8 trucos para Google Drive que probablemente no conocías

Drive se ha convertido en la herramienta de productividad más importante de mucha gente, y gracias a estos trucos para Google Drive, serás mucho más eficiente trabajando con ella.

Google Drive es mucho más que un servicio de almacenamiento en la nube. Google Drive ha conseguido convertirse en la suite ofimática principal de mucha gente, además de en el lugar en el que guardan la totalidad de sus archivos.

Consecuentemente, Drive se ha convertido en un centro de productividad, y con estos trucos para Google Drive puedes sacarle el máximo partido y hacer lo que quieres más fácilmente y en menos tiempo.

Activa el modo offline de Drive

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La mayor limitación al usar una suite ofimática en la nube es no poder trabajar sin conexión. Afortunadamente, Google Drive cuenta con una opción en la sección general de sus ajustes para descargar los documentos y poder editarlos sin necesidad de conectarse a Internet.

Convierte imágenes en texto

Una función muy interesante y desconocida de Google Drive es la que permite convertir imágenes y PDFs en archivos de texto de Google Docs. Basta con hacer clic derecho sobre el archivo que quieras convertir y después darle a Abrir con>Documentos de Google. Puedes hacer esto con archivos JPG, PNG, GIF y PDF.

Búsqueda avanzada de Google Drive

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Al igual que la búsqueda de Google y otros servicios como Gmail tienen un modo de búsqueda avanzada, Drive cuenta con el suyo también. Junto a la barra de búsqueda encontrarás una flecha que despliega un menú para filtrar por tipo de documento, fecha de modificación, título, contenido, propietario, ubicación y gente con la que ha sido compartido.

Escanea documentos físicos

Si tienes la aplicación de Drive para Android (esta posibilidad no ha llegado aún a iOS), puedes escanear documentos físicos y convertirlos en imágenes (que posteriormente puedes convertir en documentos con el truco que mostramos antes). El proceso es tan sencillo como abrir la aplicación, tocar el símbolo “+” y seleccionar escaneado para comenzar el proceso.

Recupera versiones antiguas de un documento

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Una de las grandes ventajas de Google Drive es que permite colaborar en tiempo real con otros usuarios en un documento. Sin embargo, esto puede ocasionar un problema si uno de los miembros del equipo hace un cambio no deseado. Por suerte, puedes recuperar cualquier versión antigua de un documento con el atajo de teclado Ctrl+Alt+Shift+H o seleccionando Archivo en el menú superior y después Ver historial de revisión.

Dictado de documentos por voz

Aunque para la mayoría de la gente es más fácil escribir con el teclado, algunos prefieren el dictado por voz, especialmente ahora que ha mejorado tanto. En Google Drive puedes acceder al dictado navegando a Herramientas>Escritura por voz o con el atajo Ctrl+Shift+S. El dictado permite comandos para cambiar el tipo de letras, cambiar de párrafo, añadir signos de puntuación y más, además de que puedes cambiar una palabra haciendo clic derecho sobre ella.

Busca los archivos más pesados

Si te estás quedando sin espacio libre en tu cuenta de Google Drive y quieres hacer limpieza de archivos viejos para ganar espacio libre, lo más eficiente es empezar por lo más pesado. Para encontrar primero los archivos más pesados solo tienes que pinchar en la aplicación web sobre la información de espacio libre (a la izquierda, bajo el menú) y seleccionar la información de Drive. Allí encontrarás tus documentos ordenados del más pesado al más ligero.

Enlaza documentos entre si

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Probablemente ya sepas que es muy fácil añadir enlaces a páginas webs en tus documentos, pero lo que no todo el mundo sabe es que puedes añadir enlaces a otros documentos guardados en Drive. De la misma forma que añades un enlace normal (seleccionando texto y pinchando el icono de links), puedes en lugar de pegar un enlace mirar debajo documentos sugeridos para enlazar, o buscar el documento que quieras enlazar si no aparece.