La temporada de resultados ya está aquí. La semana que viene, concretamente el martes, Santander, Cie Automotive y Endesa publicarán sus cuentas del segundo trimestre de 2019. Un día después también lo harán Iberdrola, Naturgy o Repsol, por citar solamente algunas de las que cotizan en el Ibex. 

Pero las empresas tienen otras obligaciones durante este mes de julio, como presentar la declaración del impuesto de Sociedades o depositar en el Registro Mercantil sus cuentas anuales. En este caso serían las correspondientes a 2018.

El plazo máximo para aprobar las cuentas anuales en junta es de 6 meses, desde la fecha de cierre del ejercicio; por lo que para la mayoría de las sociedades (las que cierran el ejercicio a 31 de diciembre de cada año) el plazo máximo de presentación en el Registro Mercantil termina el 30 de julio.

El 30 de julio, por tanto, será el último día que puedan hacerlo y, según la Ley de Sociedades de Capital, esa responsabilidad recae sobre el administrador. 

Los errores más frecuentes que cometen las empresas, según destaca la asesoria Lavín,  son cinco: No presentar las cuentas, desconocer las sanciones, usar plantillas, no actualizar los datos del órgano de administración y no incluir el informe de auditoría.

En estos y otros casos con el mismo resultado, las sociedades se enfrentarían a importantes sanciones así como al cierre registral de la misma; lo que impediría la inscripción de actos y documentos de la sociedad. Desde el despacho Ayce laborytax recuerdan esas sanciones, entre las que destacan tres:

1.  Las sociedades no podrán inscribir en el Registro Mercantil ningún documento referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista (excepto el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores). 

2. El cierre del Registro Mercantil impedirá a terceros conocer la situación financiera de la sociedad, lo que provocará que se presuma que existen complicaciones económicas o de gestión de la sociedad.

3. La imposición de sanciones administrativas que consisten en una multa que puede conllevar desde 1.200 euros hasta 60.000 euros. En el caso de que la facturación anual de la sociedad o, en su caso, del grupo de sociedades, sea superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

Para evitar presentaciones defectuosas, el Registro Mercantil de Valencia ha publicado un manual de ayuda, con diez novedades que hay que tener en cuenta para la presente campaña y que recoge la Asociación Profesional de Expertos Contables y Tributarios de España (AECE).

1. La presentación telemática de los depósitos de cuentas deberá realizarse en los modelos normalizados aprobados por la orden ministerial y con las variaciones que ha determinado la Resolución de 22 de mayo de 2019, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se aprueba el nuevo modelo para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas de los sujetos obligados a su publicación. Dichos modelos están a disposición gratuita de todos los usuarios en la página web “registradores.org”.

2.  Deberá constar, en el apartado correspondiente de la hoja de datos generales de identificación e información complementaria (IDA2/IDP2) tanto el total de la base de reparto así como la aplicación del mismo, de ambos ejercicios. Igualmente deberá hacerse constar, con indicación numérica, los días que determinan el periodo medio de pago a los proveedores. En caso de no consignar cifras en alguno de los ejercicios, deberá indicarse la causa, en el apartado 01903 de la hoja destinada a Datos Generales de Identificación e Información Complementaria (IDA1/IDP2). En el caso que la sociedad haya tenido un resultado de pérdidas, esta cifra solo deberá constar en la casilla 91000 correspondiente a “Saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias” sin que quepa su aplicación a ningún concepto.

3. Aquellas sociedades que dispongan de LEI (Legal Entity Identifier) a la fecha de formulación de las cuentas deberán hacer constar dicho código en la hoja destinada a Datos Generales de Identificación e Información Complementaria (IDA1/IDP1) casilla 0109.

4.  Todas aquellas sociedades que presenten informe de auditoría para su depósito, deberán hacer constar el código ROAC del auditor firmante. 

5. Si en el Certificado del acta de la Junta consta que se acompaña a depósito el documento correspondiente al Estado de Cambios sobre Patrimonio Neto, se exigirá que se aporte para su depósito, "por lo que recomendamos que los modelos de certificaciones que se utilicen para presentarse con las cuentas anuales no lleven, en tal caso, la referencia a dicho documento".

6.  En las cuentas anuales telemáticas y en soporte CD/DVD, la fecha de expedición del certificado del Acta de la Junta, en la que debe constar la huella digital generada por el Programa D2, no puede ser nunca anterior a la fecha de generación de la propia huella. 

7. Cuando el documento de Titularidad Real se presente en formato papel deberá ir firmado y fechado, de forma autógrafa, por el administrador o los administradores de la sociedad. 

8. Para evitar defectos por su cumplimentación errónea respecto del nuevo documento de Titularidad Real, todas aquellas sociedades que no coticen en bolsa y que no hayan modificado la Titularidad Real respecto de la comunicada en las cuentas anuales del ejercicio 2017, deberán cumplimentar la primera casilla con un SI,  y la segunda con un NO. 

9. Serán defectuosas las cuentas anuales en las que se cumplimente el documento “Sobre Servicios a Terceros” y no conste la sociedad previamente inscrita en el Registro de Prestadores de Servicios a Sociedades y Fideicomisos.

10.  Las cuentas anuales de las sociedades que consten inscritas en el citado Registro de Prestadores y no cumplimenten dicho documento, no serán correctas. La fecha en la que acaba el plazo para la inscripción de los sujetos obligados en el Registro de Prestadores de Servicios a Sociedades y Fideicomisos, es la de 4 de Septiembre de 2019.