Trucos para organizar mejor la jornada laboral e irse a casa a la hora

Según los expertos, uno de los principales problemas que arrastran las empresas españolas es "una cultura del trabajo con hábitos que no favorecen" a los empleados: falta de organización, jornadas laborales interminables, planificaciones deficientes... 

Si eres de los que sufren esta situación y no consigues llegar a casa a una hora razonable, o de los que no sabe por dónde empezar cuando se le acumulan las tareas, ahí va una lista de consejos que pueden hacer que tu jornada -y tu vida en general- sea un poco más placentera: 

-Anotar las tareas y crear listas:  Aunque parezca una vuelta al pasado y a los hábitos de la vieja escuela, escribir, planificar e ir tachando cometidos a medida que los completamos es algo que se repite en todos los manuales de buena organización. Más que recurrir a nuestra memoria, en el trabajo mejor fiarse de lo que registras cuando no estás desbordado por la vorágine del día a día. ¿Por qué? Porque nuestro cerebro es capaz de recordar mejor lo que se escribe. 

Estos cometidos podemos ordenarlos en función de las fechas de entrega u otras exigencias, pero es importante que siempre los anotemos en un mismo lugar y se vayan actualizando. Existen muchos métodos para organizarse de esta forma.  Uno de los más populares últimamente es el Bullet journal, un método analógico que recupera el bolígrafo y el papel para lograr una organización perfecta. Algo que planeta este sistema y que puede resultar muy útil, es hacer un repaso, al final de la jornada, de lo ya acometido y planificar con antelación lo que nos espera al día siguiente o a una semana-mes vista. 

-Olvidarse del multitasking: un error muy frecuente cuando estamos agobiados por lo urgente suele ser intentar abarcar varios quehaceres al mismo tiempo. Algo que, indican los estudios al respecto, es contraproducente porque termina afectando al resultado final del trabajo y puede llegar a afectar a nuestra capacidad intelectual. 

Aunque creamos que con esta fórmula estamos ganado tiempo, en realidad, cuando hacemos varias cosas a la vez, tardamos un 50% más en acabar ese trabajo y lo hacemos con un 50% más de errores.  Un truco para evitarlo puede ser establecer un tiempo fijo e ininterrumpido (por ejemplo, 25 minutos como en el método Pomodoro) para dedicar a una tarea concreta antes de descansar y pasar a la siguiente. 

-Afrontar, cuanto antes, lo que menos nos apetece: "Está comprobado que la respuesta y la creatividad de un trabajador ante un problema no es la misma a las diez de la mañana, que a las seis de la tarde", explicaba la Doctora en Psicología Social Sara Berbel a EL ESPAÑOL en este artículo. 

Cada persona tiene un momento en que su energía está en el punto álgido, así que lo recomendable sería aprovechar esa franja (normalmente suele ser a primera hora del día) para acometer lo que nos da más pereza o nos resulta más arduo. 

También, aunque parezca obvio, se aconseja hacer pequeños descansos entre actividad y actividad para despejar la mente e iniciar la siguiente tarea con mayor capacidad de reacción. 

-Consultar el email solo a ciertas horas: la profesora de la Universidad de California Gloria Mark, ha conducido varios estudios para investigar cómo nos afectan las distracciones en el trabajo. En sus conclusiones se recoge, por ejemplo, que recuperar la concentración después de una interrupción banal nos lleva, de media, más de 23 minutos. 

Otro dato importante, señala Mark, es que "nos interrumpimos a nosotros mismos casi tanto como nos interrumpen causas externas". Ante esta realidad los expertos recomiendan, cuando toca concentrarse, desconectar el sonido del móvil, las notificaciones de WhatsApp o incluso recurrir a las extensiones anti procranistación para el navegador de Internet.

Lo mismo se aplicaría a la gestión de los emails. Estar constantemente respondiendo a los mensajes que llegan a la bandeja de entrada puede convertirse en un pozo sin fondo. Una buena técnica para no entrar en bucle, sería fijar unas horas concretas, en bloques de 30 minutos, para dedicarse en exclusiva a leerlo y responder a los mensajes necesarios. 

-Apoyarse y confiar en los demás: En su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva Stephen R. Covey indicaba la necesidad de crear "sinergias" como uno de los factores que evitarán que nos cargarnos excesivamente con tareas que no podemos abordar. En el ámbito laboral Covey señala que "bien entendidas" las sinergias entre compañeros de trabajo y sus superiores, redundarán en que cada una de las partes esté menos agobiada y el trabajo resulte más efectivo.