Uno de los aspectos clave que define una empresa familiar como tal, es su deseo de continuidad en el tiempo, y hay numerosas situaciones que pueden poner dicha continuidad en entredicho. Hay empresas familiares en los que no se tiene claro cuál es el rol que va a jugar cada uno de los hijos -hermanos- después de la etapa del padre-madre fundador/a; se jubilan los actuales gerentes familiares y no se sabe si contratar a profesionales externos y cómo se les va a retribuir; no hay consenso en cómo incorporar a las generaciones venideras a la empresa y qué requisitos deben cumplir para ello o sobre cuál debe ser el papel de los miembros de la familia sin vínculos de sangre. Estos son sólo algunos de los múltiples retos que debe ir dirimiendo la empresa familiar a lo largo de su vida, que pueden dar lugar a conflictos tan persistentes que acaben incluso con la vida de la empresa, y lo que es aún peor, con la armonía en la familia.

Una de las herramientas más frecuentemente utilizada y útil para las familias empresarias, que ayuda enormemente a adelantarse a las situaciones conflictivas que puedan ocurrir en la empresa, es el protocolo familiar: un acuerdo privado, consensuado por los miembros de la familia, que regula cómo la familia posee, gobierna y gestiona la empresa y la riqueza familiar, al objeto de anticiparse a los conflictos antes de que éstos se produzcan, conservar las relaciones familiares y garantizar la supervivencia de la empresa.

Este acuerdo normalmente incluye en su contenido: la misión y los valores de la familia, cómo desarrollar el gobierno corporativo (e.g. ¿Cómo se nombran los miembros del Consejo de Administración y del equipo directivo?), de la propiedad (e.g. ¿Cómo se transfieren las acciones?), de la familia (e.g. ¿Cómo se implica la familia en las nuevas aventuras empresariales?), o de la riqueza familiar (e.g. ¿Cómo se gestiona la riqueza de la familia?). También frecuentemente se incluyen aspectos relativos a las actividades sociales de la empresa, los documentos de gobierno (e.g. ¿Cuándo se renueva el protocolo?) y apéndices (e.g. Capitulaciones matrimoniales, testamentos, estatutos de las sociedades).

Sin embargo, y a pesar de los indudables beneficios adheridos al protocolo, de acuerdo con el estudio Factores de competitividad y Análisis financiero en la empresa familiar (Instituto de la Empresa Familiar, 2018), en el que se encuestaron a 1.005 empresas familiares españolas, sólo el 11,3% de las mismas contaban con un protocolo familiar por escrito. Además, la experiencia práctica nos dice que en muchas ocasiones hay empresas que teniendo redactado un protocolo, éste no está evitando la existencia de conflictos familiares ni permitiendo alcanzar la armonía familiar.

Hay muchas empresas familiares a quiénes les venden un protocolo estándar, ya redactado, que no ha surgido del diálogo de los miembros de la familia. Este tipo de protocolo tiene poca utilidad. El protocolo familiar es un traje a medida, vivo, diferente para cada familia empresaria, porque distintos son sus valores, complejidad, gustos e historia. Y aunque es aconsejable la ayuda externa, es la propia familia quien debe diseñar y cortar este particular contrato familiar, con el nivel de detalle y sofisticación que cada caso requiera. Además, lo importante del protocolo no es el documento final, sino el proceso de comunicación reflexiva que supone entre todos los miembros de la familia para alcanzar un consenso respecto a cómo gestionar la propiedad, el negocio y la riqueza familiar. En este sentido, es importante que todos los miembros de la familia reciban una formación previa básica (estructura societaria, contabilidad, fiscalidad, etc.) que les ayude a tener criterio propio en la discusión y dialogo que propicia la construcción de este documento de acuerdos compartidos. Este proceso ayuda a los miembros de la familia a ser conscientes de su participación en una familia empresaria, de sus obligaciones individuales y colectivas, y alinea las expectativas individuales con las de la familia en su conjunto, lo que incrementa sus relaciones de confianza y asegura un alto nivel de cohesión familiar. Lo importante no es el documento final, sino sobretodo el proceso que ha despertado. Por ello, debe estar siempre vivo y sometido a revisión cada cierto tiempo para conservar su utilidad . Empresa + Familia = Bienestar social.