A pesar de las nuevas tecnologías para escribir a mano sobre soportes electrónicos, las agendas en papel de toda la vida siguen teniendo un peso muy importante en la productividad diaria para millones de personas en todo el mundo.

Exactamente igual que ocurre con otros formatos tan extendidos como los eBook. El pasarse a las nuevas tecnologías no es solo de precio de acceso al dispositivo, si no que existen varias razones -muy personales y subjetivas- para seguir apostando por una agenda tradicional.

Voy a repasar los principales motivos por los que no he pasado a ver mis notas o calendario en una pantalla electrónica ni a empuñar un bolígrafo digital. Seguro que todo el que sigue utilizando papel para llevar su productividad diaria tiene razones tan dispares como los que optan por un iPad o una tablet Android.

La eternidad del papel

¿Qué pasará con todas esas notas y agendas electrónicas en el futuro? Se suele decir que el papel todo lo aguanta refiriéndose a que nada de lo que está escrito tiene que cumplirse obligatoriamente. Pero si nos ceñimos a su significado literal y salvo catástrofe, el papel aguantará más tiempo que un iPad o que cualquier servicio en la nube donde llevar nuestras anotaciones.

Las plataformas basadas en soportes electrónicos con respaldo cloud están a expensas de una empresa. No me refiero al tema de privacidad (del que luego hablaré) sino a que dependen directamente de la estabilidad financiera o planes estratégicos de una compañía. Éstos pueden cambiar sin previo aviso dejándonos huérfanos de herramientas productivas.

La agenda en papel está bajo nuestra absoluta responsabilidad y será culpa exclusivamente nuestra si la dejamos olvidada por ahí. Y esto puede establecer la otra cara de la misma moneda. Si la perdemos no tendremos un respaldo guardado en ningún servidor. Es prácticamente la única desventaja que se me ocurre, aunque en los 10 años que llevo utilizando una agenda no la he perdido nunca el miedo siempre está ahí.

Una agenda no solo puede servir para llevar con estricto orden nuestra productividad diaria. También puede servir para apuntar ideas, pensamientos y emociones. Algo así como un diario personal que funcione como una pequeña terapia psicológica diaria. Tal y como afirma este estudio llevado a cabo por la Universidad de Cambridge.

Compatibilidad, flexibilidad, rapidez

La compatibilidad es un problema al que nos enfrentamos si queremos llevar una agenda en cualquier medio electrónico. Pasar nuestras notas a otros formatos o soportes puede ser un auténtico dolor de cabeza que desemboque en la pérdida total de datos.

En un soporte electrónico, lo más normal es utilizar al menos dos aplicaciones. Una para agendarnos la semana basándonos en un calendario y otra de notas. La primera de ellas suele estar asociada a una cuenta de correo electrónico fácilmente transferible a otra app. Y para la segunda bastará con utilizar la app preinstalada de notas en nuestro smartphone o utilizar alternativas como Microsoft OneNote o Google Keep. En una agenda de papel, las notas y el calendario convergen sobre un 'único dispositivo'.

Tomar notas en una agenda es objetivamente más rápido que en un teléfono móvil. Escribir sobre un teclado virtual es muchas veces una desventaja a nivel de rapidez que agarrando un bolígrafo y plasmando un texto de nuestro puño y letra. Tampoco nos exige apartar la mirada a una pantalla para anotar ideas o hacer seguimiento de un evento.

A prueba de 'hackers'

Llegamos a uno de los puntos más delicados de la tecnología: la privacidad. Nuestro calendario y notas guardadas en un servidor remoto puede ser objetivo de ataques con el fin de recabar información. Quizá no a nosotros como objetivo único, pero sí como usuario de un servicio. Además, es común apuntar emails, códigos de seguridad de todo tipo y contraseñas en la aplicación de notas para consultarlas en caso de olvido.

Por tanto, no es necesario que alguien tenga acceso físico a nuestras herramientas de productividad para obtener muchos datos. Todo lo contrario pasa con una agenda en papel. Solo si nos la perdemos o nos la roban podrán ver nuestros apuntes y es más complicado ser objetivo único de alguien que quiera saber de nuestra vida.

De hecho, hay una agenda de la conocida marca Moleskine que saltó a los medios hace unos años tras ser una de las pruebas principales de la Fiscalía en el juicio contra los políticos independentistas. La agenda fue incautada por la Guardia Civil y en ella se estableció la conocida hoja de ruta del "procés".

Hazlo tú mismo

También existen personas que han encontrado en la elaboración de agendas un pasatiempo excepcional. Hay diversas corrientes con filosofías de productividad muy distintas como el Bullet Journal.

Una forma de entender la privacidad que arrastra a millones de personas en la realización artesanal de su propia agenda. Se trate de un método muy bien pensado que combina diferentes técnicas como la separación por días, uso de ciertos códigos, planning mensual... Con el único propósito de potenciar nuestra productividad.

Este método, creado y desarrollado por Ryder Carroll, escribió un libro en 2018 sobre la aplicación del Bullet Journal en su día a día y cómo puede cambiar nuestra productividad. Se le sumaron centenares de youtubers que ofrecen tutoriales paso a paso, trucos y consejos a través de miles de vídeos en todos los idiomas. Solo un ejemplo de cómo podemos configurar nuestra agenda al milímetro huyendo de las limitaciones que proporciona una aplicación para smartphone.