Del diagnóstico a la formación: así es un plan local de digitalización a través de sus 40 medidas

En una entrevista concedida a DISRUPTORES, publicada este domingo, la concejala de Innovación del Ayuntamiento de Valencia, Paula Llobet, lamentaba el hecho de que la administración municipal de la tercera ciudad de España no tuviera un Plan de Digitalización.

Reconoció que su departamento ha empezado a trabajar en ello y admitía que, otras ciudades menores llevaban la delantera en este sentido. Una de ellas es Valladolid -la ciudad número 13 del país en número de habitantes-, que presentó hace unos días su Plan de Transformación Digital 2024-2027.

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Este periódico ha querido bucear en este documento para comprobar cómo se estructura, cuáles son sus ámbitos de actuación y las medidas concretas que servirán para llevarlo a cabo. El ejemplo vallisoletano puede servir a otras ciudades que no tienen este tipo de planes -como Valencia, por ejemplo- para empezar a diseñar el suyo.

Lo primero que hay que remarcar es que el plan de la ciudad castellano y leonesa está organizada en "tres dimensiones" (tecnologías, procesos y personas), como afirman en el consistorio.

Pero estas tres dimensiones cobran sentido gracias a nueve ámbitos de actuación y a través de 40 medidas concretas.

El primer ámbito de actuación es el de la planificación estratégica. Y las medidas que se incluyen son el diagnóstico de necesidades, el avance en la integración de las entidades instrumentales, la estrategia de movilidad y apps del Ayuntamiento y, por último, la identidad corporativa y uniformidad de los sistemas.

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Parece lógico pensar que este ámbito de actuación es ineludible a cualquier plan de transformación digital que se precie. Sin un diagnóstico y una uniformidad de criterios se antoja complicado empezar a desarrollarlo.

En segundo lugar, se reserva un paquete de medidas concretas para las diferentes áreas sectoriales del ayuntamiento. Así, a lo largo de los próximos años se prevé implantar los oportunos sistemas de gestión de la Policía y del Servicio de Limpieza, un sistema de gestión de ingresos y recaudación, un sistema de gestión de recursos humanos, un nuevo sistema de gestión patrimonial e inventario, así como apoyar la implantación de soluciones vinculadas con los fondos PRTR y la realización de un análisis y posterior implantación de otras soluciones sectoriales.

El tercero de los ámbitos es el del mantenimiento y evolución de los sistemas horizontales, entendidos estos como aquellos que dan cobertura a los propios funcionarios del Ayuntamiento. La modernización y rediseño de la web municipal, el mantenimiento y evolución de los sistemas corporativos, la aplicación de tareas de apoyo en la operativa diaria de servicios específicos y la mejora del sistema de contabilidad con las medidas que el plan desarrollará en los próximos tres años.

La atención digital al ciudadano es otro de los grandes ámbitos de actuación el plan. En este caso, el Ayuntamiento de Valladolid busca mejorar el sistema de incidencias, quejas y sugerencias; la creación de una nueva oficina multifuncional de atención general al ciudadano; la mejora de los servicios web y de atención telefónica e información del sistema 010; y, por supuesto, la mejora de la transparencia y usabilidad de la información a disposición de los ciudadanos.

En este sentido, aunque el ayuntamiento vallisoletano lo separa en otro ámbito diferente, también tiene vocación de servicio a los ciudadanos y a las empresas la siguiente área de actuación, la de la administración electrónica.

Aquí, el consistorio va a implantar el cambio de la plataforma AVANTE, que digitalizará al 100% todos los procesos administrativos; va a impulsar la gestión del archivo de expedientes y la preservación digital; va a incluir en la plataforma módulos específicos de gestión; y va a explotar los datos y cuadros de mando en la plataforma.

Hay dos ámbitos centrados en tecnologías concretas, el de la IA y automatización, por un lado, y el de las infraestructuras y ciberseguridad, por otro.

En el primero, se realizará un diagnóstico de aplicación y casos de uso en las áreas sectoriales, se impulsará la plataforma de automatización robotizada para procesos repetitivos, se desplegarán proyectos pilotos de automatización y se realizará una vigilancia tecnológica de la evolución de las tecnologías emergentes.

Infraestructuras y ciberseguridad

En el plano de las infraestructuras y la ciberseguridad, se renovará el Centro de Proceso de Datos y el core de la red de telecomunicaciones corporativas; se impulsará la migración a la nube de los sistemas e infraestructuras; se ampliarán las áreas wifi del Ayuntamiento; se implementarán avances en la certificación en el Esquema Nacional de Seguridad; y se elaborará un Plan de Concienciación en materia de ciberseguridad.

Los dos últimos ámbitos del plan tienen que ver con la cultura de la innovación. Así, en el apartado 'apoyo a la innovación', se fomentará la adoptación de tecnologías innovadoras en el consistorio, se fomentará la colaboración con la Agencia de Innovación, se dará soporte a la Oficina Municipal de Datos del Ayuntamiento y se creará una Oficina de Calidad y mejora de procesos TIC y metodologías ágiles.

Gestionar el cambio digital es el último ámbito de actuación, que comprenderá la adecuación del puesto de trabajo al nuevo entorno digital, el programa 'Digit@lízate' del empleado municipal, el despliegue de un nuevo Portal de Atención al Usuario y una nueva plataforma de formación de los empleados municipales.

Fuentes del equipo de gobierno han destacado su firme propósito de dirigir el Ayuntamiento para convertirlo en una organización "ágil, moderna y segura, que genere en la ciudadanía toda la confianza en su relación digital con la administración, y a la vez aprovechar todo el potencial de las TIC para la mejora de la prestación de los servicios".

Destacan como medidas estrellas la nueva oficina multifuncional de atención ciudadana, que contará con herramientas y productos digitales actualizados, que permitirán una gestión optimizada de los tiempos de espera, con una reducción media estimada de un 30%.

También pretende el consistorio intensificar los servicios municipales a través de aplicaciones móviles. "Es una realidad que la ciudadanía, cada vez más, prefiere el acceso a través del dispositivo móvil y no del PC. Por lo tanto, debe ser posible en breve presentar una instancia, pagar un tributo o entrar en una instalación municipal sólo usando el teléfono móvil", ha señalado la concejala Silvia Tomillo.

El nuevo puesto de trabajo digital es capital para el Ayuntamiento. Y es que el plan contempla "una renovación integral del puesto de trabajo del empleado para adecuarlo al nuevo contexto digital, contemplando medidas como un nuevo portal interno más eficiente y la incorporación progresiva de herramientas de colaboración que faciliten la mejora de la productividad, velando por la incorporación de periféricos que mejoren la ergonomía del puesto de usuario, en aquellos casos en que resulte necesario".

Cabe señalar que esta medida no sólo afecta a equipamiento hardware, sino también a nuevas herramientas software, por ejemplo, de transcripción automática y dictado por voz, que puedan ayudar al empleado en el desempeño de sus funciones.