Aproximadamente un tercio de la población mundial se encuentra confinada en sus hogares con el fin de intentar frenar el brote de coronavirus que ya acumula infectados en cientos de países.
Esta situación ha provocado una adopción masiva del teletrabajo en aquellos sectores en los que es viable trabajar de manera remota. No obstante, como muchos habréis podido comprobar en vuestras propias carnes, el teletrabajo tiene también algunas particularidades a las que puede resultar complicado acostumbrarse.
Recientemente, os revelábamos cinco trucos para teletrabajar seguros e incluso las herramientas gratuitas imprescindibles para trabajar desde casa. En este caso, hablaremos de las reglas esenciales a la hora de escribir emails.
Cómo empezar y acabar el correo
Hay muchos que ya estamos acostumbrados a escribir multitud de correos electrónicos a diario en nuestro entorno laboral. Sin embargo, seguro que aquellos que ahora estén empezando dudan sobre cómo redactar este tipo de mensajes.
Usuario escribiendo en un MacBook.
Una de las reglas básicas no escritas está relacionada con el principio y el fin de cualquier email, sin importar el contenido que éste trate. En este sentido, lo recomendable es empezar siempre con un "Buenos días XXX (inserte nombre del destinatario", "Buenas tardes" o similar.
La fórmula al despedirse también sigue un esquema parecido, no olvidemos que aunque se trate de un correo electrónico, la educación siempre ha de estar presente. Lo normal es terminar el email con "Un saludo", "Gracias, un saludo", etcétera.
La importancia del asunto
Muchos desconocen la relevancia que tiene el campo de "Asunto" que encontraremos en servicios de correo electrónico como Gmail o Outlook. Incluso, hay personas que lo dejan en blanco, craso error.
Interfaz Gmail.
Escribir bien o mal este apartado puede marcar la diferencia entre que lean nuestros emails o que los ignoren completamente. La idea del asunto es que no se exceda en más de tres palabras y que refleje con un solo vistazo de lo que va a tratar nuestro mensaje.
Ortografía como seña de identidad
Como en el caso del asunto, enviar un correo electrónico con faltas de ortografía puede dar una muy mala impresión al destinatario. Lo ideal es revisar el email varias veces antes de pinchar en la tecla de "enviar", ya que al escribir rápido puede que cometamos algún que otro error.
Al fin y al cabo, puede que quien lo reciba se forme una imagen de nosotros a partir de cómo nos expresamos, por lo que evitar las faltas ortográficas e intentar redactar un texto con lógica es imprescindible.
Confirma que lo has recibido
Si has recibido un correo electrónico que se dirige exclusivamente hacia tu persona (y no hacia tu empresa de un modo general, por ejemplo), debes intentar responder al destinatario siempre que puedas, para que éste sepa que lo has recibido.
Gmail en su versión móvil.
En ocasiones, sabemos que con las prisas y la cantidad de emails que recibes, puede que se te olvide, pero debes saber que no sienta nada bien enviar un correo personal y que no te respondan.
Sé directo y conciso
A diferencia de la comunicación oral, la escrita puede dar lugar a muchos más malentendidos. Precisamente por eso tenemos que tratar de ser directos y claros a la hora de redactar un correo electrónico, evitando extendernos demasiado o utilizar frases que puedan ser confusas.
Como has podido comprobar, son consejos bastante fáciles de seguir a los que te acabarás acostumbrando tras unos pocos días. Con el paso del tiempo, enviar correos electrónicos se convertirá en un rutina que no te supondrá ningún esfuerzo extra.