhatsApp, otras muchas aplicaciones (y también juegos) permiten guardarlo todo en Drive para cuando vamos a cambiar de móvil, entre otras cosas.

Por ello, si hemos concedido permisos a alguna aplicación, deberemos comprobar periódicamente las cuenta que tienen permiso. Puede que hayamos concedido permisos a alguna aplicación sin darnos cuenta, a alguna que ya no usemos, o alguna que haya cambiado de dueño, por ejemplo, con el consecuente de que se convierta en maligna.

Para acceder a esta parte de la configuración tendremos que pulsar sobre el botón del engranaje situado en la esquina superior derecha. Luego entramos en Configuración, accedemos al apartado de Administrar aplicaciones una vez se haya abierto la ventana emergente y desactivamos y borramos los datos de aquellas aplicaciones que no reconozcamos haberles dado permiso o que ya no usemos.

4. Realizar copias de seguridad automáticas

Tanto en iOS como en Android podemos hacer que Drive almacene una copia de seguridad de todas las fotos y vídeos. Es muy útil, sobre todo para la gente que tiene poca memoria o que quiere tenerlo todo a salvo en la nube. Podemos hacerlo tanto con los datos móviles (para aquellos que tengan una tarifa amplia) como mediante únicamente por Wi-Fi (se acumulan todos los archivos para cuando estemos en casa).

Para ello, en la aplicación móvil, vamos a Ajustes > Añadir automáticamente. Está justo al comienzo de la página de Ajustes. Si lo activamos, todas las imágenes y vídeos e subirán de forma automática.

5. Establecer el formato de documento predeterminado

Siempre que abres un nuevo documento, el formato se cambiará al predeterminado, el que viene por defecto con la aplicación. Es decir, se cambiará la fuente y cualquier cosa. Para que cada vez que abramos Google Docs, no tengamos que estar cambiando a los ajustes de estilo que más usemos, podremos configurarlo para que aparezcan directamente.

Lo primero que tendremos que hacer para ello es escribir una palabra, frase, párrafo, o lo que queramos, pues es indiferente, y posteriormente darle el estilo que queramos. Una vez lo hayamos hecho, seleccionamos el texto vamos a Formato > Estilos de párrafo > Texto normal > Actualizar Texto normal para que coincida.

Ulteriormente, accedemos al ajuste Formato > Estilos de párrafo > Opciones > Guardar como mis estilos predeterminados. A partir de ya, cualquier nuevo documento que creemos se abrirá con este ajuste predeterminado.

6. Cambia la configuración de notificaciones

Por defecto, en la versión web, Drive nos notificará mediante correo electrónico. Pero también podemos hacerlo mediante las notificaciones nativas del buscador. Para modificar este ajuste, podremos ir a la página de Drive > Botón de configuración > Configuración > Notificaciones, y desde ahí podremos activar/desactivar tanto las notificaciones de escritorio como las del correo electrónico.

Si vamos a activar las notificaciones de escritorio por primera vez, casi seguro que el navegador nos pedirá permiso por motivos de seguridad. Como veremos, las notificaciones de la web son bastante limitadas.

En iOS y Android tendremos algo más de opciones. Incluso podremos elegir el tono o el tipo de notificación que queremos. Por defecto vendrá todo activado.

7. Aplicaciones para archivos específicos

En Google Drive no solo podemos subir imágenes, documentos, hojas de cálculo y presentaciones, que es lo que Drive abre por defecto, sino que también podemos subir y abrir otro tipo de archivos, como por ejemplo PDF o, realmente lo que queramos, enlazando a aplicaciones de terceros.

Por ejemplo, podemos instalar una extensión que abra los PDF por defecto, o cualquier otro archivo. En la tienda de extensiones de Google Chrome hay unas cuantas. Para cambiarlo, tendremos que ir al botón de Configuración > Configuración > Administrar aplicaciones.

8. Establecer cuenta predeterminada, si usas varias

Si usas varias cuentas, es mejor que establezcas una como predeterminada, pues si no, probablemente te estés liando entre ellas de forma constante. Para establecer la cuenta que queramos como primaria, tendremos que cerrar todas las sesiones que tenemos abiertas.

Una vez hecho esto, iniciaremos sesión con la que queremos que sea la predeterminada. De forma ulterior, iniciaremos sesión con el resto de cuentas que usemos. La primera con la que hayamos iniciado sesión será la predeterminada que se ejecute cuando abramos Drive. Esto mismo funciona con cualquier web de Google.