Automatizar y leer de forma 'inteligente' los gastos y facturas de las empresas

Se está hablando mucho de la necesidad de automatizar y digitalizar el tejido empresarial y uno de los efectos que está generando la pandemia por Covid-19 es la aceleración de esta transformación por necesidad. Sin embargo, son muchas las empresas que, aunque tiene determinados procesos de negocio digitalizados, siguen manteniendo ‘el lápiz y el papel’ para actividades administrativas como la gestión y el control de gastos y facturas…

¿Hasta dónde entra la digitalización de una compañía? La startup española Sabbatic lo tiene claro: debe alcanzar hasta sus entrañas, porque no se puede hablar de una empresa puntera, digitalizada e innovadora, pero seguir haciendo trámites administrativos como en el siglo pasado.

Así, los dos emprendedores que fundaron Sabbatic iniciaron este proyecto allá por 2013, con el objetivo de “aliviar todo el proceso manual que existe en la gestión de tickets de gasto y facturas profesionales”, entre otras gestiones financieras de la empresa, explica a D+I Paul San Sebastián, cofundador, socio y Project Sr. Manager.

El reto inicial era digitalizar, pero San Sebastián incide en que ahora su core de negocio está en su capacidad de automatizar estos trámites y gestiones administrativas, lo que se llama impulsar la cultura del paperless en las empresas.

Pero, la gran preguntar en muchas pymes es ¿para qué esta automatización de procesos manuales? Para responder, San Sebastián echa mano de los datos: se consigue mejorar “hasta un 85% la eficiencia de los flujos de trabajo” y, además, se arroja luz a esos datos de facturas o gastos “hasta ahora ocultos en la mayoría de las empresas”.

Visión artificial y 'machine learning'

La tecnología de Sabbatic permite no solo digitalizar el alta de las facturas y tickets, sino hacer “una lectura inteligente de toda la información que contienen”, con el fin de analizarla para mejorar su gestión, asegura San Sebastián.

Para ello, desarrolla una serie de algoritmos con inteligencia artificial para detectar y extraer toda la información que hay en una imagen o un documento PDF, a través de la visión artificial de forma automatizada al instante.

Su sistema “no solo puede leer esta información, sino comprenderla” para realizar informes. Así, se puede lograr, por ejemplo, una “detección automática de gastos duplicados o fraudulentos, alertas por incumplimiento de política de gastos, automatización del flujo de supervisión y aprobación de gastos, conciliaciones bancarias y reembolsos a trabajadores...”

Se trata de una solución software en la nube (SaaS por las siglas en inglés de software as a service), que permite digitalizar y automatizar todo el proceso de gestión de gastos de la empresa, de principio a fin. Así, el usuario responsable de este proceso puede gestionar, “de un vistazo, toda esa información contable, realizar la conciliación bancaria de los gastos y, además, es capaz de encontrar ineficiencias u oportunidades”.

Asimismo, con el uso de la plataforma “el software va aprendiendo y mejorando” gracias a la tecnología de machine learning que ha desarrollado esta startup, subraya su cofundador.

Digitalizarse para captar más datos

Otro de los motivos que San Sebastián esgrime para apostar por empresas con menos papeles y más digitales es ofrecer una cantidad de información que hasta la fecha era difícil de recopilar y analizar. “Con herramientas como la nuestra, una empresa puede tener a un solo clic, de manera digital, el desglose completo de todos los gastos realizados por todos los trabajadores a lo largo de un año”.

El cofundador de Sabbatic señala que lo que antes eran solo unos importes totales en una tabla de excel, “ahora son datos digitalizados con todo detalle que permiten como empresa conocer los gastos agrupados por proveedores, el IVA que se pierde en las facturas simplificadas, etc”.

Entre sus clientes, SanSebastián asegura que se encuentran bancos españoles del Ibex 35, empresas del sector de la alimentación como Angulas Aguinaga, grupos industriales con estructuras complejas como Velatia con más de 3.000 empleados en el mundo, centros tecnológicos como Tecnalia entre otros. “Ya son más de 30.000 los usuarios que utilizan nuestra herramienta”.