Yolanda Díaz, ministra de Trabajo y Economía Social
Así es la nueva normativa de registro digital: multas de hasta 10.000 euros a los que no cumplan estos requisitos
La nueva reducción de la jornada y los nuevos requisitos de fichaje, pueden parecer mucho más complicados de lo que son. Te contamos cómo aplicarlo y evitar multas en el proceso.
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A principios de febrero el Consejo de Ministros aprobó el anteproyecto de ley que pretende reducir a 37,5 horas la jornada laboral en España. Además obliga a cumplir con otras medidas como un nuevo registro de horario digital.
Para fichar ya no son válidas ni las hojas de excel, el papel o cualquier sistema que no permita identificar al trabajador correctamente. En caso de no cumplir estos requisitos las multas que se pueden imponer alcanzan hasta los 10.000 euros que se contabilizan por cada empleado afectado por la infracción.
El Ejecutivo tiene previsto que estas medidas sean aprobadas a mediados de 2025 por el Congreso de Diputados. En caso de que esta predicción se cumpla, las empresas tendrán que adaptarse rápidamente a este nuevo sistema y velar porque no se incumpla.
Requisitos de los nuevos sistemas digitales
El objetivo principal de esta nueva normativa es mantener un control sobre los datos laborales y así evitar cualquier irregularidad en el salario. Esta trazabilidad ayudará a eliminar un promedio de 3 millones de horas extra que actualmente no son remuneradas.
Otros objetivos pueden ser aumentar la productividad, reducir el trabajo no remunerado, facilitar las inspecciones de trabajo y que los trabajadores tengan acceso a sus horarios.
La Ley impone la instauración de un sistema de fichaje y control horario totalmente digital en todas las empresas españolas. Dicho dispositivo tendrá que ser interoperable con el sistema de verificación de la Inspección de Trabajo de España para que puedan acceder en tiempo real a los datos de las empresas.
Independientemente de cuando entre en vigor la legislación, es importante que las empresas se antepongan y planeen qué sistema utilizar, ir implementando el que mejor les funcione y, sobre todo, instruir a sus empleados en el nuevo método de fichaje para evitar errores.
Para ser válido el sistema de fichaje digital debe tener la capacidad de conservar los datos de cada trabajador durante 4 años; tener un registro automático y fiable de la jornada; acceso remoto, ya que los empleados que teletrabajan también tienen que fichar; imposibilidad de modificación para evitar posibles fraudes y que cumpla con las normativas de protección de datos.
Hay profesionales que no tienen que someterse a este fichaje digital. Los transportistas, los profesionales del hogar o limpieza, los deportistas, artistas, abogados y los trabajadores con un régimen de flexibilidad horaria, no tienen que seguir este sistema.
Factores a tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de fichaje
Hay varios aspectos a los que estar atento al momento de elegir un sistema de fichaje, sobre todo, si cualquier error puede significar una multa.
Lo más importante es que cumpla con los requerimientos legales antes mencionados, pero también hay otros factores como la facilidad de uso, es decir, que sea un sistema intuitivo para todos los trabajadores.
También hay que tener en cuenta la compatibilidad y la integración con otros sistemas de gestión como nóminas o contabilidad. Al igual que sea un sistema accesible para todo el mundo.
El costo y la fiabilidad del proveedor son aspectos a los que prestar atención. Es posible que la oferta de estos sistemas suba mucho, ya que esta normativa abrirá una oportunidad en el mercado. Para no dejarse engañar, hay que estudiar los productos y elegir uno con buenas referencias y experiencia.
¿Qué multas me puedo llevar si incumplo la normativa?
La normativa establece diferentes niveles de multas en caso de incumplimiento. La diferencia con otras sanciones es que la multa se contabiliza por cada trabajador en caso de ausencia de fichaje, falta de visibilidad de horas extras o vacaciones y falsificación de datos.
Los rangos de sanción son tres:
- Error de bajo impacto: hasta 2.000 euros.
- Error de medio impacto: hasta 5.000 euros.
- Error con alto impacto o falta de fichaje: hasta 10.000 euros.
Por esto es importante conseguir un buen sistema, ya que, cualquier fallo puede tener como consecuencia una multa de 10.000 euros.
Algunos sistemas que puedes usar y evitar multas
Los terminales de fichaje digital están diseñados para registrar el tiempo de trabajo de los empleados en un lugar específico. Suelen estar en la entrada de las oficinas o en algún punto que permita a los trabajadores registrar su entrada y salida con facilidad. Suelen funcionar con tarjetas, llaveros o códigos.
El inconveniente que puede presentar esta opción es principalmente para los empleados que teletrabajan o trabajan a distancia y que no tienen la posibilidad de ir a las oficinas a fichar.
Las aplicaciones móviles de fichaje digital tienen la ventaja de que permiten fichar a distancia y son de fácil acceso. Permiten seguir los desplazamientos y horarios de los empleados, al mismo tiempo que evitan errores de registro. Además son mucho más autónomos y cada quien accede a su calendario, horarios o agenda libremente.
El problema que puede presentar esta opción es que hay trabajadores que preferirían no utilizarla por un tema de privacidad y protección de datos.
Las plataformas de gestión de horas de trabajo tienen la ventaja de que se conectan a los equipos de control horario y aplicaciones móviles. Permiten recopilar información de entrada y salida de la empresa en tiempo real y suelen tener sistemas de inteligencia artificial.
El inconveniente de esta plataforma es que en empresas con muchos empleados que no están acostumbrados al mundo de la tecnología, puede suponer un problema de accesibilidad.
