Reconocer los datos redundantes para mejorar la sostenibilidad

La actual crisis climática está bien documentada y es imposible de ignorar. El impacto que la especie humana está teniendo en nuestro planeta es insostenible. Es evidente que hay que hacer más a escala mundial para revertir el daño que hemos creado, y evitar una mayor destrucción del medio ambiente.

Las últimas investigaciones revelan estadísticas que muchos de nosotros preferiríamos no oír: la última década fue la más calurosa de los últimos 125.000 años; el CO2 está en su nivel más alto en dos millones de años, perdimos más de 300.000 millones de horas de trabajo por exceso de calor en 2019... La lista continúa.

Es vital que todos trabajemos juntos para hacer cambios reales que ayuden al medioambiente. Desde hace años, las iniciativas que podemos hacer a nivel individual se han compartido ampliamente, entre ellas, campañas en las escuelas para concienciar sobre el medio ambiente o en los medios de comunicación que animan a la gente a "reducir, reutilizar, reciclar", ir andando al trabajo o, simplemente, cerrar el grifo al lavarse los dientes. Sin embargo, la respuesta para que las empresas ayuden a cuidar el medio ambiente no está tan claramente definida.

Aun así, las organizaciones de todos los sectores pueden cambiar sus prácticas actuales para ser más respetuosas con el medio ambiente, y el sector tecnológico en su conjunto es uno de los mejor situados para idear soluciones nuevas e innovadoras que puedan ayudar a poner fin a la crisis climática.

El impacto de un reseteo global

La pandemia supuso un cambio global sin precedentes en la vida tal y como la conocíamos: muchas personas que solían trabajar en una oficina pasaron, de repente, a hacerlo desde casa, y actividades en las que la gente solía participar en grupo quedaron prohibidas.

En el mundo empresarial, los procesos informáticos tuvieron que adaptarse rápidamente al trabajo a distancia, ya que los usuarios necesitaban acceder a sus sistemas desde cualquier lugar y no desde la relativa seguridad de la oficina. Como consecuencia, el tráfico de internet se disparó y el consumo de datos alcanzó niveles astronómicos. Con la gente trabajando en casa y, especialmente durante los cierres más estrictos, entreteniéndose en ella, nuestra dependencia del mundo online se hizo más importante que nunca.

Según una encuesta, una de cada cinco personas (19%) quería trabajar desde casa cinco días a la semana en 2022. Aunque es poco probable que esto se convierta en la norma, muchas empresas de múltiples sectores están avanzando con un plan de trabajo híbrido en el que los empleados tienen la posibilidad de trabajar desde casa y en la oficina en diferentes días de la semana o del mes.

Por lo tanto, incluso con la libertad de volver a pasar tiempo con los amigos y la familia fuera de casa, esta nueva cultura de trabajo significa que es poco probable que el consumo de datos vuelva a los niveles anteriores a la pandemia.

El problema es que los datos hay que almacenarlos, mantenerlos y protegerlos, y todo ello requiere energía. Por desgracia, gran parte de nuestra energía sigue procediendo de combustibles fósiles: en España, el 42% de la energía eléctrica provino de fuentes no renovables en 2022, según datos de Red Eléctrica de España.

Así pues, aunque los consumidores pueden optar por relacionarse únicamente con empresas que apliquen prácticas empresariales más sostenibles y pueden tomar la decisión consciente de reducir su consumo de datos personales, ¿qué pueden hacer exactamente las propias empresas para evitar agravar el problema?

Datos ROT y por qué deberías eliminarlos

El acto de producir datos es inevitable para las organizaciones de todos los sectores. En el mundo digital actual no es posible funcionar sin ellos. Sin embargo, hay formas de gestionar mejor estos datos para reducir la cantidad que se genera y se almacena. Menos datos en total significa menos energía necesaria para conservarlos.

Las últimas estadísticas muestran que el uso de electricidad de los centros de datos en 2020 representó alrededor del 1% de la demanda mundial de electricidad, lo que no parece una gran cantidad, pero equivale a unos 200-250 TWh. En el peor de los casos, se calcula que esta cifra podría aumentar hasta los 8.000 TWh en 2030 si no empezamos a introducir cambios más importantes en nuestro estilo de vida y nuestras prácticas empresariales.

Un cambio importante en el que las empresas pueden empezar a trabajar inmediatamente es la reducción de la cantidad de datos redundantes, obsoletos o triviales (ROT) que almacenan.

En términos sencillos, se trata de datos que no suelen ser necesarios para el funcionamiento de la empresa: desde copias de seguridad adicionales de datos no importantes hasta documentos y archivos personales de los usuarios (que, en realidad, sólo deberían almacenarse en sistemas personales). Dado que los datos ROT rara vez se necesitan, suelen almacenarse en un centro de datos secundario, lo que contribuye al consumo energético 24/7 a pesar de no ser realmente necesario. 

Sin embargo, reducir los datos ROT no es tan sencillo como hacer clic con el botón derecho del ratón sobre los archivos y enviarlos a la papelera. Es vital que no se borren datos importantes o copias de datos importantes por accidente, por lo que este proceso requiere la cooperación de toda la empresa, con la junta directiva liderando la iniciativa y con la aportación constante de equipos como los de gestión de registros, legal, cumplimiento normativo, RRHH y, como era de esperar, TI.

Las empresas tendrán más éxito en este enfoque si utilizan soluciones inteligentes de gestión de datos que ayuden a los equipos de TI a tener en cuenta el ciclo de vida de todos los datos, desde su creación hasta su almacenamiento en el datacenter, y evitar que los archivos ROT se acumule con el tiempo. Las principales preguntas que deben plantearse las empresas son:

1. ¿Es necesario conservar estos datos?
2. En caso afirmativo, ¿durante cuánto tiempo deben conservarse?
3. ¿Dónde deben guardarse para facilitar el acceso?
4. ¿Qué hacer con los datos que no es necesario conservar?

Responder a estas preguntas ayudará a las empresas a reducir la cantidad de datos que generan y almacenan on-premise, en centros de datos o en la nube. Y, aunque esta estrategia no ofrece una solución de la noche a la mañana, dedicando tiempo y esfuerzo a hacer de estos cambios una parte permanente de las prácticas empresariales, muchas más organizaciones podrán marcar la diferencia en el uso global de la energía y, a su vez, ayudar a construir un futuro mejor y más verde para nuestro planeta.

***Marco Fanizzi es SVP y GM de Commvault International.